Un tableau de bord financier ne s’improvise pas. Il existe des règles à respecter et quelques astuces à connaître pour mieux s’en sortir. Tour d’horizon pour apprendre à construire un bon tableau de bord financier.
Le reporting financier est indispensable car il permet aux entreprises, de l’ETI à la multinationale, de s’appuyer sur des indicateurs-clés pour piloter leur activité. Par ailleurs le cadre de normalisation international (IFRS), outre des changements de méthodes comptables, impose une présentation générale des états financiers.
Aujourd’hui dans la plupart des entreprises, les communications sont éclatées : communications financières à l’intention des investisseurs, prise en compte des nouvelles normes comptables, supervision des fonctions de gestion, comptabilité et finances…
De plus en plus de directions financières songent aujourd’hui à l’opportunité d’un reporting unifié et le tableau de bord financier est devenu le principal outil en appui à la prise de décision. Voici quelques règles à connaître pour construire de bons tableaux de bord financiers.
1. Bien comprendre le besoin de l’utilisateur avant de démarrer
Avant de vous lancer, interrogez-vous sur la nature de votre entreprise, le marché sur lequel elle évolue et spécialement sur le besoin de l’utilisateur final. Pour être capable de scénariser la donnée – étape incontournable pour donner vie à votre tableau de bord financier –, il faut connaitre le contexte de l’utilisation. Chaque entreprise et métier de la finance a une utilisation particulière et unique de ses données.
Se focaliser sur les métiers permet d’identifier les données les plus importantes : principales sources de revenus de l’entreprise (par produit, par région, par canal de distribution, etc.), principales sources de coûts de l’entreprise (coûts fixes, coûts variables en valeur ou en pourcentage, etc.), ressources clés de l’entreprise…
Il n’y a pas de tableau de bord type en finance. Chaque département, métier, industrie a ses propres codes et c’est cette pluralité qui exige un niveau de personnalisation poussé.
2. Un tableau de bord financier ne doit pas être exhaustif !
Le risque de se noyer dans la masse d’informations financières est un des premiers écueils qu’on rencontre lors de l’élaboration d’un tableau de bord financier. Un premier moyen de le contourner est de se concentrer sur l’information disponible au moment voulu.
Le second est de hiérarchiser ses indicateurs, ou KPIs, par importance. Un seul mot d’ordre : aller à l’essentiel. N’oubliez pas qu’un tableau de bord a deux fonctions : servir la prise de décision et permettre de la communiquer à ses managers ou son équipe. C’est contre intuitif, les créateurs de dashboards financiers ont souvent peur de laisser des données capitales de côté. Cependant personne ne veut et ne peut suivre l’activité de son entreprise avec 20 indicateurs.
Léonard De Vinci a écrit : « la simplicité est l’ultime sophistication. » Une visualisation claire permet à l’audience de se focaliser sur les données plutôt que sur le déchiffrage d’une diapositive. Une présentation réussie c’est un message fort, contextualisé et appuyé par ses données.
3. Choisir des indicateurs de performance qui racontent une histoire
Comment choisir ses indicateurs économiques ou financiers ? Demandez-vous d’abord quel est votre objectif à travers l’élaboration d’un tableau de bord financier ? S’agit-il d’appuyer la gestion d’un projet en particulier, de porter un regard analytique sur l’activité de l’entreprise (tableau de bord contrôle de gestion) ou bien, tout simplement, d’avoir une vision des principaux indicateurs financiers à un instant « t » ?
Les nouvelles technologies en Data Visualisation permettent de générer des graphiques et des tableaux de bords interactifs aux designs captivants. La Dataviz permet de naviguer facilement d’une information à une autre, tout en traitant des bases de données extrêmement importantes.
Lors d’une présentation, le but n’est pas simplement de dire ses résultats, mais d’offrir une vue d’ensemble de son activité. Il faut plonger en granularité et comprendre les raisons d’une fluctuation précise. Afin de permettre à une audience de comprendre les données, un effort pédagogique doit être réalisé afin de les contextualiser. C’est que l’on appelle le data storytelling.
Chaque KPI raconte une histoire sur l’activité de l’entreprise. Que ce soit en RH sur l’évolution des effectifs ou en finance dans la compréhension du bilan, toute donnée est porteuse de message. Confucius disait: une image vaut mille mots. Chaque graphique doit avoir un message clair et précis afin de faciliter la compréhension d’informations complexes.
4. Un tableau de bord est un outil évolutif
Votre tableau de bord financier n’est pas une fin en soi. Considérez-le comme une étape dans un processus de décision. Dès lors, il est absolument nécessairement de l’actualiser périodiquement et d’en affiner la pertinence.
Cela permettra aux décideurs de l’entreprise d’ajuster les cycles de décision sur le rythme de parution du tableau de bord et de faire de celui-ci un véritable instrument de pilotage de la performance de l’entreprise.
Votre environnement, vos projets, vos objectifs et vos contraintes évoluent, un bon tableau de bord accompagne cette évolution, s’il ne la guide pas. Il faut donc à tout moment vérifier que votre tableau de bord comporte des indicateurs qui correspondent toujours à vos besoins et qui poussent vos équipes à agir. Un indicateur qui ne déclenche aucune action en cas de changement brusque est un mauvais indicateur.
5. Un indicateur pour un écran
Plus les données sont faciles à lire, plus leur compréhension sera rapide. La prise de décision sera alors facilitée. Par ailleurs, les lecteurs ne sont pas toujours familiers au format des données qui leur sont présentées. Il est donc important de rendre l’information accessible.
Un graphique doit porter un seul message. Les tableaux de bord présentent trop souvent des dizaines d’indicateurs et de graphiques qui perdent une audience. N’accumulez pas vos graphiques. Présentez une idée, une visualisation pour un écran. Déroulez vos idées sur plusieurs slides.
Vous l’aurez compris, construire un bon tableau de bord financier ne revient pas à essayer de condenser le maximum d’informations techniques dans un support le plus court possible, mais bien plutôt à rendre ces informations intelligibles pour le plus grand nombre. Sélectionnez les informations les plus pertinentes et mettez-vous dans la peau de votre lecteur. Il faut que le tableau de bord parle de lui-même. Si vous pouvez l’envoyer au destinataire sans commentaires en accompagnement, c’est que vous avez réussi l’exercice !
Retrouvez ici l’expérience du Crédit Agricole, qui a choisi un outil de data storytelling pour répondre à ses problématiques marketing et financières.
Charles Miglietti, Président et co-fondateur de Toucan Toco.
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