Comment construire une forte culture data en tant que BI Manager

Quelques chiffres

La quantité de données collectées par les entreprises augmente de 60 % par an. Néanmoins, 62 % des employés n’ont pas les compétences ou les outils nécessaires pour utiliser ces données dans leurs processus de décision.

Le McKinsey Global Institute montre qu’aux États-Unis, il faudrait entre 140 et 190 000 professionnels supplémentaires capables d’analyser ces données. En 2018, l’écart entre la demande de ces professionnels et leur présence dans la population active pourrait passer de 50 à 60 %, ce qui est énorme.

Pour ces différentes raisons, les données restent souvent bloquées dans des tableaux indéchiffrables et sont donc inutilisées. C’est pourquoi l’élaboration d’une stratégie data est devenue capitale !

On y arrive ! Vous suivez toujours ? Super !

#2 C’est quoi une stratégie data ?

Définition

Cette expression fait référence à une stratégie de gestion de l’information. Elle permet aux entreprises de mieux comprendre leur environnement, leur public et leurs performances. En basant leur stratégie sur l’analyse de leurs données, les entreprises peuvent faciliter la tâche des différents professionnels de l’entreprise, tous services confondus. Chaque employé peut traiter, interpréter et partager l’information, et c’est là que la data prend tout son sens. Les données n’étant utiles que si elles sont concrètement exploitables.

Exploitable, s’il y a un mot à retenir c’est bien celui-là !

L’objectif est de faire de cette data le fondement même de la prise de décision et de la communication. Aujourd’hui, le CDO est chargé de démocratiser l’accès à ces informations et de les rendre utiles à tous les collaborateurs.

Du coup, la question la plus importante est…

#3 COMMENT LA DONNÉE PEUT-ELLE ÊTRE UTILISÉE AU MIEUX POUR AIDER L’ENTREPRISE À ATTEINDRE SES OBJECTIFS ?

Cette question est fréquemment posée par les CDO. Pour élaborer une stratégie data, la première étape consiste à créer une culture de la donnée au sein même de l’entreprise.

Comment créer un culture data

Une culture de la donnée montre l’existence de nouveau mode de collaborations, car la data devient la ressource clé pour communiquer et prendre des décisions importantes. Au cours de réunions, les employés se réunissent pour visualiser des tableaux de bord faciles à comprendre, dont les indicateurs de performance ou KPIs (Key Performance Indicator) ont été choisis ensemble.

Par conséquent, les employés ont une perspective plus claire de l’impact de leur propre travail, ainsi que du travail de toute l’équipe. Les décisions ne sont plus prises à l’instinct, mais après une analyse détaillée des données existantes.

Et il est essentiel que les employés soient les principaux moteurs de cette culture de la data dans l’entreprise. Ils doivent savoir comment accéder aux données nécessaires à l’exécution de leurs missions, les analyser et, si nécessaire, les partager.

Cela leur permet d’aborder avec précision les questions qui sont spécifiques à leur domaine. Ainsi une équipe de RH sera en capacité de suivre l’évolution de l’absentéisme dans l’entreprise, ou alors des professionnels dans le secteur du retail pourront examiner les performances de leurs employés, les résultats des ventes, et même les bénéfices engagés par produit.

Vous réalisez de ce fait que plus la contribution en amont est importante, plus votre projet sera précis en aval.
Mais il y a un ingrédient magique que vous devez ajouter à tout ça pour que la recette de votre projet prenne tout son sens : le data storytelling ! Le quoi ?

Pour le savoir, lisez la suite.

#4 AU DELÀ D’UNE STRATÉGIE DATA : LA PERTINENCE DU DATA STORYTELLING

Lorsque les outils utilisés pour traiter et visualiser les données d’une entreprise ne répondent pas à ses besoins, les avantages d’une stratégie en matière de données risquent d’être compromis. En effet, trop souvent, les données se retrouvent complètement perdues dans des tableaux Excel trop longs et indéchiffrables. Vous voyez exactement de quoi je parle, n’est-ce pas ?

Vous et mois, nous savons pertinemment que si les données restent dans leur forme complexe et brute, elles ne sont pas exploitables. Les outils existant sur le marché doivent donc permettre aux professionnels de travailler sur ce « dernier kilomètre de la donnée” qui est crucial.

