26.07.2018

Reporting : come scegliere il grafico giusto per i propri dati

Ogni giorno al lavoro trattiamo delle informazioni. Dobbiamo essere in grado di comprendere dagli indicatori statistici sul traffico di un sito web agli indicatori di misurazione della performance in ambito commerciale, passando per la gestione degli impiegati. Ognuno di voi tenta di raccogliere le informazioni utili, ma è difficile scegliere il grafico adeguato: quello che vi permetterà di illustrare al meglio i vostri indicatori.

reporting

Prima di tutto, definiamo cos’è un Reporting. Il termine “Reporting” designa una famiglia di strumenti denominati di Business Intelligence destinati ad assicurare la realizzazione, la pubblicazione e la diffusione di rapporti di attività basandosi su un formato prestabilito.

 

Con il tempo i grandi gruppi hanno acquisito tanti dati quanti sono i morti nei film di Q. Tarantino. Una montagna, se così si può dire. E ciò è dovuto all’enorme investimento nella raccolta di dati degli ultimi dieci anni: la corsa verso il Big Data.

 

Oggi la grande sfida è di essere in grado di utilizzare questi dati messi a disposizione. Il problema è che non sappiamo ricavare informazioni né applicarle.

 

In breve, il reporting è inesistente o allo stato embrionale nella maggior parte delle organizzazioni. Questo perché, fino ad oggi, gli strumenti di Business Intelligence erano destinati solamente agli utilizzatori esperti di dati. L’utente finale deve spesso cavarsela da solo.

 

È qui che questo articolo sulla visualizzazione dei dati comincia ad avere senso. Saper rappresentare bene delle informazioni, implica saper offrire al proprio team la possibilità di capire dei soggetti complessi in un batter d’occhio. Questo approccio permette di democratizzare l’accesso ai dati a tutti i membri di un’organizzazione, che sia ai fini di monitoraggio delle perfomance, di comunicazione o di presentazione : agli esperti, ai decisori, agli utenti finali e ad  altri responsabili.

 

Non importa quale strumento utilizziate per rappresentare i vostri dati. Noi vogliamo condividere la nostra esperienza e le nostre competenze sul soggetto in questione.

 

In questo articoli risponderemo alle seguenti domande :

 

Cos’è un buon reporting ?

Quali sono i migliori grafici per rappresentare i vostri dati ?

 

 

COME COSTRUIRE UN REPORTING PERTINENTE ?

 

Scegliere il tipo di grafico da utilizzare per rappresentare i propri dati non è una scienza infusa. E non contate sull’aiuto di Jammy Gourmand, anche i pozzi di scienza hanno i loro limiti. Scegliere una scorretta visualizzazione può creare confusione tra il pubblico o condurre ad una cattiva interpretazione delle informazioni.

 

reporting graphique données

Il reporting, non ci vuole una scienza

 

Ecco 5 tappe che dovete tenere a mente al momento della realizzazione del grafico :

 

  1. Classificate i vostri indicatori

 

Il vostro reporting deve essere chiaro al momento della lettura. L’esaustività è il vostro peggior nemico. Troppo spesso non si conoscono i propri obiettivi e le proprie necessità, si finisce così con il mettere in gioco l’insieme delle informazioni che si hanno a disposizione. Risultato : una marea di punti incomprensibili e un reporting tanto pertinente quanto un intervento di Franck Ribery in conferenza stampa.

 

Di fronte a questi grafici troppo complicati, il lettore è completamente spaesato e si vede costretto a fare delle deduzioni basandosi sulle informazioni ricevute. Ci sono forti probabilità che non abbiate comunicato il messaggio giusto.

 

Stabilite a chi vi rivolgete, individuate i loro bisogni e selezionate gli indicatori più importanti. Una volta definito il perimetro entro il quale muovervi, non lasciatelo più! Tutte le idee che non rientrano in questo perimetro possono essere riportate in un nuovo reporting, per esempio.

 

  

2. Schematizzate e testate i vostri grafici

 

In questa seconda tappa non investite i vostri sforzi nel resoconto. Fate degli schemi su carta con i veri indicatori. Parlate con il vostro pubblico e definite insieme i miglioramenti e l’utilità dei grafici che state realizzando. Apportate tutte le modifiche necessarie, fin quando il vostro reporting non sarà pertinente. Tenete presente che per realizzare un dashboard la regola principale è la seguente: un grafico = un messaggio.

 

  

3. Integrate i dati

 

Una volta definiti i grafici e il messaggio da trasmettere, arriva l’ora di integrare le informazioni. Potete incontrare degli imprevisti o avere delle domande sulla relazione finale.

 

Fate un passo indietro e rivedete le varie tappe con i vostri collaboratori.

