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Comment la Société Générale optimise le reporting du comité de direction de sa DSI

La branche ITIM PRF de la Société Générale représente l’entité DSI du groupe. Dans le cadre du plan d’amélioration du suivi des projets informatiques, Dhahbi Brahim, Chief Operating Officer, est chargé d’améliorer le ratio coût/efficacité des reportings

La création d’un tableau de bord de pilotage de l’activité IT est née d’une volonté d’animer le comité de direction. Afin de maximiser l’efficacité des réunions et guider le comité de direction dans la prise de décisions. En effet, le pilotage d’activité du comité directionnel représente un tiers de leur temps.

 

Le support Powerpoint ne favorise pas la prise de décision

Le CoDir utilise le Powerpoint comme support en réunion. C’est un document très chronophage à produire.


Tous les mois, entre 30 et 40 slides doivent être créés. Le ratio effort et coût n’est pas aligné avec l’utilisation de ces rapports mensuels.

Powerpoint ne permet pas de faire ressortir, immédiatement, les informations pertinentes. Un support qui manque de pertinence avec le cadre des réunions, où les membres du CoDir préfèrent traiter des sujets et s’appuyer sur la donnée plutôt que de dépendre du plan linéaire que propose le fichier Powerpoint.


“La production prenait 3 jours homme. Grâce à Toucan Toco, nous sommes passés à la moitié d’une journée pour produire un rapport, mettre à jour les données et les contextualiser.” témoigne le chef de projet Steven Quehan,  partenaire Gold One Point – Weave.

 

“Cette demi journée nous permet d’avoir le temps de travailler sur le message et la contextualisation des données, ce qui offre une lecture beaucoup plus rapide et simplifiée au comité de direction. “ explique Dhahbi Brahim.

 

Le retour sur investissement est immédiat: une réduction de 80% du temps de production du support et une meilleure appréhension des données par l’ensemble du comité de direction et de ses N-1.

 

 

Développer de nouveaux usages centrés sur la culture de la donnée

 

Suite à l’implémentation de la solution Toucan Toco, trois usages se distinguent :

 

 

  • L’app est visionnée par les membres décisionnaires avant chaque CoDir.

 

Une notification est envoyée à chaque membre, avant le codir avec les indicateurs du mois écoulé.

 

On y retrouve des indicateurs comme le suivi des activités des départements du mois passé, le suivi du staffing des équipes, les indicateurs des portefeuilles, le pilotage de la prévision d’activité.

 

L’app s’adapte aux différents besoins et niveau hiérarchique des utilisateurs afin de se focaliser sur les données les plus adaptés à leur métier.

 


“L’outil est facile de prise en main, très collaboratif et facilement appréhendable pour des non-experts de la data. Il permet de partager des informations, avec l’ensemble des membres, pour renforcer le pilotage des évolutions en lien avec les pôles IT” partage Steven Quehan.

 

 

2) Au jour le jour, l’app Toucan Toco permet de regarder de façon rapide chaque portefeuille.

“On voit immédiatement l’évolution des chiffres. Il n’est pas nécessaire de zoomer ou de scroller indéfiniment, comme c’était le cas dans le PPT, avant la mise en place de la solution “ déclare Dhahbi Brahim.


3) Faire du prédictif et mesurer la précision de l’activité à 3 mois glissants

 


“La solution est très user friendly” partage Dhahbi Brahim. “La dimension collaborative, avec les fonctionnalités commentaires et annotations, permet au codir de valider des actions immédiatement suite à la lecture des chiffres. “


Un projet paramétré de bout en bout par le partenaire  One Point – Weave

 

“Le rythme d’évolution du pilotage d’une entreprise sur la base de ses données doit être rapide. Il faut donc trouver des partenaires éditeurs avec des solutions qui répondent à des usages très concrets.” déclare Steven Quehan.

 

Le projet est réalisé en 4 mois.

 

La mise en place des KPI et la mise en accord de l’ensemble de prend à l’équipe 2 mois. Puis un POC est lancé pendant un mois pour éprouver la solution. Enfin l’app est mise en production, un mois plus tard.



“Ce qu’il faut noter c’est la démarche conseil. La méthode Toucan Toco challenge les indicateurs proposés. Les graphiques sont pensés par rapport aux usages des métiers, contrairement aux autres solutions que nous avons pu voir.” déclare Dhahbi Brahim.

 

Pourquoi les projets Toucan Toco ont ils des hauts taux de succès ?


Selon Steven Quehan qui a accompagné la Société Générale dans le projet, les facteurs clés de succès sont liés à :

 

  1. Une démarche agile – L’intégration de la conduite du changement ‘by design’ permet de se focaliser sur l’utilisation et les besoins de l’équipe. Tout en amorçant les évolutions futurs.
  2. Une démarche de conseil – La méthode Toucan Toco challenge les indicateurs qui sont proposés par le client afin de sélectionner ceux qui ont un réel impact sur le business.
  3. La réactivité des équipes de Toucan Toco et la dimension user friendly de la solution.

 

Quels sont les résultats ?

 


L’app a permis de gagner en rentabilité via un meilleur pilotage des équipes. L’outil plaît au CoDir qui regarde les chiffres de près et apprécie l’outil.

“Le produit plait, c’est devenu un vrai rituel de se connecter avant le CoDir” partage Steven Quehan.

 

De manière générale, l’outil permet d’animer différemment les comités de direction et de réduire l’effort des collaborateurs.

Un dashboard de datavisualisation a aidé cette équipe à prendre en main ses données, pour mieux appréhender les besoins et les évolutions de ses équipes, afin de consacrer plus de temps sur la prise de décision et à la collaboration, qu’à la conception de supports.

 

 

 

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