Et c’est pour cela que nous avons créé Toucan Toco. Nous voulons démocratiser l’accès à la data, pour qu’il ne soit plus nécessaire d’être un expert pour s’en servir.

Pour y parvenir, nous facilitons l’accès à la culture data par le storytelling. Je m’explique, le data storytelling est une façon de mettre les données en contexte, de créer une histoire qui montre l’information par une série de graphiques simples, ce qui facilite la compréhension d’éléments complexes.

Examinons maintenant de manière plus concrète la gestion d’un projet data d’un point de vue technique.

Comment mener à bien un projet data dans le secteur du Software 🚀

Soyons sincères. Lorsque les projets data commence à s’étaler dans le temps ou pire, ne tiennent pas leurs promesses, il y a de quoi s’arracher les cheveux. Et ça que vous soyez le client ou le chef de projet. On est bien d’accord !

D’ailleurs, tous les chefs de projet que je connais ont vécu des projets data où rien ne s’est déroulé comme prévu. Pour ma part, je préfère être franche : je ne veux plus jamais vivre ça !

Après dix ans de gestion de projet, j’ai donc créé la checklist ultime, pour éviter qu’un projet data vire au cauchemar.

En tant que responsable d’intégration, j’ai testé ma checklist à plusieurs reprises. Et elle fonctionne à merveille.
Afin que vous compreniez les projets data, de manière aussi ludique que possible, voici quelques éléments de contexte.

Chez Toucan Toco, notre vision est d’équiper les entreprises afin qu’elles puissent prendre de meilleures décisions basées sur leurs données. Et donc, garantir leur croissance.
C’est dans cet objectif que nos apps, notre application présente les données sous forme de data visualizations le tout de manière ludique et simple à comprendre. Ainsi, l’accès aux données n’est donc plus un privilège réservé seulement à quelques-uns.

Nos clients sont toutes sortes de décideurs et d’équipes dans les entreprises du Fortune 500 : nous équipons aussi bien des DSI que des directeurs marketing, des managers à haut niveau ou encore des départements RH ! Bref, tout ce que vous pouvez imaginer. Et ce que nous appelons des « projets » sont la mise en place et la configuration de nos logiciels au sein de ces entreprises.

Après avoir livré plus de 300 projets data à plus de 100 clients, nous avons trouvé une règle d’or pour installer la joie pure, le bonheur et assurer le succès de ces derniers. Et ça commence par :

Une vision commune, reconnue et respectée par tous. ⭐️

L’idée est de créer son propre ensemble de règles que chacun s’engage à suivre. Mais comment faire respecter ces règles ?Et sur quels piliers reposent-elles ?

Pour répondre à ces questions, nous avons créé la checklist optimale pour assurer le succès de vos projets data. Je suis donc ravie de la partager avec les clients, les chefs de projet et maintenant avec vous.

(Faites défiler le guide jusqu’à la fin si vous voulez télécharger la checklist précédemment citée !)⬇️

#1 Notre recette est simple 🍝

• 1 problème de choix, afin que vous réalisiez un projet data sensé
• 4 acteurs engagés, qui peuvent arbitrer entre différentes options disponibles pendant le déroulé du projet
• Des indicateurs clés de succès clairement définis, afin de mesurer la réussite du projet
• Un peu de data, car il n’existe pas de données aussi qualitatives que celles qui existent déjà
• Une excellente communication, pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde
• 1 Méthodologie, afin que chacun agisse de manière cohérente et alignée.

Mélangez à ça une belle dynamique, une super entente, une atmosphère détendue, secouez-le tout et… c’est le succès assuré !

Cette Data Project Checklist vise à faire travailler votre équipe d’intégration ensemble, en suivant une série de règles qui mèneront le projet à bon port.

Maintenant, plongeons dans le vif du sujet et explorons la magie d’une gestion de projet réussie.

#2 construire une Équipe de rêve pour chaque projet data

Les personnes dont vous avez besoin autour de la table sont : le sponsor, les métiers, un spécialiste de la donnée et un chef de projet.

Chacune de ces personnes doit être responsable d’une partie spécifique du projet. L’engagement de ces protagonistes est donc essentiel à la réussite du projet. Si l’une des personnes n’est pas définie, vous ne devez pas accepter de travailler sur le projet, car il échouera c’est sûr. Vous comprenez ?