 

4. Raccontate una storia

 

Ricordatevi, un grafico = un messaggio. La visualizzazione dei dati non deve limitarsi a delle curve e delle linee. Al fine di facilitare la comprensione bisogna raccontare una storia in cui tutte le informazioni sono presenti: stiamo parlando del data storytelling.

 

La contestualizzazione diventa allora fondamentale : commenti, leggenda, colori adeguati, glossario…

Offrite tutte le occasioni possibili ai vostri interlocutori di comprendere al meglio le informazioni che volete trasmettere e condividere. Got it?

 

5. Un buon reporting è azionabile

 

Che sia per il monitoraggio della performance commerciale o della comunicazione finanziaria, la presentazione degli indicatori di performance del vostro reparto deve permettere di compiere delle azioni.

 

Immaginiamo ad esempio che il dipartimento commerciale non abbia raggiunto i suoi obiettivi. Come aiutarli ? Quali erano i rendimenti a n-1 ? È un problema legato alla stagione in corso o i risultati negativi sono causati dall’assenza di uno dei commerciali ? Incrociate i dati e attribuite loro degli obiettivi.

 

REPORTING : CASI D’USO

 

1. Come mostrare una relazione tra vari dati ?

 

Bubble chart

 

Obiettivo : Consente di mettere in relazione tre indicatori e visualizzare la correlazione tra i valori. Perfetto per comparare degli insiemi complessi.

 

Utilizzo :  I Bubble Chart di solito sono utilizzati per comparare e mostrare le relazioni tra i marchi e le categorie, attraverso l’utilizzo del posizionamento e delle proporzioni, ma possono essere utilizzati anche per analizzare degli schemi/correlazioni.

 

Troppe bolle rischiano di rendere il grafico difficile da leggere. Di conseguenza la capacità di dati rappresentati è piuttosto limitata, ma può essere compensata dall’interattività: cliccando sulle bolle si possono fare apparire delle informazioni nascoste che consentono di entrare un po’di  più nei dettagli.

 

Es: il bubble chart delle relazioni tra le diverse case di Game Of Thrones. Cliccando sulle bolle, potremmo scoprire delle informazioni precise sulle azioni realizzate dai vari protagonisti delle famiglie e il loro impatto sui rapporti tra esse. Data viz is comin’.

 

Game of graphs

 

Force directed graph

 

force directed graph

 

Obiettivo : È ideale per analizzare i rapporti e i legami tra diverse entità.

 

Esecuzione : Piuttosto complesso da realizzare, questo grafico è unico nel suo genere. Permette di identificare i legami che esistono tra diversi canali, in termini di volume e di flusso, e di realizzare la comparazione di coppie di valori.

 

Bar and line chart

 

 

Obiettivo : Permette di creare una correlazione tra volumi ed oscillazioni.

 

Esecuzione : La sovrapposizione di un bar chart e di un line chart è l’ideale per creare una correlazione tra volumi e oscillazioni.

 

Il grafico con curve rivela le tendenze e il progresso attraverso il tempo e può essere utilizzato per mostrare le diverse categorie di dati. È l’ideale per esporre un insieme di dati continui o per mostrare due metriche che hanno delle scale di valore molto differenti: 3% e 3000 k €. Ad esempio, potete utilizzare questa combinazione di grafici per valutare la vostra consumazione energetica nel tempo, il tutto stimando la sua evoluzione.

 

  

Scorecard

 

score card

 

Obiettivo : Questo grafico permette di illustrare decine di indicatori che non presentano nessuna, o quasi, relazione tra essi.

 

Esecuzione : La teoria vuole che questo grafico sia utilizzato come ultimo ricorso. Per i puristi del dataviz si tratta di una rappresentazione di dati che non apporta alcun valore aggiunto in termini di lettura.

 

Utilizzatelo per rappresentare dei dati di diversi valori e unità.

 

L’esempio più conosciuto di un grafico scorecard ? La classifica settimanale della Liga 1, un scorecard con un marchio corrispondente ad ogni squadra, e numerosi KPI corrispondenti ai punti ottenuti, le partite vinte, i gol segnati, ecc.

 

Una BSC che non è più d’attualità (il Tolosa sopra il Lione ? Ci credete veramente ?)

 

(Ecco, ora potrete “fare gli splendidi” durante le vostre serate di calcio domandando ingenuamente: “Qual è lo scorecard dopo la V giornata?” il tutto sorseggiando la vostra Peroni. Non c’è di che.)

 

2. Come comparare i propri dati ?

 

 

Barchart

 

 

Obiettivo : Comparazione classica dei volumi e dei movimenti. La dimensione può essere temporale.

 

Esecuzione :  Utilizzate vari indicatori in uno stesso gruppo al fine di comparare i vostri dati.  Non complicate le cose comparando più di 3 indicatori al tempo stesso.

