16.07.2019

Rapportage: hoe kiest u de juiste grafiek voor uw gegevens?

Allereerst een kleine definitie van rapportage. De term “Rapportage” verwijst naar een familie van Business Intelligence tools die ontworpen zijn om de productie, publicatie en distributie van activiteitenrapporten in een vooraf bepaald formaat te verzekeren.

 

In de loop der tijd hebben grote groepen evenveel gegevens verzameld als er doden zijn in de films van Q. Tarantino. Een berg, bij wijze van spreken. Dit is te wijten aan de erfenis van de laatste tien jaar van investeringen in gegevensverzameling: De Big Data Rush.

 

De uitdaging van vandaag is om deze beschikbare gegevens te kunnen gebruiken. We weten echter niet hoe we er informatie uit te halen of uitvoerbaar te maken.

 

Kortom, in de meeste organisaties wordt er niet of nauwelijks melding gemaakt. De reden hiervoor is dat business intelligence tools tot nu toe alleen gericht waren op gebruikers die deskundig zijn op het gebied van gegevensverwerking. Bovendien zijn er weinig opleidingen over onderwerpen op het gebied van datarestitutie. Operationeel personeel staat er vaak alleen voor.

 

Hier komt dit artikel over datavisualisatie tot zijn recht. Als u weet hoe u informatie goed kunt vertegenwoordigen, geeft u uw team de kans om complexe onderwerpen in één oogopslag te begrijpen. Of het nu gaat om performance management, communicatie- of presentatiedoeleinden. Deze aanpak maakt het mogelijk om de toegang tot gegevens voor alle leden van een organisatie te democratiseren. Deskundigen, besluitvormers, operationele of andere managers van kopieerapparaten.

 

Welk instrument u ook gebruikt om uw gegevens weer te geven, wij willen onze ervaring en expertise op dit gebied met u delen. In dit artikel zullen we de volgende twee vragen beantwoorden:

 

Wat is een goede rapportage?

 

Wat zijn de beste graphics om uw gegevens weer te geven?

 

HOE KAN EEN RELEVANTE RAPPORTAGE WORDEN OPGEBOUWD?

Het kiezen van het type grafiek om uw gegevens in het bedrijfsleven weer te geven is geen doordrenkte wetenschap, en vertrouw niet op Jammy Gourmand om u te helpen op dit gebied, zelfs de grootste wetenschappelijke bronnen hebben hun grenzen. 

 

Het kiezen van een slechte visualisatie kan leiden tot verwarring bij het publiek of een verkeerde interpretatie van gegevens.

 

Le reporting, c'est pas sorcier

Rapportage is geen raketwetenschap

 

Rapportage is geen raketwetenschap

 

Hier zijn 5 stappen die je in gedachten moet houden bij het bouwen van je graphics:

 

Stap 1: Prioriteit geven aan uw indicatoren

 

Uw verslaglegging moet duidelijk zijn wanneer het wordt gelezen. Uitputting is je eerste vijand. Maar al te vaak leidt het ontbreken van een definitie van behoeften ertoe dat we grafieken maken met alle gegevens die we tot onze beschikking hebben. Resultaat: onleesbare word cloud en een even irrelevante berichtgeving als een toespraak van Franck Ribéry op een persconferentie.

 

De lezer zal dus verloren gaan aan deze overdreven ingewikkelde graphics, en zal worden gedwongen om een van de informatie te maken om te onthouden. Dus je weet niet zeker of je de juiste boodschap overbrengt.

 

Definieer uw publiek, haar behoeftes en selecteer de belangrijkste indicatoren. Zodra de context is gedefinieerd, blijf dan trouw aan deze! Andere ideeën die buiten dit kader vallen, moeten bijvoorbeeld in een nieuwe rapportage aan de orde komen.

 

Stap 2: Schematische weergave en testen van uw grafieken

In deze tweede stap, investeer uw inspanningen niet in het renderen. Maak papieren diagrammen met de echte indicatoren. Praat met uw publiek en definieer samen met hen de verbeteringen die moeten worden aangebracht en het nut van de graphics die u aan het bouwen bent.

