14.01.2019

Un requiem per PowerPoint: Automatizzazione dei vostri Report

“Chi vince senza rischio trionfa senza gloria” – Corneille (non lui). Appassionato di strumenti facili da utilizzare, esteticamente piacevoli e tecnologicamente innovativi, ho voluto confrontarmi in 5 step al software che più si scosta da questi criteri: PowerPoint.

 

 

Step 1: Raccolta dei dati

 

Primo giorno di reporting: La calma prima della tempesta. Per ora utilizzo Excel che, rispetto a PowerPoint, è una passeggiata. 

 

Excel è uno strumento molto potente quando usato bene e nonostante sia difficile padroneggiare le varie funzionalità, un utilizzatore esperto ne sarà comunque soddisfatto.

 

La raccolta dei dati è ben strutturata e mediante filtri specifici è possibile ritrovare facilmente il dato X e il fattore Y necessari per il nostro reporting.

 

Però Excel non è – e non sarà mai- uno strumento di presentazione e noi lottiamo contro quelli che presentano i risultati sottoforma di tabelle di almeno 1024 colonne.

 

Utilizzare Excel per fare un reporting o una presentazione è come utilizzare un tablet per scattare delle foto. È complicato, ridicolo… e soprattutto esistono delle soluzioni migliori.

 

 

Le reporting 1024.0

Il reporting 1024.0

 

 

Step 2: Via libera agli analytics!

 

Gli analytics sono completamente fruibili su Excel : infatti noi li utilizziamo nell’ambito delle nostre riunioni Marketing, per analizzare i dati forniti da Google Analytics.

 

La suddivisione in foglio di MS Excel permette di individuare facilmente degli obiettivi – visite del sito, numero di demo richieste, condivisione degli articoli del blog… – e di seguire l’evoluzione delle performance filtrando per data.

 

Provo una certa soddisfazione a maneggiare tutti questi numeri e a constatare l’evoluzione positiva dei miei risultati nel corso del tempo.

 

Ma ogni cosa bella ha una fine e mi ritrovo a intraprendere un lavoro erculeo.

 

 

Le lion de Némée paraît inoffensif à côté de PPT

Il leone di Nemea ha l’aria inoffensiva rispetto al PowerPoint

 

 

Step 3: (Tentativo di) formattazione dei dati

 

Ercole si batteva contro l’Idra di Lerna, io contro i grafici di PowerPoint.

 

I diversi modelli di grafici proposti soddisfano sicuramente un pubblico largo e poco esigente, ma si rivelano insufficienti quando si vogliono estrapolare delle idee precise per un reporting.

 

I grafici sono unici ed è impossibile scendere più in dettaglio per ricavare delle sottocategorie, come nel grafico qui sotto:

 

 

 

 

Come si può fare allora con PowerPoint per aver maggiori dettagli rispetto alla visione aggregata? Bisogna creare un secondo grafico perdendo quel dinamismo e quella forza pedagogica che scaturiscono dal reporting qui sopra.

 

Mi rassegno quindi a creare un altro grafico per andare più in dettaglio, ma ho un nuovo problema: come posso ritornare alla visione generale per parlare dell’impatto dei prodotti A, B, C e D sull’insieme della gamma? Torno alla slide precedente oppure copio e incollo il grafico generale nella slide successiva.

 

Ehm… no, grazie.

 

Dopo una giornata intera a vendere l’anima al diavolo (o meglio ai grafici a torta), salvo la mia presentazione, torno a casa e mi corico in posizione laterale di sicurezza. Domani non potrà mai essere peggio, vero?

 

 

 

Step 4: Storia interattiva

 

Terzo giorno: scopro con orrore come le animazioni PowerPoint manchino di dinamismo visivo.

 

Prezi, Emaze, Haiku Deck… Tutti questi progetti sono nati con un unico scopo: offrire un’alternativa più attraente, almeno dal punto di vista visivo, a PowerPoint.

 

E siamo tutti d’accordo!

 

 

Ma è come fare un elogio della perdita di tempo o un canto dell’Iliade in onore dell’inutilità.