Regardons de plus près les rôles de chacun :

• Le sponsor s’assure que le projet est mené avec pertinence en amont, pendant et après l’intégration. Car vous avez besoin de personnes qui croient activement au projet, pour motiver les troupes et promouvoir efficacement le travail au sein de l’entreprise. Nous appelons ces derniers des “champions.”

• Les métiers savent exactement pour quelles raisons ils ont fait appel à nos services. Ainsi, il est important de fixer l’objectif du projet ensemble, en échangeant autour des problématiques qu’ils rencontrent, leurs frustrations ou encore leurs besoins. Animer la discussion, donner de la matière sur laquelle réfléchir, et valider la mise en place de chaque étape du projet est leur mission.

• Le spécialiste de la donnée alimente le projet avec de la donnée concrète. Il sait où se trouvent les informations, comment les extraire ou comment les manipuler pour produire des insights pertinent. Il est responsable de la transmission des données dans le respect des délais, il est le gardien d’une approche pragmatique, et donc, la clé de la réussite du projet.

• Le chef de projet est le chef d’orchestre. Il est responsable du suivi global du projet, de son rythme, de son timing et de sa finalisation !Il établit une communication efficace entre les autres parties prenantes du projet, et évite que le projet ne soit détourné de son objectif initial.

#3 Règles d’or pour la réussite d’un projet data [étapes par étapes]

• Étape 1 : Faites connaissance avec vos utilisateurs finaux

L’équipe de rêve doit identifier le persona à qui s’adresse le projet. Du coup vous devez connaître la réponse à la question : Qui sont les utilisateurs de l’outil que vous allez développer?

Comme votre but est de simplifier leurs missions, aidez-les à prendre de meilleures décisions en développant ce projet ! Maintenant, assurons-nous de savoir qui sont ces utilisateurs finaux, quelles sont les problématiques qu’ils rencontrent, et comment nous pouvons les aider.

Vous devez absolument déterminer la personnalité de vos utilisateurs finaux, afin que le projet corresponde exactement à leurs attentes et répondre à leurs besoins.

• Étape 2 : La problématique à résoudre

Un projet data réussi est un projet utile, un projet qui sert un véritable objectif.
C’est quelque chose qui a un retour sur investissement (ROI) mesurable.

Vous souhaitez connaître la réponse à cette problématique ou à ce besoin commercial ? Le résultat du projet est précisément la solution qui répondra à cette interrogation ou à cette nécessité.
La définition de cette problématique constitue également un cadre auquel vous pouvez vous référer lorsque vous devez prendre des décisions concernant le projet.

• Étape 3 : Définir les facteurs clés de succès

Toutes les parties doivent communiquer précisément sur ces indicateurs, ces KPI. [Attention : Prenez soin de bien graver dans le marbre ces facteurs de succès !]

Les facteurs de succès peuvent être différents selon les parties prenantes. Les écrire fait la différence. N’hésitez pas à aller dans le détail : pour certains, il peut y avoir une deadline, pour d’autres une fonctionnalité spécifique.

Par exemple, pour un tableau de bord dédié à la vente, la responsivité d’un dispositif peut être un indicateur clé de performance pour une équipe qui a besoin d’accéder à ses chiffres à partir de smartphones, ordinateurs, etc. Ou peut-être qu’un KPI éprouvera la nécessité d’avoir accès à une donnée disponible en plusieurs langues ?

Vous réalisez donc à quel point il est primordial que les protagonistes s’accordent bien sur les indicateurs en amont du projet pour fournir un cadre très précis à ce dernier !, car ça constitue un cadre précis au projet.

Par ailleurs, cela permet également de mobiliser tout le monde autour d’un même objectif. Alors prenez bien soin de vous y référer lorsque vous devez prendre une décision, les facteurs de succès seront également des garde fous solides !

• Étape 4 : Avoir des données disponibles

Définir une problématique à résoudre ou un besoin commercial est essentiel, mais vous avez également besoin des données pour apporter de la valeur au projet.

