Suivi d’activité- Qu’est-ce que c’est ?

Le suivi d’activité est une pratique qui consiste à noter toutes les activités qui ont été entrepris par les employés afin d’avoir un suivi de leurs activités. Plusieurs indicateurs peuvent être présents tels que le nombre d’heures travaillées, les tâches effectuées, le nom des clients pour lequel un projet a été livré. Ces métrics peuvent être mesurés individuellement ou par équipe, tout dépend de votre stratégie. 

Quel est la valeur ajoutée d’un suivi d’activité ?

Cet indicateur permet, comme dit précédent, d’avoir une vision d’ensemble des activités de chacun de vos collaborateurs ainsi de savoir leurs temps de travail respectif, ce suivi d’activité facilitera aussi le décompte des heures de travail, voir aussi le cumul des heures supplémentaires. 

On peut aussi mettre des métrics comme l’argent dépensé pour chaque activité, cela permettra d’avoir un suivi budgétaire et de savoir l’argent alloué pour chaque tache in fine ce dernier pourra être optimisé dans le futur.

Un suivi d’activité permettra de gagner du temps et de l’argent, car vous avez juste à ouvrir un tableau pour suivre les activités de vos collaborateurs. 

Pour finir cela permettra d’identifier les problèmes, et à améliorer le pilotage de projets à venir en répartissant ses ressources.

Nous allons voir ci-dessous un exemple de tableau de suivi d’activité que nous pouvons retrouver dans une entreprise. Le taux d’absentéisme est un indicateur essentiel à surveiller, ce métrics permet de voir en un coup d’œil la santé de votre entreprise. 

Quels sont les KPIs/ metrics clés du suivi d’activité ? 

Le point le plus important dans un bon suivi d’activité sont les métrics car c’est eux qui vont vous permettre de faire un bon suivi d’activité. Vous pouvez mettre en place différente catégories de métrics :

• Humaine : temps passé sur un projet, temps de travail, jours de repos pris, taux de turnover

• Qualitatif : Le client est satisfait du projet livré ?, Le client sait-il plaint du projet ?
  
  
• Efficacité et avancement : Taux d’avancement, Nombre de taches effectué.
  
  
• Financière : Budget alloué pour chaque projet, budget dédié à une tache.

3 règles pour construire votre suivi d’activité

• Simple : Votre suivi d’activité doit être simple être et doit être compris par les personnes qui l’utilisent.
• Complet : Votre suivi d’activité doit être complet, afin d’avoir toutes les informations pour s’améliorer.
• Valide : Votre suivi d’activité doit être régulièrement mise à jour dans le but d'avoir le tableau le plus proche de la réalité.

Les outils pour construire un suivi d’activité :

Vous pouvez utiliser différents outils pour effecteur un suivi d’activité comme un tableur Excel, qui vous limitera à partir d’une certaine taille d’entreprise. 

Pour répondre à d’autres besoins 

Vous pouvez utiliser des logiciels de type SIRH qui vont vous permettre de gérer et parfois d’automatiser un certain nombre de fonctions des ressources humaines.
Elle permet de communiquer la donnée aux néophytes de la data

Si vous avez une équipe spécialisée dans les données vous pouvez utiliser un logiciel de Business Intelligence, ce dernier a l’avantage de proposer beaucoup plus de fonctionnalités ce qui rendre vos prises de décision plus rapide et plus pertinente.