 

Le animazioni PowerPoint stanno ad un buon reporting, come l’Oscar di Halle Berry sta al cinema. In altri termini, un’impostura.

 

Rischiando la crisi epilettica davanti alle animazioni a dissolvenza e altri effetti a stelle (Microsoft deve essere impazzito!), basta, me ne vado.

 

Questa sera mi disintossico guardando tutti i film di animazione di Hayao Miyazaki.

 

 

 

 

 

Step 5 : Collaborare, Condividere, Esplorare

 

Come collaborare con PowerPoint ?

 

In poche parole: moltiplicare le versioni. PowerPoint fa parte dei software che non sanno cos’è il tempo reale. Quando un gruppo lavora sullo stesso progetto, poter introdurre delle modifiche in tempo reale è importante, altrimenti si creano situazioni di questo tipo:

A modifica il documento, salva la versione 1.1 e la invia a B perché faccia la sua parte di lavoro. B modifica il documento e lo registra come 1.2. Nel frattempo A ha notato un refuso nella versione 1.1, lo corregge e crea la versione 1.3, solo che B non ha questo aggiornamento nella sua 1.2… Inoltre C, dal canto suo, vede l’errore di A e lo corregge…

 

Una storia infinita.

 

Incontrerete lo stesso problema di aggiornamento presentando un reporting a due persone diverse a 24 ore di intervallo: poiché i vostri dati non vengono aggiornati in modo automatico, dovrete farlo manualmente.  

Una feature perfetta per gestire questo problema in uno strumento di reporting è la chat che permette a diverse persone di lavorare in tempo reale su uno stesso progetto, senza correre il rischio di utilizzare una versione già obsoleta di un documento.

 

 

L'empathie : levier pour convaincre !

Come condividere con PowerPoint ?

 

PowerPoint permette di condividere i reporting direttamente dal software… per e-mail. E basta. Un autentico ascensore emotivo.

 

E mentre le aziende adottano sempre di più un modello agile e l’e-mail interna fa l’effetto dei calzini con i sandali, questo è un errore imperdonabile.

 

Diventa dunque difficile condividere le presentazioni PowerPoint, sia perché si può contare solo sull’e-mail per essere certi che l’interessato le riceva, sia perché l’unica alternativa è:

Salva come => invia per mail… Ma non è la stessa cosa?


E non parliamo dello scarso livello di sicurezza dello strumento. Gestire gli accessi infatti è primordiale quando si lavora con questo tipo di software perché non poter controllare chi modifica cosa è come se uno sconosciuto entrasse in casa e rifacesse l’arredo di testa sua. Sareste contenti?

 

 

 

Come esplorare con PowerPoint?

 

Cosa rende questo software odioso? L’impossibilità di esplorarlo.

 

Innanzitutto va detto che PowerPoint NON funziona su smartphone. No, no, non si tratta qui della capacità di leggere i formati .ppt ma delle possibilità di esplorazione. A partire dallo smartphone non si può creare nulla e la navigazione è esclusivamente lineare.

 

Su tablet il problema è in parte risolto dalla dimensione dello schermo che, pur offrendo una migliore esperienza di utilizzazione, rappresenta un vantaggio trascurabile.

 

Inoltre PowerPoint permette solo la formattazione (insomma, si fa per dire) dei vostri dati, non l’estrazione. Se un collega vuole estrarre un dato per analizzarlo, non può farlo… avrà sempre bisogno del file sorgente Excel.

 

Oggigiorno uno strumento deve imperativamente essere responsive.

 

 

 

Bonus : la presentazione PowerPoint non parlerà mai per voi

 

Un Report di qualità deve raccontare una storia: è la definizione stessa di Data Storytelling.

 

La presentazione PowerPoint non farà altro che avvalorare le vostre parole, mentre una bella Data Visualization parlerà da sola e il vostro discorso non potrà che arricchirla.

 

Un’immagine vale più di mille parole, lo ripetiamo sempre. Ma una presentazione PowerPoint ha bisogno di mille parole per essere comprensibile.

 

Kilian Bazin, Co-Founder di Toucan Toco

 

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A proposito di Toucan Toco

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