09.10.2018

Un tableau de bord pour la gestion de votre flotte automobile

Les grands groupes sont souvent amenés à gérer un parc automobile de grande taille. Cela demande beaucoup de temps et des compétences multiples. Le fleet management leur permet d’améliorer la gestion de leur flotte. Nous vous expliquons ici  comment optimiser et simplifier la gestion de votre flotte automobile dans un tableau de bord.

fleet management

Définition : le fleet management

 

Le fleet management désigne la gestion de la flotte de véhicules loués ou achetés par une entreprise. Ces véhicules sont utilisés par ses collaborateurs au quotidien.

 

La gestion de ces parcs automobiles est souvent confiée à un fleet manager. Son rôle est multiple, il doit gérer le confort et la sécurité de l’utilisateur final tout en respectant les exigences et le budget de l’entreprise. Le but étant le plus souvent pour l’entreprise de réduire les coûts que représentent ces flottes automobiles.

 

Il faut prendre en compte des facteurs comme la maintenance, le carburant, l’utilisation des véhicules (privée ou non), le choix des véhicules, le suivi des conducteurs etc.

 

Le fleet manager doit donc rassembler un grand nombre de données et être polyvalent. Il va régulièrement produire des rapports à l’entreprise concernée afin qu’elle ait une visibilité sur sa flotte automobile. D’où la nécessité d’avoir des tableaux de bords adaptés à ses besoins.

 

 

Les enjeux du fleet management

 

Les grands groupes cherchent le plus possible à externaliser et à automatiser la gestion de leur flotte automobile. Une des solutions est de passer par un fleet manager, qui sera le lien entre l’entreprise et les autres acteurs concernés (fournisseurs, prestataires…).

 

Il existe cependant d’autres solutions plus simples que de déléguer ces tâches à un fleet manager.

 

L’atout de la gestion de la flotte automobile est de s’affranchir des contraintes administratives et comptables liées à son utilisation. C’est le point de rencontre entre les fournisseurs, les utilisateurs et l’entreprise.

 

Le reporting est la solution la plus adaptée pour centraliser toutes les données nécessaires à la simplification et l’optimisation de la gestion de ces flottes automobiles.

 

Les données à rassembler pour la gestion des flottes automobiles sont nombreuses. Il faut en effet avoir :

 

  • la géolocalisation des véhicules
  • un diagnostic technique
  • une exploitation des informations par des applications métiers
  • une gestion des conducteurs
  • la sécurité concernant véhicules et conducteurs

 

 

Exemple d’un tableau de bord pour le fleet management

 

La page d’accueil permet d’avoir une vision synthétique de l’activité de votre flotte, avec le nombre de voyages, la distance parcourue et le pourcentage d’utilisation sur le total des véhicules disponibles.

gestion flotte automobile

 

On aura aussi un classement des véhicules ayant parcouru le plus de kilomètres et ayant consommé le plus de carburant ainsi qu’un état des lieux des maintenances.

 

gestion flotte automobile

 

L’application présente quatre onglets : une synthèse, les voyages et indemnités des véhicules, les maintenances et l’éco-responsabilité.

 

gestion flotte automobile

 

Synthèse

 

Dans ce premier onglet on pourra voir les distances, les coûts, le taux d’usage, les véhicules et un écran qui rassemble plusieurs de ces critères.

 

Les véhicules sont divisés selon plusieurs indicateurs : quel corps de métier les utilise, la marque du véhicule, le modèle, la plaque d’immatriculation et la distance parcourue.

 

On voit tous les services afin d’en comparer les utilisations, mais il est possible en bas à droite de ne voir les informations concernant que l’un d’entre eux.  On a une visibilité à long et court terme sur l’utilisation des véhicules de la flotte automobile.

 

gestion flotte automobile

 

Review

 

Ici on croise plusieurs informations : la consommation totale des véhicules, le nombre de voyages et de kilomètres parcourus, encore une fois selon le service.

 

gestion flotte automobile

 

Voyages et Indemnités

 

L’onglet “Voyages et Indemnités” se divise en deux. Les indemnités permettront de voir précisément combien de kilomètres ont été parcourus par véhicule pour pouvoir calculer les indemnités les concernant.

 

gestion flotte automobile

 

Les voyages donneront une visibilité sur les différentes utilisations des véhicules : sur un total depuis le début de l’année, on voit à quel ratio l’utilisateur fait des voyages privés et des voyages professionnels.

gestion flotte automobile

 

Maintenance

 

L’onglet présentera les maintenances selon trois axes : celles qui n’ont pas été faites malgré le rappel, celles à prévoir et celles qui ont été prévues.

 

Le plus Toucan ! Un système de notification est intégrée à l’application. L’utilisateur comme l’entreprise sont prévenus qu’une maintenance est à faire !

 

Eco-responsabilité

 

Le dernier onglet donne la consommation estimée et la moyenne de consommation sur deux écrans. La consommation estimée permet de suivre sur le court et long terme la consommation par rapport à un objectif fixé. Le 4 mars, la consommation prévue était de 3,257 litres de carburant, mais elle a été de 3,022.

 

gestion flotte automobile

 

Dans la consommation moyenne,  on verra par service, quelle est la consommation moyenne de carburant  pour 100km et par voyage ainsi que la moyenne totale que ces informations croisées représentent.

gestion flotte automobile

 

A retenir

 

Les bénéfices sont clairs :

 

  • un budget maîtrisé
  • une prise de décision rapide
  • des données centralisées et accessibles à tous les acteurs de l’entreprise, même les néophytes
  • une gestion de la flotte automobile optimisée et simplifiée avec un suivi sur le court et long terme

 

Piloter ses flottes automobiles n’est plus synonyme de perte de temps. Les données sont accessibles partout, par tous, sur tous supports, même en hors ligne. Cela permet d’agir immédiatement pour tout type d’évènements.

 

 

 

 

 

 

 

Kilian Bazin, co-fondateur @Toucan Toco

 

A propos de Toucan Toco

 

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