La données doivent être faciles d’accès, nettoyées et correctement formatées pour être utilisées efficacement dans un projet.
Le spécialiste de la donnée gère justement la mise à disposition de ces dernières. . Il est le garant de la valeur générée à partir des données et de leur transmission aux utilisateurs finaux.

• Étape 5 : Développer une communication en transparente et continue

Vous souhaitez que la communication soit transparente ? Vous avez raison car il s’agit d’un point absolument crucial. En effet, une communication claire, sincère, régulière et constante est indispensable. De plus, celle-ci sera d’autant plus efficace si elle s’appuie sur un outil qui lui est dédié.

Chez Toucan Toco, nous avons choisi Trello pour gérer nos projets et pour abriter toutes nos interactions avec les différents acteurs d’un projet.

Au début de chaque projet, nous ouvrons un nouveau Tableau Trello à tous les participants. Nous rassemblons ainsi toutes les informations essentielles (contacts, comptes-rendus de réunions, facteurs clés de succès, actions et bien plus encore…) en un seul endroit. Une conséquence notable : il n’y a pas d’échanges de mail ! Tout le monde a accès au même niveau d’information et peut interagir avec les autres. Un très gros plus comme vous l’imaginez !

Ainsi, tout le monde voit tout, rien n’est caché et chacun est responsable des tâches qui lui sont confiées.

• Etape 6 : Une méthodologie partagée

La méthodologie de votre projet doit être connue et acceptée par tous. Tout le monde doit adhérer à cette méthodologie et être prêt à s’engager à la suivre pour la bonne réalisation du projet. Cette méthodologie permet d’encadrer le projet et veiller à ce qu’il ne se disperse pas au fil du temps.

Chez Toucan Toco, nous avons créé notre méthodologie de projet en nous inspirant des méthodes agiles. Nous pensons que pour livrer nos projets rapidement et sûrement, il est nécessaire d’avoir un suivi régulier.

Nous avons décidé de découper les projets en sprints/itérations, où les différents interlocuteurs concernées peuvent exprimer leurs ressentis et leurs idées sur les différentes avancées.

Dès le premier jour, nous travaillons sur la version définitive du projet et nous améliorons au fur et à mesure des itérations, avec l’aide des différents protagonistes. L’important étant de recueillir leurs suggestions et de prioriser.

Tous nos projets suivent la même méthodologie et le Parcours projet.

Voici un cadeau bien utile, la charte Toucan qui regroupe toutes nos meilleures pratiques pour un projet réussi. (Bien entendu, le client et Toucan Toco s’engagent à respecter les dix principes de base du manifeste pour que le projet soit couronné de succès).

Bilan : nous avons une méthodologie de projet solide qui permet plus de fluidité dans la gestion de projet data. Elle permet de mener à bien nos projets de manière efficace. Et, par conséquent, elle augmente la satisfaction des clients.

Mais comment, précisément, parvenons-nous à prendre des décisions pour faire en sorte de rendre ces clients heureux, ou pour améliorer nos performances ? Vous pourriez dire : « Eh bien, les chiffres parlent d’eux-mêmes ! » Certes, ils le font, mais sans contexte, on ne peut extraire leur plein potentiel à 100 %.

C’est pourquoi j’aimerais maintenant vous parler storytelling !

C’est juste là ⤵️

Data Storytelling vs Data Exploration 📖

Tout d’abord, je voudrais rappeler la mission de Toucan Toco : doter l’utilisateur novice d’un outil qui lui permette d’accéder facilement aux données de performance de l’entreprise.

Ensuite, l’une des premières observations que nous avons faites est qu’il existe deux types de situations distinctes lorsqu’il s’agit d’analyser des données.

D’une part, nous avons des data analysts qui veulent explorer les données tandis que les employés non acculturés à la data ont simplement besoin d’un accès rapide aux données.

Pour répondre aux besoins de ces derniers, nous avons créé le concept de  » Data Storytelling » qui est très différent de l’exploration des données.

Clarifions donc certaines fausses idées qui recoupent ces deux notions.

Ces deux photos montrent la remarquable distinction entre l’exploration de données et le data storytelling. Pourquoi me diriez-vous ? La réponse ici ⤵️

#1 LA DATA EXPLORATION EST DESTINÉE AUX ANALYSTES DE LA DONNÉE

L’analyste est l’expert qui sait comment utiliser un outil spécifique. Ce spécialiste de la donnée peut passer justement plusieurs jours d’affilée sur le même outil et cette activité est très souvent intense. Il explore les bases de données en profondeur avant de la communiquer à une autre personne. On le rapproche donc de l’image du dictionnaire ci-dessus : il balaye un ensemble de données brutes plutôt complexes.

