19.12.2017

Vers la fin du reporting sur Excel

Excel existe depuis 1985. Il y a trente ans, ce logiciel était une révolution pour le reporting en entreprise. Depuis trente ans rien n’a changé, les grands groupes utilisent toujours cet outil pour piloter leurs performances. Faute de mieux, faute d’alternatives viables. Excel a vu internet apparaitre, puis le web, et a continuer à évoluer de manière immuable en faisant fit de ces évolutions technologique. Cependant le reporting a bel et bien évolué. A travers des outils et des plateformes de visualisation de données.

Le dernier kilomètre de la donnée

 

La donnée est aujourd’hui bien présente chez les grands groupes. La plupart d’entre eux ont passé la deuxième étape en se focalisant sur l’analyse de celle ci sur Excel. Mais c’est au dernier kilomètre de la donnée que le moteur commence à tousser. 

 

Le problème souligné ici est que dans ces grands groupes, la donnée est disponible sur plusieurs systèmes d’informations et bases de données différentes. La pratique commune est de faire un extract de ces données, et de tout compiler sur un seul et même fichier Excel.

 

Et en effet, à l’étude de différents sondages, on apprend qu’une entreprise sur cinq utilisent Excel pour leur communication en interne.

 

Il n’y a rien de foncièrement mauvais sur Excel, c’est excellent pour structurer des données non volumineuses. Cependant, la communication sur la donnée en entreprise a besoin d’être facilitée. Le lecteur a besoin de consommer la donnée facilement, pour prendre des décisions. Pour piloter son business ou communiquer sur sa performance. Le mot clé est pédagogie, nous avons besoin de simplifier des informations complexes pour mieux les comprendre.

 

 

 

La donnée est faite pour être partagée

 

Selon un sondage fait auprès de 2000 personnes aux états-unis et au Royaume-Uni :

 

  • Plus de 80% des employés souhaiteraient que leurs managers partagent plus d’informations orientées business.
  • 25% des employés ont, ou connaissent quelqu’un qui a quitté son emploi parce qu’il n’était pas suffisamment informé sur la performance de son entreprise ou de leur projets.
  • Plus de la moitié des personnes ont admis qu’avoir accès aux données sur les performances de l’entreprise a grandement contribué à l’amélioration de leurs propres performances.

 

Tout ceci mène à un constat simple : les employés veulent être inclus dans les discussions portant sur les performances de l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Et cela implique que les indicateurs de performance et autres données importantes doivent être communiquées à tous les niveaux de hiérarchie de l’entreprise.

 

La donnée doit être pédagogique

 

Pour que ce partage d’information au sein d’une entreprise fonctionne, les équipes ont besoin d’outils qui leur permettent de visualiser la donnée plus facilement.

 

Excel n’est pas la bonne solution ni le bon outil pour cela, et ce pour plusieurs raisons.

 

 

1. Excel n’est pas un outil de reporting, c’est un outil de structuration de la donnée

 

Excel est l’outil aux 1000 fonctionnalités. Et tout le monde ne sait pas les utiliser. Les équipes opérationnelles font leur reporting à la main sur Excel, sans savoir utiliser la moitié des features disponibles.

 

Le problème est que parmi ces features, aucune n’est pertinente en visualisations de données. Excel est un outil qui nous permet de faire des calculs avancés, mais il n’est en aucun cas fait pour la présentation. C’est pour cela que Microsoft a jumelé Excel avec Powerpoint, mais vous connaissez notre avis sur le reporting sur powerpoint...

 

Chez Toucan Toco, ce que l’on cherche dans le reporting, c’est la capacité à faire passer un message facilement et de manière pédagogue.

 

Les outils de data storytelling d’aujourd’hui permettent de raconter des histoires métiers qui se lisent en un écran, chaque écran correspondant à une histoire. Et c’est un virage tout le monde n’a pas encore réussi à prendre.

 

 

 

2.L’information principale n’est pas visiblement au premier regard

 

Lorsque vous regardez un tableau Excel, vous êtes face à une montagne de données brutes. Et en un coup d’oeil, il est impossible de déterminer ce qu’il est important et ce qui ne l’est pas.

 

Exemple :

 

 

Cependant, si l’on retranscrit ces données sur une carte, en jouant avec un nuancier de couleurs pour le taux de visites, tout devient plus clair :

 

Les outils de visualisations peuvent être utilisés pour mettre en valeur certains aspects importants d’un set de données. Mais dans un fichier Excel, c’est difficile de trouver directement ce que l’on recherche.