 

Link per l’esempio del grafico a barre interattivo

 

Il link parla da solo, i risultati statistici sono palesi…

 

Horizontal Barchart

 

 

Obiettivo : Questa visualizzazione dei dati permette di comparare vari soggetti tra loro, come ad esempio il rendimento di un’azienda rispetto alla concorrenza.

 

Esecuzione : L’istogramma orizzontale può essere utilizzato quando ci sono più di 10 marchi da comparare e consente di mettere a confronto fino a 3 tipi di dati diversi.

 

Esempio di chart orizzontale molto significativo

 

 

Centered average leaderboard

 

 

Obiettivo :  Ideale per comparare il volume degli indicatori ed i movimenti dei vari soggetti basandosi su una media di riferimento.

 

Esecuzione : Utilizzate la media di riferimento al fine di rappresentare i dati di performance. Comparate il rendimento di diverse entità e individui rispetto ad un obiettivo.

 

Questo tipo di grafico spesso è utilizzato per studiare una ripartizione (genere/età/categoria socio-professionale).

 

La nostra Cocotte l’illustra bene in questo esempio

 

Slopegraph

 

 

Obiettivo : Mostra l’andamento di un’entità in un periodo determinato.

 

Esecuzione : Analizza l’evoluzione tra due situazioni. Più le barre sono intrecciate, maggiori sono stati i cambiamenti.

 

Questo tipo di visualizzazione è utilizzato per la localizzazione di vari dati. È il grafico ideale per mettere a confronto numerose variabili e vedere le relazioni tra esse. Ad esempio, se dovete comparere il rendimento di una serie di prodotti su due anni.

 

Link dell’esempio interattivo Toucan Cocotte

 

Nell’esempio fornito dalla nostra Cocca, si prende in esame l’evoluzione della percentuale delle donne che giocano ai videogiochi nell’arco di 4 anni. Una statistica discutibile visto che si considerano Candy Crush e Angry Birds come dei videogiochi. Good ol’ days are gone my friends, good ol’ days are gone…

 

La nuova « definizione» del « videogioco »

 

 

Bullet Chart

 

 

Obiettivo : Il Bullet Chart è perfetto per la comparazione dei risultati.

 

Esecuzione : Utilizzate la barra gialla per l’obiettivo e la barra orizzontale per le prestazioni in corso.

 

Link interattivo dell’esempio

 

Questo grafico rivela il progresso dell’indicatore rispetto all’obiettivo finale. Vi permette di comparare una misura ad un’altra e fornisce un contesto sotto forma di tasso o di prestazione. È molto pertinente nell’ambito della definizione di obiettivi in un team di vendite o di marketing, o per degli obiettivi personali come il numero di appuntamenti Tinder accumulati in un mese rispetto al numero stimato. Oh yes we went there.

 

Heatmap

 

 

Obiettivo : Ottenere una visione globale sulla combinazione di vari indicatori e soggetti. Ideale per incrociare dei dati trasversali.

 

Esecuzione : La Heatmap visualizza i dati grazie a delle variazioni di colorazione. Il grafico è utile per incrociare diverse informazioni piazzando le variabili nelle linee e le colonne e colorando le cellule.

 

Questo grafico è ottimo per mostrare la variazione tra diverse variabili, inoltre permette di rivelare tutti i modelli, mostrando se delle variabili sono simili tra loro e se esistono dei nessi tra esse.

 

  Link interattivo dell’esempio

 

 

Grafico a mappa

 

Obiettivo : Visualizzare degli indicatori geograficamente.

 

Esecuzione : Perfetto per rappresentare dei dati di geolocalizzazione combinati a dei dati di performance.

 

Il grafico a mappa permette di mostrare delle zone geografiche separate, delle regioni colorate o la planimetria dei centri commerciali, rispetto a delle variabili, permettendo così di visualizzare dei valori su una zona geografica, visualizzare gli andamenti e le variazioni.

 

Esempio con un grafico a mappa degli artisti preferiti dai nostri amici americani per stato. Malgrado La predominanza di Jay-Z e Drake, la presenza dei francesini Daft Punk è notevole, chicchirichi!

 

 

 

Daft Punk al top all’ovest degli USA, CHICCHIRICHI

 

3. COME MOSTRARE DEI DATI TEMPORALI ?

 

Linechart

 

 

Obiettivo :  Questa visualizzazione è utilizzata soprattutto per dei dati temporali.

 

Esecuzione : I line chart sono utilizzati per mostrare un valore quantitativo su un intervallo di tempo o una durata continua.

 

Questo grafico spesso è utilizzato per mostrare delle tendenze e delle relazioni ed aiuta a fornire una visione globale su un intervallo di tempo, indicando qual è stato lo sviluppo nel corso di un certo periodo.

 

Limitatevi a 3 linee per assicurare una lettura facile.

