Le saviez-vous ? Le coût des salariés est une des premières sources de dépense pour les entreprises, pouvant parfois représenter jusqu’à 80 % de la totalité des frais !
On n'est donc pas surpris si on nous dit qu’il est primordial d’avoir une vision claire et détaillée du budget alloué aux employés. D’ailleurs, la plupart des managers qui cherchent à réduire les dépenses au maximum, vont tenter d’économiser de ce côté-là. Mais, halte-là ! Réduire la masse salariale ne signifie pas forcément baisser les salaires. On veut que notre entreprise reste attractive, non ?
Heureusement, il existe des milliers d’autres façons d’économiser de l’argent et du temps, sans faire fuir les employés à toute allure. Mais pour ça, encore faut-il que les managers soient au courant de ce qu’il se passe du côté RH…
C’est là que le reporting entre en jeu ! Face à de tels dilemmes, le département RH est là pour les aider dans leurs décisions, et fournir un reporting détaillé de la situation sociale de l’entreprise. Mais attention, envoyer un reporting RH, ça ne veut pas dire envoyer une centaine de tableaux Excel et laisser les dirigeants se débrouiller pour trouver l’information qu’ils cherchent. À ce rythme-là, ils auront plus vite fait de licencier à tour de bras sans même y jeter un coup d'œil.
En effet, il ne faut pas confondre le reporting RH avec des tableaux de bord RH !
Le tableau de bord est un outil opérationnel destiné au pilotage qui rassemble un nombre important d’éléments, et sera donc difficilement compréhensible par les membres extérieurs au département. Le but du reporting est de porter un message : il doit rationaliser votre discours et communiquer les informations essentielles aux autres personnes de l'entreprise.
Mais alors, quelles informations choisir parmi toutes vos données ?
Communiquez enfin clairement sur vos enjeux RH grâce à ces 4 KPI
Pour vous donner quelques pistes pour savoir à quoi ressemble un bon reporting, voici quelques exemples de KPI essentiels à intégrer :
- La parité : c’est un indicateur très intéressant pour rendre votre société attractive. En effet, agir pour la parité permet de diversifier les styles de management, et de gagner en efficacité et en innovation. Elle permet aussi, entre autres, d’améliorer son image de marque. C’est donc un fort levier de performance à ne pas perdre de vue !
Parité = Nombre de femmes dans l'entreprise / Nombre total d'effectif
💡 Pour aller plus loin, on peut même calculer le pourcentage de femmes dans un niveau de poste équivalent !
- Le taux de turnover : Le turnover est un terme qui nous vient de nos amis d’outre-Manche et désigne le renouvellement du personnel dans une structure. Analysez bien ce paramètre, car son augmentation peut provenir de multiples causes. En effet, pouvant traduire un mal être dans l'entreprise, une hausse de turnover est un signal clé pour détecter toute sorte de problématique (managériale, salaire trop faible sur un poste, problème sur la qualité du recrutement et j’en passe). Restez vigilant !
Turnover = [(Nombre de départs sur l'année en cours + le nombre d’arrivée) /2] / Effectif au 1er janvier de l'année en cours.
- Le taux d’absentéisme : si jamais vous observez une augmentation de ce côté-là, on vous conseille d’en trouver les raisons ! Vous ne voudriez pas vous retrouver sans salariés du jour au lendemain. Un taux d’absentéisme élevé peut aussi bien venir des salariés (pensez à les accompagner lorsqu’ils traversent une période difficile !), que de l'entreprise (dans ce cas, il faut probablement revoir les méthodes de management).
Absentéisme = Nombres d’heures d’absence sur la période / Nombre d’heures de travail théorique sur la période
- La moyenne d’âge : Il est important de garder un œil sur la moyenne d’âge de votre entreprise. En effet, si le nombre de salariés âgés augmente alors que celui des jeunes baisse, l'expérience acquise partira en retraite avant même d’avoir pu être transmise à la jeune génération. Vous perdrez alors en compétence et devrez dépenser plus d’argent (en plus de perdre du temps !), dans la formation des futurs arrivants.
