Tout d’abord, une petite définition s’impose : la méthode agile est un processus itératif et adaptatif où les équipes travaillent dans une série de cycles courts, incorporant le retour d’information rapide pour livrer des solutions adaptées aux besoins des clients.
Chez Toucan Toco, nous avons une forte culture du partage entre chaque métier. Cela nous a amené à appliquer cette méthode à l’ensemble de nos équipes. Désormais le département marketing, commercial et design sont agiles. Nous vous livrons nos résultats et nos enseignements.
Les développeurs ont créé une structure modulable qui s’adapte aux demandes continues des acteurs internes et externes. Elle permet de reprioriser les tâches tout en respectant une stratégie globale sur un produit.
Scrum, méthode agile, sprint, itérations sont devenus les mots symboliques de cette organisation très productive. Avec succès. That’s a bingo !
L’adaptabilité et le gain en transparence de cette organisation nous ont convaincus d’appliquer ces méthodes à l’ensemble de nos équipes.
Voici le fonctionnement de notre équipe de développement:
Méthode Agile VS Méthode Traditionnelle
Les développeurs de Toucan Toco fonctionnent en méthode agile.
Cette méthode est en opposition avec l’approche « traditionnelle », qui nécessite un cahier des charges détaillé et validé du besoin du client en entrée de réalisation. Celle-ci laisse peu de place au changement. La seule interaction avec le client durant le projet est lors de la phase de recettage, lorsque le projet est terminé. Cet effet tunnel peut être très néfaste et conflictuel. Les constats: un déphasage entre le besoin initial et l’application réalisée.
C’est en dialoguant avec les devs que les autres métiers de Toucan Toco ont basculé naturellement vers une méthode de management tech.
La méthode KANBAN pour les nuls
La cérémonie: chaque équipe se retrouve 2 heures en début de semaine afin de faire un point sur la semaine précédente. L’objectif est de partager sur les éléments qui ont bien marché la semaine précédente tout en faisant par des difficultés éprouvées. L’équipe définit ensuite ses tâches à venir et les hiérarchise en fonction de leur importance. Chaque tâche est découpée en plusieurs actions à réaliser pour la semaine, l’agrégat de ces tâches constitue le “sprint” de la semaine.
Afin que chacun puisse suivre l’évolution des projets, nous pratiquons la méthode Kanban. Elle consiste à découper un projet en plusieurs tâches. Nous en mesurons la difficulté et le temps de travail afin de l’adapter à la capacité de production de l’équipe.
Cette manière de planifier la semaine permet aux développeurs de choisir les tâches à accomplir dans la semaine de manière complètement autonome tout en respectant leur priorité. Le cycle de développement devient transparent et les missions sont plus claires pour l’équipe qui peut se focaliser sur les tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée au projet.
Afin de visualiser l’avancement de nos projets, nous utilisons Trello. L’outil permet à chacun de voir l’avancée des tâches. L’équipe déplace ses cartes de colonne en colonne, de ‘En cours’ à “terminé”.
Stand-up meeting
Le stand-up meeting est une petite version journalière de la cérémonie, de 10 minutes en début de journée. Le but est que chaque personne de l’équipe réponde à trois questions:
- Qu’est ce que j’ai fait hier ?
- Qu’est ce que je vais faire aujourd’hui ?
- Quels sont les points bloquants ?
L’objectif est de maintenir une transparence sur l’avancée de chacun et de résoudre les problèmes rapidement afin d’éviter l’enlisement.
Le point quotidien se fait debout : l’inconfort de cette position permet de rester bref et synthétique. Dans cette même logique, seul le porteur d’un “bâton de parole” peut parler. Cela peut être n’importe quel objet farfelu à portée de main, il permet de ne pas être interrompu et de finir rapidement son état des lieux, chez Toucan Toco c’est une baguette magique.
Fun fact : dans certaines équipes, tous les membres portent même un dictionnaire durant le standup, pour augmenter l’inconfort. Ce n’est pas le cas chez Toucan Toco, une de nos valeurs nous l’interdit : Be Well and Take Care. Mais comme nous sommes joueurs (et sportifs), nous nous sommes essayés au daily meeting en gainage, pour s’assurer qu’il dure moins longtemps. Effet garanti, 1 minute montre en main.
Le garde-fou
L’équipe des développeurs est souvent interrompue. Elle est détentrice d’un savoir unique et de l’avancée du produit. Cela suscite des demandes constantes, de la résolution d’un bug à une petite modification sur un support marketing.
L’équipe est souvent arrêtée dans ses réflexions et perd en productivité. Nous avons voulu canaliser ces interruptions quotidiennes et avons créé un poste de garde-fou qui protège l’équipe des développeurs. Ce rôle est incarné par un dev différent chaque semaine.
Ses missions sont de répondre aux questions des chefs de projets, de développer des automatisations pour les sales et le marketing et de passer en revue le code des autres développeurs. Le garde-fou gère toutes les urgences et offre une tranquillité d’esprit aux autres développeurs. C’est le seul développeur que l’on peut interrompre dans son travail.
Cette personne se repère à sa corne multicolore. Crédibilité Zéro mais au moins vous êtes sûrs de ne pas le rater 😉
Charles Miglietti – Garde-fou de la semaine
La suite de cet article est dédiée à nos applications dans le monde du marketing, du commercial et même du design.