 

Herhaal verschillende keren tot je verslaglegging relevant is. Houd er rekening mee dat voor het maken van een goed dashboard één regel voorrang heeft: een grafiek = een boodschap.

 

Stap 3: Integreer uw gegevens

 

Dit is het moment om de datavolumes die voortvloeien uit de grafieken en berichten die u hebt gedefinieerd, te integreren. U kunt verrassingen of vragen hebben over de weergave. Hervat uw feedbackproces met uw medewerkers.

 

Stap 4: een verhaal vertellen

 

Onthoud, een grafiek = een boodschap. De visualisatie van de gegevens mag niet stoppen bij bochten en balken. Wat data storytelling wordt genoemd, is de mogelijkheid om met de gegevens een verhaal te vertellen om het begrijpen ervan te vereenvoudigen.

 

Dit vereist een grondige contextualisering: commentaar, een legende, aangepaste kleuren, een verklarende woordenlijst…
Bied uw gesprekspartners alle gelegenheid om de informatie die u wilt delen volledig te begrijpen. Begrepen?

 

Stap 5: Een goede rapportage is bruibaar

 

Of het nu gaat om het beheer van commerciële prestaties of financiële communicatie, de presentatie van de prestatie-indicatoren van uw afdeling moet leiden tot actie.

 

Stel je voor dat de verkoopafdeling haar doelstellingen niet heeft bereikt. Hoe kunnen we ze helpen? Wat waren de optredens op n-1? Is het een probleem van seizoensgebondenheid of ondermaats presteren als gevolg van de afwezigheid van een van de verkopers? Verwijs naar de gegevens en geef ze actiepunten.

 

RAPPORTAGE: USE CASES

1. Hoe kan een relatie tussen verschillende gegevens worden aangetoond?

Bubbeltabel

 

Doel: Maakt het mogelijk om indicatoren te koppelen om correlaties te illustreren. Perfect voor het vergelijken van complexe samenstellingen.

 

Toepassing: Bubble charts worden over het algemeen gebruikt om de relaties tussen labels en categorieën te vergelijken en weer te geven, met behulp van positionering en verhoudingen. De bubble chart kan worden gebruikt om modellen/correlaties te analyseren.

 

Te veel bubbels kunnen de grafiek moeilijk leesbaar maken. Deze grafiek heeft daarom een beperkte datavolumecapaciteit. Dit kan worden overwonnen door interactiviteit: door op bubbels te klikken komt er verborgen informatie naar boven, om dieper op de details in te gaan.

 

Voorbeeld: hier is een Bubble Chart van de relaties tussen de verschillende clans van Game Of Thrones. Door op de bubbels te klikken, konden we precieze informatie vinden over de acties van de verschillende hoofdrolspelers van de families en hun impact op hun onderlinge relaties. De data, namelijk data, komt eraan.

 

Game of graphs

Spel van grafieken

 

Krachtgerichte grafiek

 

Doel: Deze grafiek is ideaal voor het analyseren van netwerken of koppelingen tussen verschillende entiteiten.

 

Toepassing: Deze grafiek is vaak complex in te stellen, maar is uniek. Het stelt u in staat om verbanden tussen de kanalen te identificeren, in termen van volume of flow, en maakt het mogelijk om twee op één vergelijkingen te maken.

 

 

 

Staaf- en lijngrafiek

 

Doelstelling: Laat toe om een volume en een variatie te correleren.

 

Toepassing: De superpositie van een staaf- en een lijngrafiek is ideaal om een volume en een variatie te correleren.

 

De grafiek toont trends of vooruitgang in de tijd en kan worden gebruikt om verschillende categorieën gegevens weer te geven. U kunt het gebruiken om een continue dataset bloot te leggen.

 

Deze grafiek is relevant zodra u twee metrieken wilt tonen die zeer verschillende waardeschalen hebben: 3% en 3 000 k€. Zo kunt u bijvoorbeeld met deze grafische combo uw energieverbruik in de loop der tijd evalueren, terwijl u de evolutie ervan evalueert.

 

 

Scorekaart

 

Doel: Deze grafiek biedt de mogelijkheid om tientallen indicatoren te illustreren die geen (of weinig) directe verbanden hebben tussen deze indicatoren.

