27.03.2018

Les méthodes Agiles et Kanban, comment révolutionner son management !

La méthode Agile est originellement utilisée par les développeurs pour mieux répondre à leurs problèmes en renforçant la discipline et l’organisation au sein de leurs équipes. La variété de leurs tâches, les interruptions constantes et la gestion des urgences rendait complexe la priorisation de leur travail au quotidien. Cette méthode s’avère être aussi pertinente en management, et peut s’appliquer à d’autres départements.

Management

Qu’est-ce que la méthode agile ?

Définition : la méthode agile est un processus itératif et adaptatif où les équipes travaillent dans une série de cycles courts, incorporant un retour d’information rapide, pour livrer des solutions adaptées aux besoins des clients.

 

Les développeurs ont créé une structure modulable qui s’adapte aux demandes continues des acteurs internes et externes de l’entreprise. Elle permet de re-prioriser les tâches en respectant une stratégie globale sur un produit.

 

Chez Toucan Toco, nous avons une forte culture du partage entre chaque métier. C’est en dialoguant avec nos développeurs que les autres métiers ont basculé vers une méthode de management tech. L’adaptabilité et le gain de transparence de cette méthode nous a convaincu d’appliquer ce nouveau workflow dans l’ensemble de nos équipes : le département marketing, commercial et design sont agiles. Scrum, agile, sprint, itérations sont devenus les maîtres mots de cette organisation qui s’est avérée très productive : that’s a Bingo ✌

Les méthodes Agiles & Kanban vs Méthode traditionnelle

La méthode dite « traditionnelle » nécessite un cahier des charges détaillé et validé du besoin du client en entrée de réalisation. La seule interaction avec le client durant le projet est lors de la phase de recettage, lorsque le projet est terminé. Cet effet tunnel peut être néfaste et conflictuel. On constate souvent un déphasage entre le besoin initial et l’application réalisée.

 

Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

 

La méthode Kanban consiste à découper un projet en plusieurs tâches, et permet à chaque acteur d’en suivre l’évolution. On mesure la difficulté et le temps de travail de celles-ci afin de l’adapter à la capacité de production de l’équipe.

 

Comment appliquer les méthode Agiles et Kanban en interne ?

 

Des cérémonies sont mises en place, durant lesquelles chaque équipe se retrouve deux heures en début de semaine, afin de faire un point sur la semaine précédente.

Leurs objectifs :

  • Échanger sur les éléments positifs et les difficultés rencontrées la semaine précédente
  • Définir et hiérarchiser les tâches à venir en fonction de leur importance, et les choisir de manière autonome
  • Rendre le cycle développement transparent et les missions plus claires pour l’équipe

 

Chaque tâche constituant un projet, que l’on appelle itération, est découpée en plusieurs actions. L’ensemble de ces tâches constituent le sprint de la semaine.

Méthode Agile & Kanban vs Traditionnelle

Quels outils utiliser ?

Chez Toucan Toco, nous utilisons Trello pour visualiser l’avancement de nos projets. Cet outil permet de suivre l’avancée des tâches de chacun : l’équipe déplace ses cartes de colonne en colonne, de « A faire » à « Terminé ».

Trello use case

 

Stand-up meeting

 

Le stand-up meeting est une version journalière de la cérémonie, elle dure dix minutes. Chaque membre de l’équipe répond à trois questions :

  • Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
  • Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?
  • Quels obstacles ai-je rencontré ?

 

L’objectif : que chacun soit transparent sur ses avancées et que les problèmes rencontrés soient résolus plus rapidement.

 

Ce point quotidien se fait debout : cela permet d’être plus synthétique. Les membres de l’équipe s’expriment à tour de rôle, sans s’interrompre : seul le porteur du « bâton de parole » peut parler. Chez Toucan Toco, notre bâton est une baguette magique  🧙‍

 

Fun fact : dans certaines équipes, tous les membres portent un dictionnaire durant le stand up, pour augmenter l’inconfort. Ce n’est pas le cas chez Toucan Toco, une de nos valeurs nous l’interdit : Be Well and Take Care.

Comme nous sommes joueurs (et sportifs) nous nous sommes essayés au daily meeting en gainage. Effet garanti : l’échange dure une minute montre en main !

 

Méthode Agiles et Kanban chez Toucan Toco

 

Le (rôle de) garde fou

En quoi consiste ce rôle ?

Il permet de canaliser les interruptions quotidiennes puisqu’il est le seul membre de l’équipe que l’on peut interrompre. Il gère toutes les urgences, et offre une tranquillité d’esprit aux autres membres de l’équipe, qu’il protège par le rôle qu’il endosse.

Exemple : une équipe de développeurs est souvent interrompue. Elle est détentrice d’un savoir unique et de l’avancée du produit. Cela suscite des demandes constantes, de la résolution d’un bug à une petite modification sur un support marketing. Ce rôle est incarné par un membre de l’équipe différent chaque semaine.

Ses missions :

  • répondre aux questions des chefs de projets
  • développer des automatisations pour les sales et le marketing
  • passer en revue le code des autres développeurs

 

Chez Toucan Toco, on repère cette personne grâce à sa corne multicolore. Crédibilité zéro, mais vous êtes sûr de ne pas le rater !