Un esempio lampante è l’evoluzione della presenza delle donne nei diversi mestieri. Osserviamo che il solo mestiere in calo costante dal 1983 è l’IT.

 

“01000111 01101001 01110010 01101100 00100000 01110000 01101111 01110111 01100101 01110010 (da decifrare da soli)

 

 

Timeline

 

 

Obiettivo : Da utilizzare nella rappresentazione di un evento o di un fatto saliente per un’organizzazione o un individuo.

 

Esecuzione : Rappresentate graficamente la biografia di un individuo o la storia di un’organizzazione. Selezionate i dati più importanti al fine di garantire una visualizzazione chiara e semplice.

 

Due parole : Girl Power.

 

 

Stacked Barchart

 

 

Obiettivo : Scomporre il volume totale di un soggetto in diverse categorie.

 

Esecuzione : Questo grafico è utilizzato per comparare tra esse le categorie di un soggetto. Permette ad esempio di sottolineare facilmente i punti forti e i punti deboli di ogni sottoinsieme e il loro impatto sull’attività di un reparto.

 

Link dell’ex… oh così adesso sapete come funziona

 

Waterfall

 

 

Obiettivo : Comunemente chiamato Mario Chart a causa dei mattoncini sospesi, il waterfall è ideale per illustrare il flusso dei dati.

 

Letse go !

 

Esecuzione : Seriamente, il grafico a cascata consente di identificare l’accumulo di valori positivi e negativi su un determinato periodo.

 

Può essere utilizzato per mostrare come un valore iniziale è influenzato da dei valori intermedi, positivi o negativi, che lo conducono ad un valore finale.

 

Può rivelare la composizione di un risultato. Ad esempio permette di comprendere meglio l’impatto di diversi negozi sulle entrate globali di un’azienda nella grande distribuzione.

 

Treemap

 

 

Obiettivo : Visualizzare delle gerarchie o delle strutture complesse.

 

Esecuzione : La Treemap è un mezzo attraverso il quale si può visualizzare un vasto repertorio di dati e di variabili, senza occupare troppo spazio sullo schermo.

 

La mappa ad albero è un’opzione più compatta e più efficace per la visualizzazione delle gerarchie e offre un rapido quadro di una struttura. È adatta anche per la comparazione tra diversi soggetti.

 

fitcaretni euqihparg ud neiL

 

Verbatim

 

 

Obiettivo : Illustrate le vostre prestazioni attraverso i commenti dei vostri clienti ed esaminate i dati in formato testo.

 

Esecuzione : Presentate i commenti per categoria e proponete una rappresentazione grafica della loro ripartizione.

 

DATA STORYTELLING : RACCONTATE UNA STORIA GRAZIE AL VOSTRO REPORTING

 

1. Contestualizzare

 

Un buon reporting non è niente senza un contesto. È importante aggiungere dei commenti, delle fonti, delle unità, delle legende, dei glossari…

 

2. Arricchire il vostro contenuto

 

Un’immagine vale più di mille parole. È in quest’ottica che potete arricchire i vostri schemi con dei video o delle immagini. Ciò vi permetterà di accompagnare e contestualizzare l’informazione che condividete con il vostro pubblico e il vostro team.

 

Ammettete che non avreste mai capito il waterfall senza l’illustrazione Mario, ammettetelo.

 

3. Valorizzare le informazioni importanti

 

Una rappresentazione di dati riuscita mette in valore gli elementi essenziali. Raccontate una storia e accompagnate la trasmissione dell’informazione grazie a degli elementi colorati e contestualizzati. Valorizzare le informazioni importanti significa permettere di renderle azionabili e operative.

 

L’avrete capito, costruire un buon reporting non vuol dire raggruppare il massimo di informazioni tecniche possibile in un supporto che sia il più breve possibile, bensì di rendere queste informazioni comprensibili alla maggior parte dei vostri interlocutori.

 

Selezionate le informazioni più pertinenti e mettetevi nei panni dei vostri lettori.

 

È necessario che il vostro schema parli da solo. Se potete inviarlo ai vostri colleghi senza ulteriori informazioni, allora significa che l’esercizio è riuscito !

 

 

 

 

 

 

 

 

Sophie Miglietti, Country Opener Italy @Toucan Toco

 

À PROPOSITO DI TOUCAN TOCO

 

Toucan Toco è stata creata a marzo 2014 da Kilian Bazin e Charles Miglietti. La logica di base è stata che solo gli esperti hanno facile accesso ai dati di performance nell’impresa. Loro obiettivo: democratizzare l’accesso all’informazione per i neofiti e restituirgli potere decisionale.

 

Da 2 soci a 38 assunti in 3 anni, Toucan Toco gode della fiducia di oltre 80 clienti di grosso calibro, per 150 progetti, tra cui EDF, Total, Renault, JCDecaux, Marques Avenue (…).

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