Moyenne d'Âge = Âge * Nombre de personnes de cet âge / Nombre total d'effectifs
Bon, maintenant que vous avez intégré tous ces jolis KPI à votre reporting, vous n’allez pas garder ces informations pour vous ! Il ne vous reste plus qu'à les transmettre et à les faire comprendre. Et pour ça rien de mieux que leur ajouter un peu de narrati :, voyons quelques méthodes de data storytelling pour enfin arrêter de partager des Excel que personne ne veut lire.
Donnez envie de lire votre reporting !
Dans la plupart des cas, le décisionnel RH permet d'exploiter la donnée uniquement au siège. Ensuite, les informations descendent au niveau du terrain sous forme de centaines de tableaux Excel. Donc, à chaque fois qu'une entité a besoin d'une information spécifique, quelle que soit sa complexité, elle doit solliciter la DRH. Pas très optimal n’est-ce pas ?
Pour donner du sens au reporting et maximiser son adoption par les métiers, une seule solution : donnez de l’autonomie aux différents managers de vos équipes et permettez-leur de s'approprier la data RH.
- Facilitez la communication : Toucan offre la possibilité de partager rapidement des stories directement dans Teams ou Slack. En quelques clics, vous avez la possibilité de créer un reporting et de l'envoyer dans toutes les channels concernées.
- Facilitez l’utilisation : avec les Embedded analytics, il est possible d’intégrer le reporting dans des outils avec lesquels les équipes travaillent déjà. Donc pas besoin d’apprendre à utiliser une nouvelle plateforme. Traduction : ceux à qui vous envoyez le reporting pourront l’ouvrir sans se casser la tête et enfin lire les informations que vous leur envoyez !
Transmettre un message clair, c'est transmettre un message simple
Ce dont vous avez besoin pour que votre reporting soit bien clair et véhicule le message souhaité, c’est de simplifier la forme. Et pour ça, il existe une règle très simple : un graphe pour une seule idée. Voici quelques exemples :
L’absentéisme :
Ici, deux idées principales : le taux d’absentéisme (graphe du haut) et les causes de l’absentéisme (graphe du bas).
Si vous voulez un exemple concret de son utilisation : lisez cet article.
Les besoins de recrutement :
Simple et efficace, le bubble chart vous permet de comprendre en un clin d’œil quels départements ont besoin de recruter, et s'ils en ont la possibilité.
La parité et la moyenne d’âge :
Pour chaque tranche d'âge, visualisez immédiatement le nombre et la parité des employés dans le département choisi.
Évolution du package du salarié :
En affichant le détail des opérations qui constituent la masse salariale, les managers pourront améliorer leur prise de décision sur les prochaines mesures à adopter et permettre aux équipes de reprendre le contrôle de leur projet salarial.
Le reporting RH pour établir le Bilan Social
Le bilan social est un document qui regroupe l'ensemble des données chiffrées permettant d'avoir une vision globale de la santé sociale d'une entreprise sur une période de 3 ans.
On y retrouve : l'emploi, les rémunérations, les conditions d'hygiène et de sécurité, les conditions de travail, la formation, les relations professionnelles et les autres conditions de vie relevant de l'entreprise.
Il devient donc facile de compiler ses informations pour produire un bilan social avec des reportings RH de qualités émis tout au long de l’année. À partir de données concrètes et chiffrées, vous aurez à disposition un véritable instrument d’analyse pour les conditions sociales des salariés au sein de leur entreprise.
Toucan vous permet de générer facilement des rapports instantanés et détaillés en quelques clics. De la planification des effectifs au suivi des demandes de congés, le reporting RH vous offre la confiance nécessaire pour aller de l'avant en donnant des éléments pour conforter vos décisions. Lorsque vous êtes en mesure d'analyser les données RH au lieu de simplement les compiler, vous pouvez être proactif au lieu d'être réactif et faire de votre département RH la ressource stratégique qu'il est censé être.
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