08.06.2018

5 regole da conoscere per realizzare un buon reporting finanziario

Un reporting finanziario non si improvvisa. Esistono delle regole da rispettare e qualche trucco da conoscere per ottenere un buon risultato. Vediamo come fare per imparare a costruire un buon dashboard.

Il reporting finanziario è indispensabile in quanto permette alle imprese, dalle aziende di medie dimensioni alle multinazionali, di pianificare la loro attività grazie agli indicatori di prestazione chiave.

Non è un caso se, l’International Financial Reporting Standards (IFRS),  oltre ai cambiamenti di principi contabili, impone una presentazione generale dei rendiconti finanziari.

reporting finanziario

Nella maggior parte delle aziende, oggigiorno le comunicazioni sono sempre più destrutturate : rendiconti finanziari destinati agli investitori, applicazione di nuovi principi contabili, supervisione e organizzazione dei servizi amministrativi, contabili e finanziari. Aumentano a vista d’occhio le direzioni finanziarie che prendono in considerazione la possibilità di ricorrere ad un reporting unificato e il dashboard ormai è diventato il principale strumento a sostegno dei processi decisionali. Ecco alcune regole da conoscere per realizzare un reporting finanziario.

 

 

Individuare i bisogni dell’utilizzatore fin dal principio

 

Prima di lanciarvi, ponetevi delle domande sulla natura della vostra azienda, sul settore in cui si sviluppa e, soprattutto, sui bisogni dell’utilizzatore finale. In seguito date vita al vostro dashboard creando uno scenario con le informazioni. Per realizzare ciò è importante conoscere il contesto dell’utilizzazione. Ogni azienda ed ogni professione nel settore economico-finanziario hanno un’utilizzazione specifica ed unica dei dati.

Focalizzarsi sulle professioni permette di individuare le informazioni più importanti: le principali fonti di guadagno dell’impresa (per prodotto, per regione, per canale di distribuzione, ecc.), i principali fattori di costo dell’impresa (costi fissi, costi variabili espressi in valore o in percentuale, ecc.), risorse chiave dell’impresa…

Non c’è un modello specifico di dashboard in finanza. Ogni reparto, professione, settore hanno i propri codici ed è questa pluralità che esige un alto livello di personalizzazione.

 

reporting finanziario

 

 

Un dashboard non deve essere esaustivo !

 

Il rischio di perdersi nell’enorme quantità di informazioni finanziarie è uno dei primi

ostacoli che incontriamo al momento dell’elaborazione di un dashboard.

 

La prima cosa da fare per aggirare l’ostacolo è concentrarsi sull’informazione disponibile al momento opportuno.

La seconda è classificare i suoi KPI (Indicatori Chiave di Prestazione) per ordine di importanza. Una sola parola d’ordine: andare all’essenziale. Non dimenticate che un dashboard svolge due funzioni essenziali: facilitare la presa di decisioni e permettere di comunicarle ai propri direttori o ai colleghi.

 

Contro tutte le aspettative, i creatori di dashboard finanziari spesso hanno paura di omettere alcune informazioni che ritengono fondamentali. Eppure nessuno è in grado di seguire l’attività della propria azienda con 20 indicatori.

 

Leonardo Da Vinci affermava: la semplicità è la massima raffinatezza. Una visualizzazione chiara permette all’utenza  di focalizzare l’attenzione sui dati piuttosto che sull’interpretazione di una slide. Una presentazione riuscita è un messaggio forte e contestualizzato in cui le informazioni fornite svolgono un ruolo fondamentale.

 

 

Scegliere degli indicatori di performance che raccontano una storia

 

Qual è l’obiettivo che volete raggiungere attraverso l’elaborazione di un dashboard? Volete sostenere la gestione di un progetto in particolare, volete osservare da un punto di vista analitico l’attività dell’azienda (controllo di gestione attraverso il dashboard) o semplicemente avere una visione più ampia dei principali indicatori finanziari in un momento specifico?

 

Le nuove tecnologie come il Data Visualization permettono di realizzare grafici e dashboard interattivi dal design accattivante. Il Dataviz permette di navigare facilmente da un’informazione all’altra, il tutto trattando delle basi di dati estremamente importanti.

 

Lo scopo di una presentazione non è limitarsi a fornire dei risultati, bensì offrire una vista d’insieme della propria attività. Bisogna indagare a fondo e comprendere le ragioni di un’oscillazione specifica. Al fine di permettere all’utenza di comprendere tutte le informazioni, è necessario contestualizzarle attraverso uno sforzo pedagogico. Stiamo parlando del data storytelling.

 

Ogni kpi racconta una storia sull’attività dell’azienda. Che riguardi le risorse umane e l’evoluzione degli occupati o un’analisi di bilancio, ogni dato apporta delle informazioni. Confucio diceva: un’immagine vale più di mille parole. Ogni grafico deve avere un messaggio chiaro e preciso al fine di facilitare la comprensione di informazioni complesse.

 

 

Un dashboard è uno strumento evolutivo

 

Il vostro dashboard non è fine a se stesso. Consideratelo piuttosto come una tappa in un processo decisionale. Di conseguenza, è indispensabile aggiornarlo regolarmente affinché sia sempre pertinente.

 

Questo permetterà ai decision makers dell’azienda di adattare i cicli decisionali al ritmo delle apparizioni del dashboard, facendo di quest’ultimo un vero e proprio strumento di controllo e gestione della performance aziendale.

 

I vostri progetti, l’ambiente, gli obiettivi e le problematiche evolvono e il dashboard, se non guida questa evoluzione, deve almeno accompagnarla. Quindi bisogna costantemente verificare che il dashboard presenti in qualsiasi momento degli indicatori che corrispondono ai vostri bisogni attuali e che spingono i vostri team ad agire. Un indicatore che non stimola nessuna azione in caso di cambiamento brusco, è un cattivo indicatore.

 

 

Un indicatore per ogni schermata

 

Stanchi di non capire mai i dashboard degli altri ? Non fate gli stessi errori.

 

Più i dati sono facili da leggere, più rapida sarà la loro comprensione. Di conseguenza il processo di presa di decisione sarà facilitato. Il problema è che spesso i lettori non sono a loro agio con l’interfaccia scelta per la rappresentazione dei dati. È quindi importante rendere l’informazione accessibile.

 

Un grafico deve esprimere un solo messaggio. I dashboard spesso presentano decine di indicatori e di grafici che portano a confusione. Non caricate di informazioni i vostri grafici. Presentate un’idea, ogni schermata corrisponde ad una rappresentazione. Esprimete le vostre idee in varie slide.

L’avrete capito, costruire un buon dashboard finanziario non significa cercare di condensare il massimo di informazioni tecniche in un supporto che sia il più breve possibile. Affinché un dashboard sia buono, deve fornire delle informazioni che siano comprensibili alla maggior parte degli interlocutori. Selezionate le informazioni più pertinenti e mettetevi nella pelle del vostro lettore. Il dashboard deve parlare da solo. Se potete inviarlo a qualcuno senza aggiungere dei commenti o delle spiegazioni, allora significa che avete fatto un buon lavoro !

 

 

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Sophie Miglietti, Country Opener @Toucan Toco

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