A quoi servent les KPIs ? Ils permettent aux managers et aux employés d’évaluer l’efficacité de leurs actions. Ils sont liés aux objectifs et à la stratégie de l’entreprise : les KPIs peuvent faciliter la prise de décisions. Mais comment donner du sens à ces indicateurs ?
La mise en place de KPI efficaces – indicateurs clés de performance, fait partie des principales préoccupations des grandes entreprises. Mais alors, quels indicateurs mettre en place ? Comment s’y retrouver parmi les montagnes de données à disposition ?
Dans ce nouvel article, vous allez découvrir :
- Pourquoi définir des KPI est essentiel au succès de votre business ?
- Les techniques pour apprendre à mettre en place vos propres indicateurs
- Comment utiliser les KPI comme outil de partage entre vos collaborateurs
Peter Drucker, considéré comme un des fondateurs du Management Moderne, disait :
“ Vous ne pouvez pas piloter ce que vous ne pouvez pas mesurer. “
Vous ne pouvez pas savoir où se place le curseur de votre réussite sans en définir des objectifs et un pilotage clair.
KPIs, facteur clé de succès dans votre entreprise
Qu’est-ce qu’un KPI ?
Définition : Un KPI est un indicateur de performance pour votre entreprise. Cet indicateur est donc chiffré et permet de suivre l’efficacité d’une action par rapport à des objectifs définis. Un KPI peut prendre différentes formes : croissance du chiffre d’affaires, taux d’absentéisme ou taux de pénétration sur votre marché.
Les 2 catégories d’indicateurs clés de performance :
- On trouve généralement deux types d’indicateurs au sein des équipes. Les premiers sont en lien étroit avec l’activité du service ou de l’entreprise – activity metrics.
Quelques exemples : le nombre d’employés formés à de nouvelles méthodologies de travail, le nombre de produits sortis du département Recherche et Développement sur les six premiers mois de l’année. - La seconde catégorie d’indicateurs concerne l’impact de vos actions sur votre marché– impact metrics.
Quelques exemples : votre part de marché sur une catégorie de produit, les ventes de vos produits en e-commerce ou le taux de désabonnement à votre service.
Définir vos KPI : étape obligatoire
Les KPI sont utiles à tous les métiers d’une entreprise. Ils sont la première étape pour piloter votre activité, analyser votre positionnement par rapport à la concurrence et identifier ce qui nécessite d’être amélioré.
Étape 1 : Identifiez le besoin auxquels ils répondent
Les KPI doivent pouvoir répondre à des questions que vous vous posez toutes l'année. Partez de ces questions pour faire une sélection et imaginer vos KPI, et les visualisations de données qui leur seront associés.
Exemple : J’ai besoin d’analyser mes ventes sur toute l’année.
- Mes ventes ont-elles augmenté à période donnée ?
- Est-ce que je veux comparer cette performance aux ventes de l’année dernière sur la même période ?
- Est-ce que je veux voir le détail de mes ventes produit par produit ou est-ce que je préfère voir la performance de mes vendeurs au cas par cas ?
La réflexion en amont est essentielle, elle doit être approfondie pour réussir à déterminer des indicateurs pertinents.
Étape 2 : Les indicateurs doivent être alignés sur la stratégie de l’entreprise et ses objectifs
Exemple : Si vous voulez augmenter vos ventes de 15 % au prochain trimestre, les indicateurs choisis doivent vous aider à identifier les facteurs de succès de votre stratégie.
Étape 3 : Les indicateurs doivent vous fournir des plans d’action.
Un indicateur qui n’est pas actionnable se révèlera inutile.
Exemple : Les indicateurs choisis vous permettront d’identifier immédiatement quelle action prendre. Vos ventes ont augmenté de 20%. Vos données vous permettront de savoir pourquoi : les indicateurs choisis révèleront des actions à continuer (ou à arrêter) pour accentuer la hausse des ventes.
Pour résumer : si vos indicateurs répondent à des besoins précis, ils seront forcément alignés sur vos objectifs et votre stratégie, ils vous donneront ainsi des plans d’action.
Un conseil : ne mesurez que ce dont vous avez besoin pour piloter vos objectifs trimestriels et annuels. Une fois cette base en place, les questions ponctuelles trouveront des réponses via des reportings Ad hoc.
N’hésitez pas à partager vos idées, vos indicateurs pour discuter et en évaluer la pertinence. Vos collaborateurs doivent aussi se sentir impliqués dans ce processus de création. Après tout, ils seront le reflet de leur travail quotidien.
KPI : partagez l’information !
Les indicateurs mis en place par vos collaborateurs et vous-même doivent être l’huile de votre moteur. Ils font partie inhérente du bon fonctionnement de votre équipe.
Créez une atmosphère d’apprentissage pour tous
Être capable de mesurer votre état d’avancement par rapport à vos objectifs permet de partager l’information et d’aligner tout le monde vers un même but. Ces objectifs permettent d’alimenter les conversations et de rendre les réunions plus actionnables. Vous avez des données et des résultats concrets à présenter.
Ces indicateurs sont également une manière d’évaluer la qualité du travail d’un collaborateur. C’est donc une bonne opportunité d’accompagner les équipes pour atteindre les prochains objectifs. À ce sujet, on ne vous rappelle pas combien la pédagogie et la façon de communiquer est importante : faites preuve d’empathie !
De l’autonomie vers plus de responsabilités
Vos collaborateurs ont besoin d’autonomie dans leur travail. Pour la plupart d’entre eux, ils n’ont pas besoin que vous soyez derrière eux à longueur de journée.
La mise en place d’indicateurs pertinents va dans ce sens : vous les responsabilisez. Ils se sentiront alors impliqués et auront à cœur de sortir les meilleurs résultats possibles.
Le plus est l’ennemi du bien
Petit point d’attention. Lorsque l’on manipule de nombreuses données, nous avons tendance à multiplier le nombre d’indicateurs à suivre. Le plus est l’ennemi du bien. Beaucoup de reportings sont surchargés de données, sans que l’on puisse comprendre facilement chacun des indicateurs présentés.
Construire un reporting, c’est se poser la question sur la pertinence du nombre de KPIs à présenter pour retenir l’attention de tout le monde.
Nous avons déjà abordé la question des reportings dans un précédent article : Comment choisir le bon graphique pour ses reportings ?
Il existe aujourd’hui une multitude d’outils de Business Intelligence vous permettant d’agréger simplement la donnée pour la rendre lisible et compréhensible rapidement.
Gardez à l’esprit que ces KPI ne sont qu’un moyen de comprendre ce qui fonctionne ou non et de prendre les bonnes décisions rapidement. Prenez le temps de les exploiter, de les comprendre et d’en tirer les leçons pour votre stratégie.
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