Etape 1 : Collecte des datas
Premier jour de reporting : le calme avant la tempête. Heureusement j’utilise Excel, qui à côté de Powerpoint, est une sinécure.
L’outil Excel est très puissant si on sait l’utiliser convenablement. Il est exigeant en terme de maîtrise des différentes fonctionnalités qu’il possède, mais est satisfaisant pour un utilisateur aguerri.
La collecte des données peut se faire de manière organisée, avec des filtres spécifiques qui permettent de facilement retrouver la donnée X et le facteur Y dont nous avons besoin pour préparer un reporting.
Par contre, Excel n’est pas et ne sera jamais un outil de présentation. Nous militons contre les personnes qui présentent leurs résultats à leurs équipes sous forme de tableaux à 1024 entrées, sans exagération.
Utiliser Excel pour faire un reporting ou une présentation, c’est un peu comme utiliser une tablette pour prendre des photos. C’est ridicule, très peu pratique et il existe des meilleures solutions.
Etape 2 : Libérez les analytics !
Les analytics restent pertinentes sur Excel et nous les utilisons d’ailleurs dans le cadre de nos cérémonies Marketing. Notamment pour filtrer les données que nous récupérons de Google Analytics.
La segmentation par onglet sur l’outil de Microsoft permet de définir facilement des objectifs: visites du site, nombre de démos demandées, partage des articles du blog… et ainsi de suivre l’évolution de la performance en triant par date.
J’éprouve une certaine satisfaction à jongler avec mes chiffres et à constater l’évolution positive de mes résultats avec le temps.
Mais toutes les bonnes choses ont une fin, et j’entame un travail herculéen.
Etape 3 : (Tentative de) Mise en forme de la donnée
Hercules avait l’Hydre de Lerne, j’ai eu les graphs de powerpoint.
La variété des modèles de graphiques peut certes convenir à un public large et peu exigeant, mais devient vite très limitée lorsque l’on veut faire ressortir des idées précises en reporting.
Les graphs sont uniques, il est impossible d’y rentrer plus en détail pour faire ressortir des sous catégories, comme dans le graph ci-dessous :
Sur PowerPoint, si je souhaite plonger en précision sur une vision agrégée que dois-je faire ? Je dois créer un deuxième annexe au premier, et je perds ainsi le dynamisme et la pédagogie que procure le reporting ci-dessus.
Je me résous donc à créer un deuxième graph pour exprimer ma vision plus précise, mais un problème me vient à l’esprit. Si je veux revenir sur une vision générale pour faire une synthèse rapide de l’impact des produits A,B,C et D sur la gamme entière, que puis je faire? Et bien soit je reviens à la slide précédente dans la présentation, soit je copie-colle le graph général sur la slide d’après.
Merci, mais non merci.
Après une journée entière à vendre mon âme au diable (comprenez aux Pie Charts), je sauvegarde ma présentation, rentre chez moi, et me mets en position latérale de sécurité dans mon lit. Demain ne pourra pas être pire, si ?
Etape 4 : De Charybde en Scylla.
Troisième jour : je découvre avec horreur l’absence de dynamisme visuel des animations Powerpoint.
Prezi, Emaze, Haiku Deck… Tous ces projets avaient un but commun : offrir une alternative à PowerPoint qui soit plus attrayante, au moins au niveau visuel.
Et on ne peut que les comprendre.
Une ode à la perte de temps, si on était dans l’Illiade, le chant célèbrerait l’inutilité.
Les animations powerpoint sont à un reporting réussi ce que l’Oscar de Halle Berry est au cinéma. Une imposture.
Frôlant la crise d’épilepsie devant les animations étoiles et autres disparitions d’images en damiers (vraiment microsoft ? Vraiment ?), je quitte le bureau.
Ce soir c’est cure de désintoxication en regardant l’intégralité des films d’animation de Hayao Miyazaki.
Etape 5 : Collaborer, Partager, Explorer
Comment collaborer ?
En deux mots : plusieurs versions. Powerpoint est de ces logiciels qui n’ont pas de notion de temps réel. Lorsqu’un groupe à travaille sur un même sujet, la notion de modification en temps réel est importante.
Le fait de ne pas pouvoir faire de modifications en temps réel va donner ce genre de situations :
A modifie le doc, enregistre la Version 1.1 et envoie à B pour qu’il fasse sa partie. B modifie sa partie et enregistre sous 1.2. Sauf qu’entre temps A a remarqué une coquille dans sa partie et la corrige. Il l’appelle 1.3 sauf que B qui a fait la 1.2 n’a pas cette mise à jour de son côté. En plus, C est également en train de retravailler sa partie et il a vu la même coquille que A donc il la modifie également…
L’histoire sans fin.
Ce problème de mise à jour rentre également en ligne de compte si vous avez le même reporting à faire à deux personnes différentes, à 24h d’intervalle. Vos données ne sont pas mises à jour automatiquement, il vous faudra le faire à la main.
Une feature parfaite pour gérer ce problème de collaboration sur un outil de reporting est le chat. Cela permet de travailler en temps réel avec différentes personnes sur un même projet, sans vivre avec la crainte de bosser sur une version déjà obsolète du document.
Comment partager ?
Powerpoint permet de partager des reporting directement depuis le logiciel … par mail. Et c’est tout. Bel ascenseur émotionnel.
A l’heure où les entreprises adoptent de plus en plus un modèle agile et où le mail en interne devient aussi prohibé que les claquettes chaussettes en public, cette faute est impardonnable.
Ce problème rend les présentations Powerpoint plus complexes à partager. Soit parce que l’on ne peut compter que sur le mail pour être sûr que la personne reçoive ladite présentation. Soit parce que le seul autre moyen de partager est celui-ci :
Enregistrer sous => envoyer par mai… Attendez, c’est pas la même chose ?
Ajoutons à cela le manque de sécurité de l’outil. Pouvoir gérer les accès devrait être une option de base quand on travaille sur un tel logiciel. Ne pas avoir de contrôle sur qui peut modifier quoi, cela revient à faire rentrer un inconnu chez vous pour qu’il refasse la déco à sa libre imagination. Vous n’aimeriez pas hein ?
Comment explorer ?
Comment vous faire détester l’outil ? En le rendant impossible à explorer plus en détail.
Avant toute chose, il est important de noter que PowerPoint ne fonctionne PAS sur mobile. Non, non, non on ne veut pas entendre parler de votre liseuse android qui permet de parfaitement lire les formats ppt..
Nous parlons ici d’exploration de l’outil. Il est impossible de créer quoique ce soit depuis son mobile, et la navigation est exclusivement linéaire.
Sur tablette, le problème est en partie réglé par la taille de l’écran qui offre une meilleure expérience de l’utilisation, mais cela reste un apport minime.
De plus, PowerPoint ne permet que la mise en forme (enfin façon de parler) de vos données, pas l’extraction. Si un de vos collègues veut extraire la donnée traitée pour l’explorer, il ne pourra pas… il lui faudra le fichier source Excel pour cela. Et aujourd’hui, un outil doit absolument être responsive.
Reporting Bonus Round : la présentation Powerpoint ne parlera jamais pour vous.
Un reporting de qualité doit raconter une histoire, c’est l’essence même du data storytelling.
La présentation powerpoint ne sera là que pour être un soutien à votre propos, alors qu’une belle data visualisation parlera d’elle-même, et votre discours ne fera que l’enrichir.
Une image vaut mille mots, nous ne cessons de le répéter. Mais une présentation powerpoint a besoin de mille mot pour être compréhensible.
Kilian Bazin, Co-Fondateur à Toucan Toco
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