22.02.2019

Metodo agile e Kanban: Dagli sviluppatori agli altri reparti aziendali

Il metodo agile è l’ideale per lo sviluppo di software e di progetti IT ma è perfettamente applicabile anche al management. All’origine di questo metodo ci sono gli sviluppatori  e le frequenti interruzioni che subiscono. La diversità dei loro compiti e la gestione delle urgenze complicano la definizione quotidiana delle loro priorità. La risposta manageriale consiste nel rinforzo della disciplina e nell’organizzazione dei team con il metodo agile.

 

 

Prima di tutto diamo una definizione di metodo agile. Si tratta di un processo iterativo e adattabile nel quale i team, lavorando per sequenze di cicli corti e integrazione di feedback rapidi, creano delle soluzioni adeguate ai bisogni dei clienti.

 

In Toucan Toco, coltiviamo da sempre il dialogo tra le diverse professionalità e reparti aziendali. E questo ci ha portato ad applicare il metodo agile a tutti i nostri team. Oramai i servizi marketing, sales e design sono agili. Vi riveliamo qui i nostri risultati e i nostri insegnamenti.

 

Gli sviluppatori hanno creato una struttura modulabile che si adatta alle domande continue degli interlocutori interni ed esterni e permette di ridefinire continuamente la priorità dei task senza perdere di vista la strategia globale applicata al prodotto.

 

Scrum, metodo agile, sprint, iterazioni sono termini emblematici di questa organizzazione molto produttiva. Con successo! 

 

L’adattabilità e la maggiore trasparenza di questa organizzazione ci hanno convinto ad applicare questi metodi a tutti i nostri team.

 

Ecco il funzionamento del nostro team di sviluppatori:

 

 

 

 

Metodo agile vs Metodo classico

I sviluppatori di Toucan Toco seguono il metodo agile.

Questo metodo si contrappone a quello «classico» che richiede, a monte della realizzazione, una stesura delle specifiche, dettagliata e approvata dal cliente. Non resta molto spazio per eventuali modifiche visto che l’unica interazione con il cliente nel corso del progetto avviene al momento del collaudo, cioè a progetto finito. Questo effetto tunnel può essere deleterio e generatore di conflitti. Quello che si costata è uno sfasamento tra il bisogno iniziale e l’applicazione realizzata.

 

È discutendo con il team degli sviluppatori che gli altri settori di Toucan Toco sono passati naturalmente a un metodo di tech management.

 

Il metodo KANBAN per tutti

La cerimonia: ogni team fa dei meeting di 2 ore all’inizio della settimana per un debriefing della settimana precedente. L’obiettivo è di condividere sia quello che ha funzionato bene che le difficoltà incontrate. Il team definisce in seguito i task futuri e li organizza in funzione della loro importanza. Ogni task è suddiviso in azioni da realizzare nel corso della settimana e l’insieme di questi task costituisce lo “sprint” della settimana.

 

Perché ognuno possa seguire l’evoluzione dei progetti, applichiamo il metodo Kanban che consiste nel segmentare un progetto in diversi task. Ne misuriamo la difficoltà e il tempo di lavoro correlato per adattarlo alla capacità di produzione del team.

 

Questo modo di pianificare la settimana permette ai developer di scegliere i compiti da svolgere in modo del tutto autonomo pur rispettando le loro priorità. Il ciclo di sviluppo diventa trasparente e le missioni sono più chiare per il team che può concentrarsi sulle azioni che conferiscono al progetto un reale valore aggiunto.

 

Per visualizzare la progressione dei nostri progetti, noi utilizziamo Trello. Questo strumento permette a ognuno di vedere l’avanzamento dei task. Il team sposta le carte da una colonna all’altra, da ‘In corso’ a ‘Terminato’.

 

Trello Méthode Agile | Toucan Toco

 

Stand-up meeting

 

Lo stand-up meeting è una versione ridotta e quotidiana della cerimonia. Si svolge all’inizio della giornata e dura 10 minuti. Lo scopo è che ogni membro del team risponda a tre domande:

  • Che cosa ho fatto ieri?
  • Che cosa farò oggi?
  • Quali sono le difficoltà?

L’obiettivo è di rendere trasparente la progressione di tutti e di risolvere i problemi rapidamente, prima che si aggravino.

 

Il meeting quotidiano si fa stando in piedi: la scomodità di questa postura induce a essere brevi e sintetici. Per questo stesso motivo, può esprimersi solo chi tiene ‘il bastone della parola’, un oggetto qualsiasi a portata di mano che permette di non venire interrotti e di esporre rapidamente la propria situazione. Da Toucan Toco usiamo una bacchetta magica.

 

gainage toucan toco

 

Fun fact: in certi team, per aumentare la scomodità dello stand-up, i membri prendono con sé anche un dizionario. Non è così da Toucan Toco perché uno dei nostri valori è Be Well and Take Care. Ma siccome vogliamo stare al gioco (e siamo sportivi), per essere brevi abbiamo provato un daily meeting facendo planking. Effetto garantito, un minuto d’orologio!

 

Il parafulmine

Il team software viene interrotto spesso. Ha competenze uniche e una visione precisa dell’avanzamento del prodotto. Questo suscita una quantità interminabile di domande, dalla risoluzione di un bug a una modifica minore di un supporto marketing.

Il team è dunque intralciato nelle sue riflessioni e diventa meno produttivo. Per canalizzare queste interruzioni, abbiamo creato un posto di parafulmine che protegge il team sviluppo. Questo ruolo viene svolto ogni settimana da un sviluppatore diverso.