 

Aanvraag: De theorie is dat deze grafiek als laatste redmiddel wordt gebruikt. Voor dataviz-puristen is het een dataviz-puristen, een datavisualisatie die geen echte waarde biedt in termen van lezen.

Gebruik deze grafiek om gegevens van verschillende waarden en eenheden weer te geven.

 

Het bekendste voorbeeld van een Scorecard Graph? De wekelijkse ranglijst van de competitie 1, een scorekaart met een label dat overeenkomt met elk team, en verschillende KPI’s die overeenkomen met de behaalde punten, gewonnen wedstrijden, gescoorde doelpunten, enz.

 

Ligue 1 Score Card

Een Score Card die duidelijk niet meer relevant is (Toulouse voor Lyon? Gelooft u dat?)

 

(Hier kunt u nu op uw voetbalavonden “schitteren” door naïef te vragen: “Wat is de scorekaart na de 5e speeldag?” terwijl u van uw warme biertje nipt. Graag gedaan.)

 

2. Hoe uw gegevens vergelijken?

 

Grafiek

 

barchart | Toucan Toco | dashboard
Doelstelling: Klassieke volume- of stroomvergelijking. De dimensie kan ook tijdelijk zijn.

 

Toepassing: Gebruik meerdere indicatoren in dezelfde groep om uw gegevens te vergelijken. Houd het eenvoudig, vergelijk niet meer dan 3 indicatoren tegelijk.

 

Link naar het interactieve voorbeeld van een staafdiagram

 

De link spreekt voor zich, de statistieken zijn schrijnend……

 

Horizontale Grafiek

 

Horizontal barchart | Toucan Toco | tableau de bord

Doel: Deze datavisualisatie stelt u in staat om entiteiten met elkaar te vergelijken, zoals de prestaties van een bedrijf ten opzichte van zijn concurrent.

 

Toepassing: Een horizontaal histogram kan worden gebruikt wanneer er meer dan 10 labels zijn om te vergelijken. Dit type visualisatie kan tot 3 verschillende soorten gegevens vergelijken.

 

Voorbeeld van een zeer veelzeggende horizontale grafiek

 

Gemiddeld midden in het klassement

 

centered average leaderboard | Toucan Toco | visualisation de données

 

 
Doelstelling: Ideaal voor het vergelijken van volume-indicatoren of stromen per entiteit op basis van een gemiddelde.

 

Toepassing: Gebruik het referentiemiddel om prestatiegegevens weer te geven. Vergelijk de prestaties van verschillende entiteiten of personen met een doelstelling.

 

Dit type grafiek wordt vaak gebruikt om een verdeling te bestuderen (gender/leeftijd/sociaal-professionele categorie).

 

Onze braadpan illustreert dit goed in dit voorbeeld

 

Helling

 

Slopegraph | Toucan Toco | dataviz

 

Doelstelling: Toont de trend van een variatie tussen een datum t en t+1 per entiteit.

 

Toepassing: Analyseer de evolutie tussen twee situaties. Hoe meer uw balken met elkaar verweven zijn, hoe meer de startpositie is verstoord.

 

Dit type visualisatie wordt gebruikt voor het traceren van verschillende gegevens. Deze grafiek is ideaal voor het vergelijken van veel variabelen en het zien van de relaties tussen deze variabelen. Bijvoorbeeld, als je de prestaties van een reeks producten over twee jaar moet vergelijken.

 

Link naar het interactieve voorbeeld Goeie Cocotte van de Toekan Cocotte

 

In ons voorbeeld bestuderen we de evolutie van het percentage vrouwen dat meer dan 4 jaar lang videospelletjes speelt. Een twijfelachtige statistiek als je snoep en boze vogels als videogames beschouwt. Goede oude tijd is voorbij, mijn vrienden, goede oude tijd is voorbij……

 

 

La nouvelle "définition" du "jeu vidéo"

De nieuwe “definitie” van “videogame”

 

 

 

Kogeldiagram

 

Bulletchart | Toucan Toco | reporting
Doelstelling: De bullet chart is de grafiek die een vergelijking maakt met de doelstellingen.

 

Toepassing: Gebruik de gele balk voor de lens en de horizontale balk voor de huidige prestaties.

