18.10.2018

Un dashboard per la gestione della vostra flotta aziendale

Le grandi imprese devono gestire spesso un parco auto importante. Questo esige molto tempo e competenze multiple. Il fleet management consente alle aziende di migliorare l’amministrazione della flotta. Ecco come ottimizzare e semplificare la gestione del parco auto in un dashboard.

fleet management

Definizione : il fleet management

 

Il fleet management è la gestione del parco di autoveicoli noleggiati o acquistati da un’azienda e utilizzati ogni giorno dai suoi collaboratori.

 

La gestione di questi parchi auto è spesso affidata a un fleet manager. Il suo ruolo è multiplo: gestire il confort e la sicurezza dell’utilizzatore finale e allo stesso tempo rispettare le esigenze e il budget dell’azienda che vuole generalmente ridurre i costi rappresentati dalla flotta.

 

Vanno presi in considerazione molti fattori come la manutenzione, il carburante, l’utilizzazione di veicoli (privati o meno), la scelta dei veicoli, la gestione dei conducenti, ecc.

 

Il fleet manager deve dunque raggruppare una quantità importante di dati e mostrarsi polivalente. Deve fornire regolarmente dei resoconti che diano all’azienda una visione globale della flotta. Il fleet manager ha bisogno di dashboard adeguati alle sue esigenze.

 

 

I challenge del fleet management

 

Le grandi aziende tendono a esternalizzare e automatizzare il più possibile la gestione della loro flotta. Per questo si rivolgono a un fleet manager che metta in relazione l’impresa e i professionisti coinvolti (produttori, fornitori…).

 

Esistono però soluzioni più semplici che delegare queste funzioni a un fleet manager.

 

La carta vincente nella gestione della flotta è l’eliminazione dei vincoli amministrativi e contabili legati alla sua utilizzazione. È trovare il punto di incontro tra i fornitori, gli utilizzatori e l’azienda.

 

Il reporting è la migliore soluzione per centralizzare tutti i dati necessari alla semplificazione e all’ottimizzazione dell’amministrazione delle flotte aziendali.

 

Per la gestione dei parchi auto è necessario disporre di molti dati :

  • la geolocalizzazione dei veicoli
  • la diagnosi tecnica
  • l’analisi delle diverse utilizzazioni dei veicoli (per dipendente e settore di attività)
  • la gestione dei conducenti
  • la sicurezza dei veicoli e dei conducenti

 

 

Esempio di un dashboard per il fleet management

 

La pagina di apertura fornisce una sintesi dell’attività della vostra flotta, con il numero di viaggi, la distanza percorsa e la percentuale di utilizzo sul totale di veicoli disponibili.

 

fleet management

 

Appare inoltre la classifica dei veicoli che hanno percorso più chilometri, quella dei veicoli che hanno consumato più carburante oltre che una panoramica degli interventi di manutenzione.

 

fleet management

 

L’app presenta quattro linguette: sintesi, viaggi e rimborsi, manutenzione e eco-responsabilità.

 

fleet management

 

 

Sintesi

 

Qui appaiono le distanze, i costi, il tasso di utilizzazione, i veicoli e una schermata che raggruppa alcuni di questi criteri.

 

I veicoli sono organizzati secondo vari indicatori: la categoria professionale che li utilizza, la marca, il modello, la targa di immatricolazione e la distanza percorsa.

 

Si possono visualizzare e mettere a confronto tra di loro le utilizzazioni di tutti i settori dell’azienda o, grazie alle etichette in basso a destra, ottenere le informazioni inerenti a un solo settore. Si ha una visione dell’utilizzazione dei veicoli della flotta a breve e lungo termine.

 

 

fleet management

 

 

Review

 

Qui vengono incrociate molteplici informazioni. Per ogni settore dell’azienda si vedono la consumazione totale dei veicoli, il numero di viaggi e la distanza percorsa in chilometri.

 

fleet management

 

 

 

Viaggi e rimborsi

 

La linguetta “Viaggi e rimborsi” si divide in due parti. I “Rimborsi” permettono di vedere con precisione i chilometri percorsi da un veicolo per poter calcolare i rimborsi spese.

 

fleet management

 

I “Viaggi” dettagliano le diverse utilizzazioni dei veicoli mostrando il rapporto tra gli spostamenti privati e professionali fatti dell’utilizzatore sul totale degli spostamenti effettuati dall’inizio dell’anno.

 

fleet management

 

 

Manutenzione

 

La linguetta divide le manutenzioni in tre categorie: quelle che non sono state fatte nonostante il sollecito, quelle da programmare e quelle programmate.

Il tocco in più di Toucan! Un sistema di notifiche integrato all’app. L’utilizzatore e l’azienda vengono avvisati quando è il momento di effettuare la manutenzione.

 

 

Eco- responsabilità

 

L’ultima linguetta si divide in due schermate, una per la consumazione stimata e un’altra per la consumazione media. La “consumazione stimata” permette di seguire a breve e lungo termine la consumazione rispetto a un obiettivo fissato. Il 4 marzo, la consumazione prevista è di 3,257 litri de carburante, quella effettiva è di 3,022 litri.

 

fleet management

 

Nella “consumazione media”, si vede per ogni settore, qual è la consumazione media di carburante per 100 km e per viaggio oltre che la media totale ottenuta incrociando queste informazioni.

 

fleet management

 

 

In sintesi

 

I vantaggi sono evidenti :

  • un budget sotto controllo
  • una presa di decisione rapida
  • dei dati centralizzati e accessibili a tutti i responsabili dell’azienda, anche senza esperienza
  • una gestione della flotta ottimizzata e semplificata con un controllo a breve e lungo termine

Gestire le flotte aziendali non è più sinonimo di perdita di tempo. I dati sono accessibili ovunque, a tutti, su tutti i supporti, anche offline. In questo modo diventa possibile agire tempestivamente in qualsiasi situazione.

 

Scopri la nostra soluzione di gestione della flotta.

 

 

 

 

 

Sophie Miglietti, Country Opener Italy @Toucan Toco

 

 

A proposito di Toucan Toco

 

La nostra missione : compiere atti pedagogici per trasformare dati grezzi complessi in Dataviz e storie interattive. Creiamo una categoria software: il Data StoryTelling.

à lire aussi