 

Le sue missioni sono di rispondere alle domande degli altri responsabili di progetto, di sviluppare delle automatizzazioni per i venditori e il marketing e di esaminare la programmazione degli altri sviluppatori. Il parafulmine gestisce tutte le urgenze e permette agli altri developer di godere di una certa tranquillità. È l’unico membro del team che può essere disturbato nel suo lavoro.

 

Il parafulmine si identifica grazie a un corno multicolore. Credibilità a zero, ma visibilità garantita.

Garde Fou | Roi des tokards | Toucan Toco

Charles Miglietti – Parafulmine della settimana.

 

La seconda parte di questo articolo è consacrata alle nostre applicazioni nel mondo del marketing, delle vendite e perfino del design.

 

I necessari adattamenti del metodo agile

Marketing, forze commerciali e design si sono appropriate del metodo agile del team sviluppo, apportando qualche modifica. Vi spieghiamo di che tipo.

 

Organizzazione settimanale: gli sprint dal giovedì al mercoledì

 

Nel reparto marketing e vendita, abbiamo introdotto un’organizzazione settimanale che comincia il giovedì. Il motivo è che i giorni migliori per contattare i prospect, inviare mail e pubblicare articoli sono il martedì e il mercoledì.  Abbiamo tre giorni per produrre e correggere il nostro lavoro, poi 2 giorni per pubblicarlo e distribuirlo. Le nostre cerimonie si tengono il mercoledì sera mentre i debriefing si svolgono nello stesso modo.

 

Metodo Kanban con Trello

 

Questo metodo è ideale poiché offre una visione globale sui compiti da svolgere, permette di stabilire delle priorità e di seguire l’avanzamento degli obiettivi fissati ogni settimana. La difficoltà del settore marketing era di valutare la quantità di lavoro e di stabilire un ordine di importanza per i diversi progetti. Alcuni task erano sempre accantonati e la loro importanza sottovalutata.

 

Facendo un lavoro regolare di analisi della nostra capacità produttiva, abbiamo un’idea più precisa di quello che possiamo realizzare ogni settimana e ci occupiamo di tutti i bisogni in modo omogeneo senza togliere nulla alle priorità del progetto.

 

Segmentare i task in ticket

 

Il metodo Kanban è stimolante sotto due aspetti. Il primo è di riuscire a segmentare i progetti in molteplici task corti e distinti. Il secondo è di valutare il tempo necessario per ogni task. Bisogna utilizzare un approccio scientifico e testare. Dopo varie prove abbiamo trovato le giuste proporzioni.

 

Per esempio avevamo una carta ‘Scrivere e pubblicare un articolo’ che ci prendeva troppo tempo e abbiamo deciso di suddividerla in due carte. Oramai abbiamo un task per la fase di scrittura dell’articolo e uno per la pubblicazione. Questa ripartizione equilibrata ci permette di valutare meglio quello che è fattibile in una settimana e di prevedere gli obiettivi.

 

Evitare le interruzioni

 

I professionisti del settore marketing e vendita subiscono spesso delle interruzioni e sono poco abituati al loro impatto. Un articolo afferma che a ogni interruzione o cambiamento di contesto, perdiamo tra 5 e 30 minuti di concentrazione.

 

Abbiamo lanciato dunque uno strumento di chat collaborativa Slack che ci permette di dialogare in differita per non subire le richieste esterne. Ognuno può rispondere alle domande degli altri senza essere disturbato più volte al giorno.

 

Fate la prova, quante volte al giorno venite interrotti?

 

Slack | Toucan Toco

 

Questo strumento ci permette di consultare meno le mail in arrivo. La ricerca dimostra che l’impiegato medio guarda la casella di posta elettronica 36 volte all’ora.  Per aumentare la nostra produttività dobbiamo dunque concentrare le nostre discussioni su un altro supporto.

 

Accordare del tempo all’imprevisto: la fastlane

 

Nel marketing e nella vendita si possono presentare numerosi task imprevisti. Sappiamo per esperienza che una decina di etichette impreviste sono generate ogni settimana andando a sommarsi alla cinquantina che siamo in grado di trattare. Siamo in gradi di accordare del tempo all’imprevisto prevedendo all’inizio della settimana meno etichette in modo tale da tener conto delle 10 fuoriprogramma.

 

Risultato: la tranquillità mentale

Questi metodi permettono di lavorare serenamente. Abbiamo un’idea più precisa di quello che possiamo produrre e di quanto tempo abbiamo bisogno. Ci focalizziamo ormai su quello che conferisce del valore aggiunto alla nostra azienda.

 

Siccome siamo degli appassionati di dati e report, abbiamo realizzato il nostro proprio studio di performance sugli ultimi 6 mesi. Ecco le statistiche.

 

Marketing: 30 ticket alla settimana il primo mese, 50 ticket il sesto.

Vendite: 35 ticket alla settimana il primo mese, 60 ticket il sesto.

 

La performance del marketing e della vendita è praticamente raddoppiata. Non agiamo più in modo caotico e abbiamo una linea direttrice che ci permette di concentrarsi su un compito e di far fronte all’imprevisto. Finiti i dubbi sull’organizzazione delle priorità, finito il multitasking. Per noi è una vera rivoluzione.

 

Side Effect: tutti sono organizzati nello stesso modo

L’omogeneizzazione delle best practice permette a tutti di interagire facilmente. Seguiamo la stessa logica e possiamo lavorare facilmente su progetti comuni.

 

Articolo scritto da Kilian Bazin a partire dalla carta Trello ‘Scrivere un articolo sul metodo agile applicato ai team marketing, vendita e design’.

 

 

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