 

Votre reporting n’est pas clair si vos collaborateurs ne voient pas en 2 secondes l’information importante pour eux.

 

 

3 : Ils sont difficiles à analyser.

 

Nous ne le soulignerons jamais assez, mais les tableaux Excel ne se comprennent jamais en un coup d’oeil. Pire encore, le volume de données présent sur le fichier peut induire en erreur le lecteur. Votre équipe pourrait prendre de mauvaises décisions à cause de ces problèmes d’interprétation.

 

De plus, les personnes qui sont uniquement familiarisées aux spreadsheets ont tendance à créer des graphiques qui déforment la réalité, ou qui sont tout bonnement illisibles. Parce que ces graphiques sont la plupart du temps recommandés par Excel (comme le redoutable camembert que nous bannissons à tout prix ou le graph 3D qui est aussi lisible que des hiéroglyphes) et ne sont pas ce que nous recommandons dans un outil de dataviz.

 

 

 

Raison 4 : la perte de suivi des données historiques.

 

Les fichiers Excel ne sont pas faits pour stocker de la donnée historique. Donc souvent, dans l’idée de garder le volume de données contenues dans un fichier raisonnable, ils sont mis à jour et les équipes perdent leurs données historiques.

 

Le fichier Excel va souvent comprendre les données les plus récentes, et exclure, dans un soucis de lisibilité, les données les plus anciennes.

 

Cela rend difficile, voire impossible, de relever des tendances sur une certaine chronologie mais également de comparer des données à travers le temps.

 

 

 

Raison 5 : Excel n’est pas un outil de collaboration.

 

A l’ère du collaboratif, il est toujours difficile de partager un Excel au sein d’équipes de grandes tailles. Et ce car la donnée pourrait facilement être accidentellement modifiée voire supprimée. Le fichier Excel est rarement travaillé en temps réel.

 

Au mieux, il sera partagé via un mail une à deux fois par semaine aux équipes concernées. Ce qui pose le problème de la perte d’informations au milieu des centaines de mails que reçoivent les employés par jour.

 

De plus, la collaboration y est très complexe. Lorsqu’un collègue travaille sur la version 1.1 de votre tableau, il se peut que vous soyez vous-même sur une autre version 1.2. Le manque de collaboration sur cet outil fait que votre travail sera souvent perdu.

 

 

 

Ne racontez pas vos histoires avec Excel.

 

Excel n’est pas un outil pédagogique. Un outil de reporting doit être c’est un outil simple, mobile, beau et compréhensible au premier coup d’oeil.  

 

Il faut pouvoir rendre la donnée actionnable, permettre de partager nos écrans avec nos collaborateurs, pouvoir discuter avec eux en direct sur un problème grâce à un chat interne à l’outil.

 

Pour faire du reporting, nous voulons pouvoir prendre des actions concrètes et qui répondent à tous les critères évoqués. Avec Excel, c’est impossible.

 

 

La bonne nouvelle est qu’aujourd’hui, il existe des solutions de data storytelling.

 

Le data storytelling, c’est la mise en scène de ces graphiques dans des histoires business destinées aux néophytes et aux opérationnels des grands groupes. aux entreprises de faire leurs reporting de manière beaucoup plus efficace.

 

La donnée est partagée comme une histoire, elle est facilement lisible par un utilisateur peu aguerri et est utilisable en temps réel.

 

De plus, le partage d’informations se fait sur tous les types de supports, mobiles comme fixes, ce qui est globalement impossible avec un fichier Excel qui devient vite illisible sur des écrans plus petits.

 

Baptiste Jourdan, Co-Fondateur chez Toucan Toco

 

 

Bonus: téléchargez notre E-book sur la transformation digitale et les nouvelles méthodes d’organisation. Télécharger


A PROPOS DE TOUCAN TOCO

 

La mission de Toucan Toco : faire acte de pédagogie pour transformer des données brutes complexes en des Dataviz et des histoires interactives.

 

Nos utilisateurs : Les métiers des directions Marketing, Production, Financières, Ressources Humaines ou Commerciales de grandes organisations.

 

De 4 associés à 40 collaborateurs en 3 ans, nous avons la confiance de plus de 80 clients grands comptes, pour 200 projets, parmi lesquels EDF, Total, Renault, JCDecaux, Marques Avenue ou BPCE.

 

Les Small Apps de Toucan sont mobiles, simples à utiliser, faciles à mettre en place, intégrées dans les SI existants et au service de l’excellence opérationnelle des métiers RH, Marketing, Financière, Commerciaux et Directions Générales.

à lire aussi