28.01.2019

Financial Report: come ottimizzare la sua produzione ? Risposta al CFO

Nelle aziende la richiesta di Financial Report è in aumento. Produrrli richiede molto tempo e lascia poco spazio per l’analisi dei dati. La trasformazione digitale del trattamento dei dati e dei supporti di presentazione rende automatiche le mansioni senza valore aggiunto e consente di privilegiare le competenze professionali principali.

Oggi tutti i CFO vogliono prendere decisioni informate e tempestive grazie al proprio reporting, integrando anche dati del proprio settore. Parallelamente numerosi strumenti vengono sviluppati ogni anno per rispondere alle sfide del reparto Amministrativo e Finanza.

 

La difficoltà di questa funzione aziendale consiste nell’elaborare un reporting economico finanziario con rapidità e accuratezza. Le nuove tecnologie permettono di visualizzare grossi volumi di dati e di rappresentarli graficamente. Il trattamento automatico dei dati aiuta a  trasformare velocemente i dati in visualizzazioni e dashboard interattivi, permettendo di andare in fondo all’analisi desiderata, e rispondere a qualsiasi domanda in tempo reale.

 

Meno tempo di produzione e più analisi del report

Un report finanziario (anche financial reporting) richiede in media 5 giorni di lavoro per inserire le cifre e 4 ore per analizzarle. Produrre 5 report al mese per ogni linea di business rappresenta dunque 25 giorni di produzione e 20 ore di analisi.

Il rapporto di Ventana Research riporta questa dicotomia (produzione vs analisi del report), mettendo in evidenza che il 68% delle aziende dedicano più tempo alla preparazione e al trattamento dei dati che all’analisi !

 

Ventana study rapports financiers | Toucan Toco

 

Come capovolgere questo rapporto tra analisi e preparazione del dato?

 

Questa domanda è legata al progresso degli strumenti di reportistica e di analisi dati. Gli analisti e amministrativi devono essere più efficaci e richiedono strumenti adeguati all’automatizzazione di una parte dei loro compiti.

 

Secondo alcuni esperti, il reparto amministrativo deve ridurre la sua dipendenza da strumenti come Excel e PowerPoint e trovarne altri capaci di migliorare la loro produttività. 

 

I limiti dei tool utilizzati per la produzione del Financial Report

 

Il team di Reporting dipende fortemente da strumenti come Excel o PowerPoint, che vengono utilizzati ‘in coda’ alle estrazioni del sistema contabile o gestionale. Analizziamo i limiti di questi strumenti:

  • Le azioni sono eseguite manualmente e nonostante i calcoli siano automatici: il rischio di errore di questi report è spesso elevato e la perdita di tempo dovuta al trattamento dei dati è considerevole; 

 

  • non permettono un’analisi automatica in tempo reale dei dati: la mancanza di interattività richiede ulteriori elaborazioni ogni volta che sorge una domanda più specifica da parte del lettore. Lo studio di Ventana Research mostra che i direttori finanziari chiedono analisi più approfondite e più personalizzabili mediante un dashboard finanziario unico e adeguato ai loro bisogni. Il Financial Report deve quindi poter rispondere anche ad analisi di dettaglio quando il CFO lo richiede. E’ importante quindi avere un dashboard interattivo che permetta di capire le dinamiche dei numeri sottostanti.

 

  • Mancanza di funzionalità di condivisione

 

  • Mancanza di collaborazione: avete già provato a lavorare a più di una persona su un foglio excel o PowerPoint ? è impossibile rintracciare l’ultima versione. 

 

  • Accessibilità scarsa da smartphone e tablet: Il Top Managament vuole oramai accessibilità a qualsiasi momento all’informazione. Il Financial Report deve essere accessibile su tablet e smartphone in modo interattivo. 

 

 

La fine dei report su PowerPoint?

 

La scelta degli strumenti è importante e può avere conseguenza significativa sulla produttività e efficienza dell’azienda. In generale, un reparto impiega da una a due settimane per creare un Financial Report completo su PowerPoint con presentazioni che comportano tra le 90 e le 200 slide per ogni report. Il CFO perde quindi moltissimi tempo a leggere e convalidare un gran numero di report pesanti.

 

Insomma, il tempo di creazione è eccessivo e il tempo di lettura e analisi si avvera lungo, la fruibilità dei dati non è ottimale. Infatti i dati non sono forniti in tempo reale e non sono accessibili a partire da smartphone e tablet per essere consumati a qualunque momento. Inoltre le presentazioni stesse sono comprensibili solo da pochi esperti.

 

Oggi, le nuove soluzioni di analisi dei dati permettono una visione dell’attività globale dell’azienda in tempo reale o con un giorno di differenza. Il vantaggio è enorme: i direttori finanziari hanno maggiori informazioni sulla loro attività, individuano più rapidamente i problemi e hanno un’idea più precisa della concorrenza.

 

Le decisioni strategiche sono più semplici perché meglio informate. I loro risultati e i KPI sono disponibili in qualsiasi momento sui loro smartphone, permettendo di trovare delle risposte alle loro domande e a quelle dei loro interlocutori. È il Wikipedia del CFO.

 

L’esempio della comunicazione finanziaria

 

La difficoltà è di trasmettere un’informazione nel modo più semplice, sicuro e comprensibile possibile. Le nuove tecnologie permettono di visualizzare volumi importanti di dati e di metterli in scena, rendendo l’analisi accessibile anche ai collaboratori con una cultura debole del dato.

 

A questo proposito, il comune di Rennes (in Francia) ha deciso di creare delle visualizzazioni per spiegare agli abitanti l’attribuzione dei fondi per il funzionamento della città. Le visualizzazioni sono semplici e propongono scenari diversi in funzione delle scelte di stanziamento delle risorse. Il comune condivide con la popolazione la sua strategia di spesa come garanzia di trasparenza e intento pedagogico nei confronti degli elettori.

 

Per comunicare dei dati complessi a una popolazione non formata all’analisi dei dati, è indispensabile utilizzare delle rappresentazioni grafiche semplici e chiare.

 

 

 

Ville de rennes - rapports financiers Toucan Toco

 

 

In azienda si hanno obiettivi simili. Gli strumenti di visualizzazione dei dati rispondono al bisogno di comunicare dei messaggi sulla strategia del reparto amministrativo ad una serie di interlocutori poco abituati all’analisi dei risultati.

 

Insomma  la funzione Amministrativa & Finanza può utilizzare sempre di più delle soluzioni che permettono di visualizzare i loro dati. Una presentazione automatizzata dei risultati permette di dedicare più tempo all’analisi e all’elaborazione di raccomandazioni piuttosto che all’inserimento e alla validazione dei dati.

 

Infine i collaboratori sono apprezzati più per le loro competenze analitiche e finanziarie che per la loro capacità a rappresentare rapidamente dei dati complessi a partire da fonti diversificate. Il valore aggiunto risiede nell’analisi dei dati e nell’azione che ne deriva. 

 

Trovate qui l’esperienza del Crédit Agricole che ha scelto uno strumento di Data Storytelling per rispondere alle sue problematiche di comunicazione dei dati economici e finanziari.

 

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Marketing di Toucan Toco.

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