Excel peut être utilisé pour la data exploration 

D’autres outils de Business Intelligence tels que Business Object, IBM Cognos, Oracle BI, ou encore PowerBI, Qlik et Tableau Software peuvent également être utilisés pour l’exploration des données.
Ces outils logiciels sont utilisés pour explorer les bases de données afin de répondre à des questions complexes.

Voici un exemple de data exploration

Par exemple, disons que vous voulez savoir combien de femmes, entre 25 et 35 ans, qui appartiennent au même programme de fidélité, ont acheté un article dans le rayon viande ainsi qu’une barre de chocolat qui était en promotion au cours des 23 derniers jours.

Il s’agit clairement d’un travail d’analyste.

#2 LE DATA STORYTELLING S’ADRESSE AUX PERSONNES QUI DÉBUTENT DANS LA MANIPULATION DE LA DONNÉE

Data storytelling permet à un novice d’utiliser facilement un outil et d’exploiter son potentiel dans l’analyse d’une situation ! A l’inverse du dictionnaire, le data storytelling se rapproche d’un bon roman : on y lit une histoire avec des données simples et compréhensibles.

Un dirigeant d’entreprise non technicien devrait pouvoir utiliser un outil simple et surtout librement, sans l’aide d’un expert ! Même si l’utilisation de ce dernier n’est que de quelques minutes dans la semaine, l’idée est de pouvoir avoir un accès rapide et sans besoin d’une tierce personne pour avoir les résultats et KPI les plus importants de l’entreprise.

Et l’innovation ne s’arrête pas ici : on peut aussi mettre les données dans les mains des équipes !

Les données sont accessibles  instantanément et les informations peuvent être facilement utilisées pour l’achat, la vente, la gestion, le marketing ou le management.

Les utilisateurs peuvent être tellement variés, ils peuvent  ainsi être vendeur, directeur des ressources humaines, un responsable des finances ou du marketing ou directeur d’entreprise.

C’est la solution que Toucan Toco se propose d’apporter. Notre principal objectif est d’aider les utilisateurs qui ne sont pas familiers avec l’analyse de données à prendre de meilleures décisions en se basant sur leurs data , grâce à la Data viz’. Oui c’est bien ça ! 😉

De plus, nos applications mobiles permettent d’accéder facilement et rapidement aux principales informations de l’entreprise.

Un exemple de data storytelling

Disons que vous voulez connaître le chiffre d’affaires exact par jour, par mois, par an, par département, et le comparer avec les mêmes résultats de l’année précédente.

Cette recherche de données est claire et hiérarchique. Et le Data Storytelling est la voie à suivre pour y parvenir !

#3 PRENDRE SOIN DE NOS CLIENTS

Ainsi, comparer la Data Exploration et le Data Storytelling, c’est comme comparer « le Petit Larousse » à une chef-d’œuvre littéraire, ou confronter la base de données IMDb (Internet Movie Database) à la dernière saison de Game of Thrones.

Du coup, j’ose une question : la prochaine fois que vous partirez en vacances, vous prendrez avec vous un dictionnaire ou un roman ? Je suis persuadée que vous vous avez déjà la réponse, n’est-ce pas ?

En effet, même si chaque mot de votre livre se trouve dans ce dictionnaire, les informations présentées dans le roman sont adressées, alors que le dictionnaire est conçu dans le but d’une recherche spécifique par quelqu’un qui est déjà un tant soit peu connaisseur.

Chez Toucan Toco, les 85 membres de l’équipe, nos 130 clients, ainsi que les 38 400 utilisateurs croient au Data Storytelling. Et vous ?

Conclusion

J’espère que ce guide vous a aidé à comprendre comment parvenir à démocratiser la donnée, et faire en sorte que le projet data que vous avez en tête se réalise dans les meilleures conditions et soit réussi.

==> =>Télécharger la Checklist du Data Projet gratuite juste pour vous.
Enjoy! 🙌