Les adaptations nécessaires de la méthode agile
Marketing, forces commerciales et Design se sont appropriés la méthode agile de l’équipe de développement produit, avec quelques adaptations. On vous éclaire ici sur leur nature.
Organisation à la semaine: les sprints du Jeudi à mercredi
Au marketing et à la vente, nous avons mis en place une organisation à la semaine en commençant le jeudi. La raison est que les meilleurs jours pour appeler des prospects, envoyer des mailings et publier des articles sont les mardis et les mercredis. Nous avons trois jours pour produire et corriger notre travail puis 2 jours pour le publier et le distribuer. Nos cérémonies ont lieu le mercredi soir et nous débriefons de la même manière.
Méthode Kanban avec Trello
Cette méthode est idéale, elle offre une vision globale sur les tâches à réaliser, elle permet de les prioriser et de suivre l’avancement des objectifs fixés chaque semaine. La difficulté du marketing était d’évaluer la quantité de travail ainsi que la priorité de divers projets. Certaines tâches étaient toujours mises de côté et leur priorité sous-évaluée.
En faisant un travail régulier d’analyse sur notre capacité à produire, nous avons une meilleure idée de ce que nous pouvons réaliser chaque semaine et nous adressons tous les besoins de manière homogène sans dévaluer la priorité d’un projet.
Découper les tâches en tickets
La méthode Kanban est challengeante sur deux aspects. Le premier est de réussir à bien découper les projets en plusieurs tâches courtes et distinctes. Le second est d’évaluer le temps que prendra chaque tâche. Il faut avoir une approche scientifique et tester. Après plusieurs essais nous avons trouvé le bon ratio.
Par exemple nous avions une carte “Écrire et publier un article” qui nous prenait trop de temps. Nous avons décidé de la scinder en deux cartes. Désormais nous avons une tâche pour la phase d’écriture de l’article puis celle de la publication. Cette répartition équilibrée nous permet de mieux évaluer la production possible en une semaine et de prévoir les objectifs.
Éviter les interruptions
Les populations marketing et vente sont souvent l’objet d’interruptions et elles sont peu éduquées à leur impact. Un article soutient qu’à chaque interruption ou changement de contexte, nous perdrions entre 5 et 30 minutes de concentration.
Nous avons donc lancé un outil de chat collaboratif Slack, qui nous permet de dialoguer de manière différée pour ne plus subir les demandes de l’extérieur. Chacun peut donc répondre aux questions des autres sans être dérangé plusieurs fois par jour.
Faites l’exercice, combien de fois êtes-vous interrompus par jour ?
Cet outil nous permet de plus solliciter nos boîtes mails. La recherche démontre que l’employé moyen regarde ses mails 36 fois par heure. Afin d’augmenter notre productivité nous avions donc l’obligation de focaliser nos discussions sur un autre support.
Accorder du temps à l’imprévu : la fastlane
Il existe de nombreuses tâches imprévisibles dans les métiers de la vente et du marketing. Nous savons par expérience qu’une dizaine de tickets non prévus sont générés chaque semaine, sur la cinquantaine que nous sommes en mesure de traiter. Nous accordons donc du temps à l’imprévu et prévoyant moins de tickets en début de semaine sachant que 10 apparaitront en moyenne.
Résultat: la tranquilité d’esprit.
Ces méthodes de travail permettent de travailler sereinement. Nous avons une meilleure vision sur ce que nous pouvons produire et en combien de temps. Nous nous focalisons désormais sur ce qui apporte de la valeur ajoutée à notre entreprise.
Nous sommes férus de données et de reporting, nous avons donc réalisé notre propre étude de performance sur les 6 derniers mois, en voici les statistiques.
Marketing: 30 tickets par semaine le premier mois, 50 tickets le sixième mois.
Vente: 35 tickets par semaine le premier mois et 60 tickets par semaine le sixième mois.
La performance du marketing et de la vente a pratiquement doublé. Nous n’évoluons plus dans le chaos et avons une ligne directrice qui nous permet de nous concentrer sur une tâche à la fois tout en laissant de la place à l’imprévu. Plus de doute sur la hiérarchisation des priorités, plus de multitasking, c’est une révolution pour nous.
Side Effect : tout le monde est organisé de la même manière
L’homogénéisation des meilleures pratiques permet à l’ensemble des individus d’interagir facilement. Nous avons la même logique et pouvons travailler ensemble aisément sur des projets en commun.
Article écrit à partir de la carte Trello “Ecrire un article sur la méthode agile appliquée aux équipes Marketing, commerciales et design” par Kilian Bazin
A propos de Toucan Toco
La mission de Toucan Toco : faire acte de pédagogie pour transformer des données brutes complexes en des Dataviz et des histoires interactives.
Nos utilisateurs : Les métiers des directions Marketing, Production, Financières, Ressources Humaines ou Commerciales de grandes organisations
De 4 associés à 35 collaborateurs en 3 ans, nous avons la confiance de plus de 80 clients grands comptes, pour 150 projets, parmi lesquels EDF, Total, Ubisoft, Renault, JCDecaux, Marques Avenue ou BPCE.
Les Small Apps de Toucan sont mobiles, simples à utiliser, faciles à mettre en place, intégrées dans les SI existants et au service de l’excellence opérationnelle des métiers RH, Marketing, Financière, Commerciaux et Directions Générales.