Gagnez du temps : maîtrisez le reporting commercial !

Comment faire un bon reporting commercial ?

1. Les besoins des commerciaux

• Des statistiques : dans un reporting commercial, les équipes commerciales sont demandeuses d’analyses des résultats à venir, davantage que des statistiques passées. L’objectif : anticiper les évolutions du marché, se préparer à une éventuelle baisse ou à un nouveau type de demande.

• Mieux connaître le client : ces équipes ont besoin de données pour leur permettre de définir des profils très précis de leurs clients. Ainsi, les commerciaux améliorent leur gestion et prospection commerciale, en B to C comme en B to B.

• Allier l’accès aux données à la mobilité des forces de ventes : les forces commerciales d’une majorité d’entreprises s’équipent d’outils numériques mobiles, comme les tablettes. Cette transition numérique favorise l’essor d’outils performants, comme la Data Visualisation, qui permet aux néophytes d’interpréter aisément des données complexes.

Le reporting commercial doit permettre aux équipes commerciales de définir un scénario de vente, de le diviser en étapes-clés afin de pouvoir observer la progression de chaque compte. Il leur faut des procédures administratives allégées, simples et rapides. Ils doivent avoir accès à des indicateurs comme le nombre de propositions commerciales, de clients, de prospects visités.

2. Les problèmes types des commerciaux

• La perte de temps : 76% des managers interrogés déclarent que le reporting leur demande trop de travail, plus d’une demi-heure par semaine.

• Le manque de fiabilité : un rapport d’activité sur trois est faux.

• L’absence de motivation : Un manager sur dix déclare ne pas savoir “pour qui” ni “pourquoi” il fait du reporting.

Ces problèmes s’expliquent par les outils de reporting commerciaux qu’ils utilisent et un manque de méthodologie.

3. A mort Excel !

L’outil de reporting le plus utilisé en entreprise est Excel. Il est pourtant incomplet et ne permet pas aux équipes commerciales d’effectuer toutes leurs tâches avec succès.

Cet outil collaboratif est loin d’être idéal, surtout lorsqu’il s’agit de traiter des données :

• Les fichiers sont dupliqués, se multiplient, et existent en plusieurs versions d’un fichier qui devrait être unique.

• Il faut créer un fichier différent par besoin, la lisibilité s’en trouve amoindrie, et il est difficile de les retrouver dans l’arborescence.

• L’ajout de pièces jointes telles que les devis ou cahiers de charges est impossible.

• suivre l’historique d’un prospect est difficile, les commentaires ne s’ajoutant pas de manière chronologique, le commercial perd un temps fou à les trier.

• l’interface est limitée : les informations ne peuvent être accessibles que sous forme de tableaux, pas de statistiques, qui sont essentielles au travail des commerciaux.

Excel est soumis aux erreurs de la saisie humaine. Ses fonctionnalités de reporting, de performance et de sécurité sont limitées.

Commerciaux, il existe des alternatives à Excel !

Récolter des données n’est pas tout dans le reporting commercial. Les entreprises doivent trouver un moyen efficace de les traduire et de les exploiter. Or certaines populations, surtout les commerciaux comme les VRP, directeurs commerciaux, et les forces de vente ne sont pas formées aux statistiques.

4. Racontez l’histoire de vos performances commerciales !

Chez Toucan Toco, nous travaillons le dernier kilomètre de la donnée et rendons le reporting commercial accessible aux néophytes, interactif, et flexible grâce au data storytelling.

Notre force : allier le reporting, qui permet d’avoir une vision d’une activité à un moment donné, aux tableaux de bords qui aident à la prise de décision.

Pour répondre aux besoins des commerciaux, Toucan Toco a accompagné des entreprises comme JCDecaux et la Banque Postale dans leur transformation digitale. Cette solution a permis de rénover leurs relations clients et leur manière de vendre.

5. Exemple de reporting commercial

Voici un exemple d’une application développée chez Toucan Toco, qui s’adresse directement aux forces commerciales.

1. L’utilisateur arrive sur un dashboard où les informations les plus importantes lui sont déjà accessibles de manière résumée.

2. Il peut préciser sa recherche :

– la période qui l’intéresse (hebdomadaire, mensuelle, à l’année)

– la zone géographique sur laquelle il veut voir ses résultats

– les performances du personnel de vente au cas par cas

Ici nous choisirons de voir les performances de ventes hebdomadaires en France :

3. Avoir accès à une multiplicité d’indicateurs : le chiffre d’affaires, une vue d’ensemble des ventes et des parts de marché.

4. Le menu déroulant à gauche lui permettra de voir ces indicateurs de manière bien plus détaillée.

Dans “Mes performances”, il verra si les employés ont atteint les objectifs qu’ils se sont fixés au début de l’année. Il pourra comparer la performance actuelle à celle de l’année précédente et quels produits se sont bien vendus ou non au cas par cas.

Cela permet de se rendre compte que l’ensemble des ventes en France a généré 58 millions, soit 12 millions de moins que l’objectif prévu. On peut aussi voir ces données en volume, cad en unités de produits vendues. Ou se focaliser sur les produits qui marchent ou non dans l’onglet Products Focus.

Les KPIs, indicateurs de performance, sont clairs, accessibles et rendent compte précisément des résultats de ventes.  Ici on voit que les ventes des produits premium de Dior Prestige à Dior Capture ont toutes baissées. Au contraire les ventes de Dior Blush à Dior Jules ont augmenté.

L’application Toucan Toco permet :

• aux néophytes d’utiliser l’application facilement, sans formation nécessaire !
• d’avoir accès aux données partout, sur tous les supports, même en hors-ligne !
• d’interpréter les données essentielles aux performances afin de prendre des décisions rapidement et efficacement !
  

   

L’essentiel

Votre outil de reporting commercial se doit de répondre aux problématiques de vos équipes pour les rendre encore plus efficace.
Le reporting c’est avant tout un investissement et il ne doit pas représenter une perte de temps pour vos commerciaux.
Donnez leur les bons outils pour être en capacité d’utiliser ces données.

Un bon outil de reporting c’est : des statistiques facilement lisible par des non-spécialiste de la donnée pour mieux comprendre les clients.

J’espère que cet article vous a plu, n’hésitez pas à poser vos questions en commentaires et à faire des remarques.

Et vous comment fonctionne vos outils de reporting commerciaux ? Quels problèmes rencontrez-vous ?