 

Interactieve link naar het voorbeeld

 

Deze grafiek toont de voortgang van de indicator in de richting van een doel. Het stelt u in staat om deze maatregel te vergelijken met een andere, en biedt een context in de vorm van tarieven of prestaties.

Zeer relevant bij het definiëren van doelstellingen in een verkoop/marketingteam. Of voor persoonlijke doelstellingen zoals het aantal tondeldata verzameld over een maand VS het verwachte aantal. Oh ja, we zijn er naartoe gegaan.

 

Heatmap

 

Heatmap | Toucan Toco | Tableau de bord

Doelstelling: Het verkrijgen van een overzicht van de combinatie van verschillende indicatoren en entiteiten. Ideaal voor kruiscontrole van kruisgegevens.

 

Toepassing: Een Heatmap visualiseert de gegevens door middel van kleurvariaties. De grafiek is nuttig voor kruisverwijzingen tussen verschillende gegevens, door variabelen in rijen en kolommen te plaatsen en kleurcellen in de tabel te plaatsen.

 

Warmte modellen zijn goed in het tonen van de variatie tussen meerdere variabelen. Een heatmap toont alle modellen, waarbij wordt aangegeven of variabelen vergelijkbaar zijn met elkaar en of er correlaties bestaan tussen deze variabelen.

 

Interactieve link naar het voorbeeld

 

Cartografie

 

Doel: Indicatoren geografisch visualiseren.

 

Toepassing: Perfect voor het weergeven van geolokalisatiegegevens in combinatie met prestatiegegevens.

 

Door het in kaart brengen kunt u verdeelde geografische gebieden, gekleurde regio’s of plannen voor winkelcentra weergeven, in relatie tot een datavariabele. Hiermee kunt u waarden over een geografisch gebied bekijken en variaties of trends weergeven.

 

Voorbeeld met een mapping van de favoriete artiesten van onze Amerikaanse vrienden per staat. Ondanks de dominantie van MC’s Jay-Z en Drake, is de aanwezigheid van onze Daft Punk Fransozen, cocorrho, op te merken.

 

Daft Punk au top à l'ouest des USA, COCORICO

Daft Punk au top à l’ouest des USA, COCORICO

 

 

 

3. HOE KAN IK DE TIJDGEGEVENS LATEN ZIEN?

Lijnkaart

 

 

linechart | Toucan Toco | reporting

 

Doel: Deze visualisatie wordt voornamelijk gebruikt voor temporele gegevens.

 

Toepassing: Lijngrafieken worden gebruikt om een kwantitatieve waarde weer te geven over een continue interval of duur.
Deze grafiek wordt het meest gebruikt om trends en relaties weer te geven. Lijngrafieken helpen ook om een overzicht te geven van een bepaald interval, om te zien hoe het zich in die periode heeft ontwikkeld.

Beperk u tot 3 regels om het gemakkelijk leesbaar te houden.

 

Een treffend voorbeeld is de evolutie van de aanwezigheid van vrouwen in de verschillende beroepen. We merken op dat de enige branche die sinds 1983 voortdurend in verval is geraakt, de IT is.

 

“01000111 01101001 01110010 01101101100100 00100000 0111000000 01101111 01110111 01100101 01110010″ (zelf te ontcijferen).

Tijdlijn

 

Timeline | Toucan Toco | Data storytelling
Doel: Te gebruiken bij de weergave van belangrijke gebeurtenissen of feiten voor een organisatie of individu.

 

Toepassing: Grafische weergave van de biografie van een individu of de geschiedenis van een organisatie. Selecteer de belangrijkste gegevens om de visualisatie duidelijk en eenvoudig te houden.

 

Twee woorden: Girl Power.

Gestapelde grafiek

Stacked barchart | Toucan Toco | exemple de graphique
Doelstelling: Het totale volume van een entiteit onderverdelen in verschillende categorieën.

 

Toepassing: Deze grafiek wordt gebruikt om de categorieën van een entiteit met elkaar te vergelijken. Het maakt het gemakkelijk om de sterke en zwakke punten van elke deelverzameling en hun impact op de activiteit van bijvoorbeeld een afdeling op te merken.

