01.06.2017

Les 6 étapes pour faire un tableau de bord RH simple et efficace !

Comprendre les données produites par l’ensemble de l’organisation – SIRH, formation, données sociales, CRM, est une étape décisive pour tous les décisionnaires des ressources humaines. La mutation numérique des entreprises oblige les responsables à se poser les bonnes questions sur les données qu’ils ont à leur disposition ; comment souhaitent-ils les utiliser ? Comment mettre en place un tableau de bord RH efficace ? Quels sont les objectifs de leur pilotage RH ?

Dans cet article, l’objectif est de pouvoir comprendre les nouvelles préoccupations des DRH. Nous voulons vous aider dans la construction de votre tableau de bord RH pour devenir les leaders agiles du changement dans l’entreprise.

Comment élaborer votre tableau de bord RH

Définition d’un tableau de bord RH

Commençons par une définition simple. Si l’on en croit la sous-définition du mot “tableau”, c’est un “ensemble d’indicateurs […] permettant à une entreprise de vérifier la bonne marche des différents services et d’en assurer le pilotage.”

 

Ainsi, on se rend bien compte qu’un tableau de bord RH dédié n’est autre qu’un outil de pilotage de l’activité, de suivi et d’évaluation des équipes.

Le tableau de bord : outil de pilotage !

Les enjeux autour du tableau de bord RH

 

Cet outil de pilotage n’est pas figé dans le temps. Il doit être modifié facilement en fonction du contexte de votre entreprise. Pour que celle-ci soit plus agile, vous devez être capable d’agréger de nouveaux indicateurs de suivi RH. Il vous faut communiquer sur vos bilans sociaux, réorganiser en temps réel vos tableaux de bord RH et identifier des nouveaux leviers de performance. Ces actions doivent vous permettre de gagner en efficacité dans vos prises de décision et votre communication.

 

De ce fait, les entreprises doivent apprendre à mieux collecter et analyser leurs données. Pourquoi ? Pour répondre aux nouveaux enjeux business, à la transformation des métiers et aux nouvelles contraintes organisationnelles et budgétaires.

 

Indicateurs RH, de quoi parle-t-on ?

 

Dans un premier temps, revenons sur ce qu’est un bon indicateur. Puis, nous rentrerons sur le détail des indicateurs RH que nous pouvons prendre en compte pour le pilotage stratégique et opérationnel des ressources humaines.

 

Généralement appelé KPI (pour Key Performance Indicator) en marketing, il permet de piloter et mesurer des données préalablement définies. Ces données peuvent, par exemple, être des valeurs actualisées mensuellement pour être comparées à un objectif poursuivi et défini par votre entreprise.

Comment communiquer grâce à votre tableau de bord RH ?

Un reporting RH digitalisé

 

Plus de 50% des coûts opérationnels d’une entreprise sont dédiés aux employés. C’est pourquoi le département des ressources humaines a alors tout intérêt à s’équiper de tableaux de bord RH performants. Ainsi, ces outils de reporting RH lui permet de suivre au plus juste l’ensemble de son activité quotidienne.

 

Automatiser la gestion des données et se concentrer sur l’analyse et la prise de décision n’est plus un rêve, c’est une réalité. Et si ce n’est pas le cas dans votre entreprise, cela doit le devenir ! Lorsque vous êtes Directeur ou Responsable des ressources humaines, votre métier n’est pas de passer votre temps sur la gestion de fichiers Excel.

 

Votre objectif est d’analyser et de comprendre ce qui fonctionne ou non au sein de votre entreprise. Pourquoi votre turnover est en augmentation ? Pourquoi le taux d’absentéisme augmente sur tel département ? Comment vos équipes progressent-elles ?

 

Votre reporting est un outil de communication

 

“Une image vaut mille mots”. Confucius n’avait pas encore d’ordinateurs lorsqu’il a prononcé cette phrase. Et pourtant, elle est aujourd’hui plus que jamais porteuse de sens. La data visualisation vous permet alors de communiquer des messages clairs et simples à vos interlocuteurs.

 

Lorsque vous devez présenter votre reporting RH mensuel, il faut avoir en tête que vos interlocuteurs ne sont pas familiers avec les données présentées. En effet, ils n’ont que quelques minutes pour comprendre le sujet.