Exemple garde fou

 

Dans la suite de cet article, découvrez l’application de la méthode agile dans le monde du marketing, du commercial et du design.

 

Les différentes contextualisations de la méthode agile en interne

Comment nos équipes marketing, commerciales et du design se sont-elles appropriées ces méthodes  ?

 

Une nouvelle organisation de la semaine : les sprints du jeudi au mercredi

Au marketing et à la vente, les meilleurs jours pour appeler des prospects, ou clients potentiels, envoyer des campagnes de mailings et publier des articles sont les mardis et les mercredis. La semaine commencera donc le jeudi. Cela nous laisse ainsi trois jours pour produire et corriger notre travail, puis deux jours pour le publier et le distribuer. Nos cérémonies ont lieu le mercredi soir.

 

Le Pair Programming  adapté à toutes les équipes

Une méthode de travail que nous avons encore une fois empruntée à nos développeurs : le pair programming.

En tant que Tokar, le pair programming embrasse directement notre valeur “Each One Teach One”. Les développeurs codent deux par deux, dans une logique d’avancer ensemble. Si un point bloquant est trouvé chez un des membres de la paire, l’autre peut enfiler son costume de MVP pour l’aider.

Nous avons adopté cette méthode de travail aux autres équipes, où nous fonctionnons par binôme pour être plus productifs sur des tâches complexes.

 

Comment utiliser Trello ?

La méthode Kanban offre une vision globale des tâches à réaliser et permet de prioriser et suivre l’avancement des objectifs fixés chaque semaine.

La difficulté du marketing était d’évaluer la quantité de travail ainsi que la priorité des divers projets. Certaines tâches étaient mises de côté et leur priorité était sous-évaluée.

Un travail régulier d’analyse sur notre capacité à produire nous donne une meilleure idée de ce que nous pouvons réaliser chaque semaine.

 

La méthode Kanban pose deux challenges :

  • bien réussir à découper les projets en tâches courtes et distinctes
  • évaluer le temps que prendra chaque tâche.

 

Il faut avoir une approche scientifique, découper les tâches en tickets et tester avant de trouver un bon équilibre.

Par exemple : la carte « Publier et écrire un article » prenait trop de temps. Elle a été scindée en deux : une tâche pour la phase d’écriture et une autre pour la publication. Cette répartition permet de mieux évaluer la production d’articles possible en une semaine et de mieux s’aligner à nos objectifs.

 

Comment éviter les interruptions ?

 

Un article soutient qu’à chaque interruption ou changement de contexte, on perd entre cinq et trente minutes de concentration.

Nous nous sommes donc tourné vers un outil de chat collaboratif : Slack.

Il nous permet de dialoguer de manière différée pour ne plus subir les demandes de l’extérieur et de ne plus solliciter nos boîtes mails. Chacun peut répondre aux questions des autres sans être dérangé plusieurs fois par jour. Nous avons augmenté notre productivité en focalisant nos discussions sur un autre support.

Un employé moyen regarde ses mails trente six fois par heure. Faites l’exercice : combien de fois êtes-vous interrompus par jour ?

Slack Use Case

Comment accorder du temps à l’imprévu ?  La fastlane

 

Il existe de nombreuses tâches imprévisibles dans les métiers de la vente et du marketing. Nous savons par expérience qu’un dizaine de tickets non prévus sont générés chaque semaine, en plus de la cinquantaine que nous traitons. Nous accordons du temps à l’imprévu en prévoyant moins de tickets en début de semaine.

 

Quels sont les résultats ?

  • la tranquillité d’esprit : nous travaillons sereinement
  • avoir une meilleure vision sur ce que nous pouvons produire et en combien de temps
  • se focaliser sur ce qui apporte de la valeur à notre entreprise

Nous sommes férus de données et de reporting, nous avons donc réalisé notre propre étude de performance sur les 6 derniers mois, en voici les statistiques.

 

Marketing :

  • 30 tickets par semaine le premier mois
  • 50 tickets le sixième mois

 

Vente :

  • 35 tickets par semaine le premier mois
  • 60 tickets par semaine le sixième mois.

 

La performance du marketing et de la vente a pratiquement doublé. Nous avons établi une ligne directrice qui nous permet de nous concentrer sur une tâche à la fois, tout en laissant de la place à l’imprévu. Plus de doute sur la hiérarchisation des priorités ni d’interruptions, c’est une révolution pour nous.

Tout le monde est organisé de la même manière au sein de l’entreprise, et grâce à cette logique, nous pouvons travailler ensemble aisément sur des projets en commun.

 

 

Pour en savoir plus sur l’application de ces méthodes en grandes entreprises, c’est par ici 🤓

 

 

 

 

 

Kilian Bazin, co-fondateur @ Toucan Toco

A PROPOS DE TOUCAN TOCO

 

Notre mission : faire acte de pédagogie pour transformer des données brutes complexes en des Dataviz et des Histoires interactives. Nous créons une catégorie logicielle : le Data StoryTelling.

 

Nos utilisateurs : Les métiers des directions Marketing, Production, Financières, Ressources Humaines ou Commerciales de grandes organisations.

 

 

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