 

Link van de ex…. oh en dan weet je hoe het nu werkt….

 

Waterval

 

Waterfall | Toucan Toco | exemples de visualisation de données

Doel: Door de zwevende stenen wordt de waterval ook wel de Mario-kaart genoemd. De waterval is ideaal om de stroming te illustreren.

 

 

Letse go !

Letse go !

 

Toepassing: Erger nog, de waterval maakt het mogelijk om de accumulatie van positieve en negatieve waarden over een bepaalde periode te begrijpen.

 

Een trapsgewijze grafiek kan worden gebruikt om te laten zien hoe een beginwaarde wordt beïnvloed door tussenliggende waarden, positief of negatief, en resulteert in een eindwaarde.

 

Het kan de samenstelling van een resultaat onthullen. Het geeft bijvoorbeeld een beter inzicht in de impact van verschillende winkels op de totale omzet van een bedrijf in de retailsector.

 

Boomkaart

 

Treemap | Toucan Toco | graphiques animés
Doel: Complexe hiërarchieën of structuren zichtbaar maken.

 

Toepassing: De Treemap is een manier om een grote map met gegevens en variabelen te visualiseren, zonder dat het te veel ruimte op het scherm in beslag neemt.

 

De boomkaart is een compactere en efficiëntere optie voor het weergeven van hiërarchieën en geeft een snel overzicht van een structuur. Het is ook een relevant vergelijkingsinstrument tussen verschillende entiteiten.

 

fitcaretni euqihparg ud neiL

 

 

Letterlijkheden

 

 

 

Doel: uw prestaties voor de klant letterlijk illustreren en gegevens in tekstformaat verkennen.

 

Toepassing: Presenteert opmerkingen per categorie, evenals een grafische weergave van hun verdeling.

 

DATA STORYTELLING: VERTEL EEN VERHAAL MET UW RAPPORTERING

1. Contextualiseren

Goede rapportage is niets zonder context. Voeg commentaren, bronnen, eenheden, legendes, woordenlijsten toe….

 

2. Verrijk uw inhoud

Een beeld is duizend woorden waard. Het is met deze logica dat u uw dashboards kunt verrijken met video-inhoud of beelden. Zo kunt u de informatie die u met uw publiek of team deelt, begeleiden en contextualiseren.

 

Geef toe dat je zonder de Mario-illustratie de waterval nooit zou hebben begrepen, geef het toe.

 

3. Waardering van belangrijke informatie

Succesvolle datavisualisatie accentueert de essentiële elementen die benadrukt moeten worden. Het vertelt een verhaal en begeleidt de overdracht van informatie door elementen van kleur en context. Het waarderen van belangrijke informatie gaat over het werkbaar en operationeel maken van deze informatie.

 

Zoals u begrepen zult hebben, betekent het opbouwen van een goede rapportage niet dat u probeert om zoveel mogelijk technische informatie in een zo kort mogelijk formaat samen te vatten, maar eerder om deze informatie begrijpelijk te maken voor een zo groot mogelijk aantal mensen.

 

Selecteer de meest relevante informatie en stap in de huid van uw lezers.

 

Uw dashboard moet voor zichzelf spreken. Als je het zonder verdere uitleg naar je teams kunt sturen, is dat omdat je de oefening succesvol hebt afgerond!

 

 

 

Kilian Bazin, mede-oprichter en CEO van Toucan Toco.

 

Toucan Toco’s missie: om met behulp van pedagogie complexe ruwe data om te zetten in Dataviz en interactieve verhalen.
Video:

 

Onze gebruikers: De beroepen van de afdelingen Marketing, Productie, Financiën, Human Resources of Sales van grote organisaties.


Van 4 partners tot 80 medewerkers in 5 jaar tijd, hebben we het vertrouwen van meer dan 100 key account klanten voor 300 projecten, waaronder EDF, Total, Ubisoft, Renault, JCDecaux, Marques Avenue en BPCE.


De kleine apps van Toucan zijn mobiel, eenvoudig te gebruiken, eenvoudig in te stellen, geïntegreerd in bestaande informatiesystemen en gericht op operationele uitmuntendheid in HR, marketing, financiën, verkoop en algemeen management.