 

La data visualisation, clé de succès de vos présentations

 

La data visualisation permet ainsi de transformer des données et des informations complexes en visualisation interactive et facile à comprendre. Il n’y a plus de place pour l’interprétation subjective des données.
Prenons cet exemple. On souhaite connaître le nombre d’employés par région en France et identifier les tendances d’évolution sur les 3  dernières années. Est-il possible pour vous d’identifier rapidement des tendances d’évolutions sur ce tableau ? Arrivez-vous à l’expliquer simplement à votre auditoire ?

excel data exploration organisation rh

Si l’on retranscrit ces informations sur une cartographie en jouant sur un nuancier de couleur, l’information est bien plus rapide à comprendre et à analyser…

data visualusation dataviz mapping rh

Quels sont les indicateurs RH à privilégier ?

Des indicateurs pour le recrutement

 

Le processus de recrutement démarre lorsqu’une offre d’emploi et mise sur le marché du travail. Il se termine lorsqu’un candidat est recruté pour répondre aux besoins de l’entreprise. Durant cette période, certaines actions peuvent être suivies pour en tirer des analyses et optimiser le processus RH sur le long terme.

 

En effet, les indicateurs et KPI ne sont plus l’exclusivité du marketing. Ils doivent être utilisés par les autres départements de votre entreprise et notamment pour les Ressources Humaines. C’est pourquoi nous avons décidé de vous présenter 5 exemples de tableau de bord RH utilisé par nos clients.

 

Exemple 1 : Tableau de bord RH pour le pilotage des effectifs

 

Ce premier tableau de bord pour le pilotage des effectifs vous aide à connaître l’évolution et la répartition de vos effectifs afin d’en déceler des tendances et ainsi prédire vos besoins en recrutement. C’est un très bon moyen pour anticiper des actions et dépenses liées au recrutement de vos équipes.

 

Exemple 2 : Tableau de bord RH pour le suivi de l’absentéisme

 

L’absentéisme est un problème pour l’entreprise. Construire un tableau de bord pour le suivi de l’absentéisme est primordial pour en évaluer son taux et en comprendre les raisons. Un tableau de bord clair permettra d’extrapoler rapidement et de pouvoir comparer ce taux au secteur ou aux autres départements de l’entreprise.

 

Exemple 3 : Tableau de bord RH sur la gestion des rémunérations et de la masse salariale

 

Chaque entreprise doit être capable de maîtriser sa politique salariale grâce à un tableau de bord efficace sur la gestion des rémunérations.L’impact des rémunérations n’est généralement pas sans conséquence sur la performance en entreprise et c’est également un atout dans la digitalisation du pilotage RH ; définir les populations éligibles, consolider les propositions de rémunérations, etc.

 

Exemple 4 : Tableau de bord RH sur le recrutement

 

Enfin, le recrutement fait partie inhérente de la vie d’une entreprise. Un outil de reporting RH pour le recrutement vous permettra de faciliter certaines étapes de votre recrutement. Un exemple ; le délai du processus de recrutement. Avant tout, pour changer les choses et mettre en place un plan d’action efficace, il faut être capable d’identifier les étapes qui prennent plus de temps !

 

Le temps passé entre la publication de votre offre et l’intégration d’un nouveau collaborateur doit vous permettre de comprendre le temps requis pour recruter et les moments de latences qui peuvent être améliorés pour doper votre efficacité.

 

Exemple 5 : Tableau de bord RH sur la gestion des compétences et des talents

 

Pour finir, la gestion des compétences est un outil RH transversal pour identifier les compétences, évaluer les besoins internes, informer les salariés sur leurs évolutions ou encore définir de nouvelles méthodes d’évaluation. Votre temps doit ainsi être passé à analyser, comprendre et communiquer sur vos talents. Le retraitement et le classement de vos données doivent donc être simplifiés et automatisés.

Tableau de bord RH : que faut-il retenir ?

Le métier des DRH se transforme et de nouveaux outils sont aujourd’hui disponibles. Ces outils de reporting RH vous accompagne au jour le jour dans le pilotage RH de votre activité. Pour répondre aux besoins de rapidité, de performance et d’efficacité au sein de l’entreprise, le meilleur outil reste votre tableau de bord RH !

 

En effet, ils permettent de centraliser vos indicateurs métiers essentiels à la gestion de vos ressources humaines. Mais ils facilitent aussi la compréhension de vos données pour les rendre accessibles au plus grand nombre. Grâce à ces outils et à la data visualisation, vous êtes capable de valoriser vos indicateurs pour prendre les meilleures décisions !

 

Baptiste Jourdan, co-fondateur en charge du développement chez Toucan Toco, solution de data visualisation.

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