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Directores de finanzas: ¿Cómo optimizar la producción de vuestros informes financieros?

El pedido de informes financieros está creciendo en las empresas. La producción requiere mucho tiempo y deja poco para el análisis de datos. La digitalización del tratamiento de los dados y de los soportes de presentación permite automatizar tareas sin valor añadido y centrarse en su oficio.

Hoy en día, cada gerente quiere trabajar con los datos de su especialización y tomar decisiones informadas gracias a los informes financieros. Esta tendencia se está confirmando y numerosas herramientas se están desarrollando cada año para responder al desafío de los servicios de contabilidad y finanzas.

 

La dificultad de estos departamentos es transmitir informes financieros de forma rápida y sin errores. Las nuevas tecnologías permiten visualizar grandes volúmenes de datos y representarlos gráficamente.

 

El tratamiento de datos automáticos se transforma en visualizaciones y cuadros de mando interactivos. Los departamentos financieros obtienen una mejor repartición entre producción y análisis.

 

¿Cómo optimizar la producción de los informes financieros?

MENOS PRODUCCIÓN, MÁS ANÁLISIS

 

Un reporting financiero requiere en promedio 5 días de trabajo para compilar las cifras y luego 2h para analizarlas. Producir 10 reportings por dirección financiera y por mes representaría 50 días de producción y 20h de análisis.

 

¿Cómo cambiar esta relación entre análisis y preparación del dato?

 

Según los expertos, los departamentos de finanzas deben reducir su dependencia a herramientas estándares como Excel y PowerPoint y encontrar otras herramientas que les permitan mejorar su productividad. El estudio de Ventana Research muestra que los directores financieros piden análisis más profundos y más personalizables a través de un cuadro de mando financiero único y adaptado a sus necesidades.

 

Esta petición está correlacionada con el avance de herramientas de reporting y de análisis de datos. Los equipos de producción deben producir más. Necesitan herramientas adaptadas para automatizar una parte de sus tareas.

 

UNA FUERTE CULTURA EN TABLEROS

 

Los equipos son muy dependientes de herramientas como Excel o PowerPoint. Sin embargo, estos softwares tienen sus límites. No permiten un análisis automático en tiempo real de los datos y faltan de funcionalidades de presentación y compartir.

 

Las acciones se hacen a mano y, aunque los cálculos son automatizados, la pérdida de tiempo relacionada con el tratamiento de estos datos es importante.

 

informes financieros
El informe de Ventana Research muestra que el 68% de las empresas dedican su tiempo a preparar y procesar sus datos, en lugar de analizarlos.

 

 

 

La lentitud de las herramientas que se usan actualmente es una pérdida de productividad para la empresa. De manera general, un departamento se demora una a dos semanas para sacar informes financieros completos en PowerPoint. Estas presentaciones tienen entre 90 y 200 slides para un solo tema. El director de finanzas debe entonces leer y validar varios informes financieros muy pesados y que requieren mucho tiempo.

 

En resumen, el tiempo de creación es demasiado largo y el tiempo de análisis y lectura no es óptimo. Es imposible acceder a los datos en los móviles o tabletas. Los datos no están disponibles en tiempo real y la presentación en sí sólo es entendible por algunas personas con experiencia.

 

Hoy en día, las nuevas soluciones de análisis de datos permiten una visión inmediata o un día después de la actividad global de una empresa. El beneficio es incomparable. Los directores financieros tienen más información acerca de su actividad. Detectan más rápidamente los problemas y tienen una mejor visión de la competencia.

 

Las decisiones estratégicas son más simples porque mejor informadas. Los resultados y KPI están disponibles en cualquier momento en sus móviles. Lo que les ofrece la posibilidad de responder a sus interrogaciones o a las preguntas de sus interlocutores. Es el Wikipedia del reporting financiero.

 

EL EJEMPLO DE LA COMUNICACIÓN FINANCIERA

 

La dificultad del servicio de comunicación financiera es transmitir una información de la manera más simple, segura y entendible. Las nuevas tecnologías permiten visualizar grandes volúmenes de datos y ponerlos en escena. Estas herramientas vuelven accesible el análisis de datos a colaboradores que saben poco de la cultura de las cifras.

 

Acerca de este tema, la alcaldía de Rennes, en Francia, hizo desarrollar visualizaciones para que los habitantes de la ciudad entiendan la asignación del presupuesto de funcionamiento de la ciudad. Las visualizaciones son simples y ponen en escena la estrategia de asignación de los recursos. La ciudad comparte su estrategia de gastos con su población, es un compromiso de transparencia y pedagogía importante para los electores.

 

Las representaciones gráficas simples y claras son indispensables para comunicar datos complejos a una población que no está educada al análisis de datos.

 

Ville de rennes - rapports financiers Toucan Toco

 

 

El objetivo es similar en las empresas. Las herramientas de visualización de datos responden a las necesidades de comunicar mensajes acerca de la estrategia del servicio financiero con un conjunto de actores que no están acostumbrados al análisis de resultados.

 

En resumen, los departamentos financieros pueden usar más y más soluciones que les permiten visualizar sus datos. La automatización de la presentación de los resultados permite dedicar más tiempo al análisis y a las recomendaciones que a la compilación y validación de datos.

 

Los informes son accesibles en cualquier soporte y son de mejor calidad. Por fin, los colaboradores de las direcciones financieras están valorados para sus habilidades analíticas y financieras más que para su capacidad a representar de forma rápida datos complejos a partir de fuentes diversas.

 

 

He aquí la experiencia del Crédit Agricole que eligió una herramienta de data storytelling para responder a sus problemáticas de marketing y finanzas.

 

Descubrid también el  cockpit financiero completo que os permitirá transformar vuestras antiguas hojas de cálculo en applicaciones financieras simples y atractivas.

 

Kilian Bazin, Director general de Toucan Toco.

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