23.05.2017

Comment Toucan Toco utilise Trello dans sa gestion de projet Agile avec Ubisoft

Toucan Toco a appliqué une méthode agile unique avec Ubisoft en utilisant l’outil de gestion de projets Trello. Ce process de paramétrage de produit efficace est devenu une marque de fabrique pour l’entreprise de visualisation de données.

La méthodologie Lean et Agile selon Toucan Toco

Pour ceux qui n’ont pas lu le bestseller “The lean startup, le concept se résume simplement. Développer un produit répondant au besoin primaire du client. Challenger le résultat avec les retours du client. Itérer avec une meilleure version du produit incluant ces feedbacks. Répéter ce process jusqu’à ce que l’utilisateur soit satisfait du produit.

 

Chez Toucan Toco nous avons volé cette théorie pour l’adapter à notre activité.

 

Nous souhaitions augmenter la satisfaction d’Ubisoft lors du paramétrage de notre produit. Notre mission, agréger et restituer les données retails et mobiles des produits Ubisoft. Chez Toucan Toco, nous déployons des applications de data storytelling simples et claires, à destination de toute l’entreprise.

 

La majorité des sociétés de logiciels de notre industrie font un paramétrage traditionnel, appelé développement en cascade. Une fois que le client partage son brief, l’éditeur de logiciel entre dans un tunnel lors de la phase de développement et de paramétrage du produit. Cela pendant des mois sans jamais voir l’utilisateur final. Une fois le projet délivré, il est rarement adapté aux attentes du client.

 

La raison est simple: le client n’a jamais fait partie du process de développement.

Schéma Méthode Agile | Agile vs Traditionnel| Toucan Toco

Nous avons donc décidé de travailler en méthodes agiles. Nous voulions assurer une meilleure satisfaction à nos clients lors du paramétrage du produit. Ubisoft intervenait à la fin de chaque sprint et partageait ses recommandations.

 

Cette démarche exploratoire permet au client de s’investir dans son projet, de s’accoutumer au produit et de se projeter sur les possibilités qu’il offre. En travaillant de pair avec nos utilisateurs nous leur assurons d’être satisfaits du résultat final.

La gestion de projet traditionnelle, pas pour Toucan Toco ?

Le projet agile avec Ubisoft a été révélateur pour nous. Nos équipes n’utilisaient pas les mêmes process, ni les mêmes outils, collaborer était devenu compliqué. L’approche itérative ne fonctionnait pas et prenait trop de temps.

 

L’équipe d’Ubisoft était frustrée par le projet. Ils avaient la sensation que le projet n’avançait pas et ne voyaient pas d’évolution sur le produit. A l’opposé notre équipe avançait vite sur le sujet, mais sur un environnement privé. Ubisoft n’avait aucun moyen de le voir. C’est là que nous avons réalisé que nous ne communiquions pas de manière agile. Nous manquions de transparence.

 

Nous avions des rendez-vous, des échanges par mails ou téléphone avec des interlocuteurs différents pour partager des informations, le tout était chaotique. Ubisoft nous donnait des recommandations mais n’avait aucun moyen d’être certain qu’elles étaient prises en comptes jusqu’à leurs sorties en phase de production. C’était frustrant pour les deux équipes.

Projet agile: un résumé de notre board Trello

C’est face à cette problématique que Trello nous a aidé. Nous avons décidé d’utiliser cet outil pour l’ensemble de nos communications. Dès lors, toutes nos discussions seraient réalisées sur Trello afin d’augmenter la transparence du projet et d’établir un historique clair des recommandations.

 

Nous avons décidé d’éviter les appels, mails et rendez-vous autant que possible. Seulement les modifications stratégiques seraient adressées lors de meeting.

 

Notre utilisation de Trello est complète. Nous éduquons nos clients à la méthodologie à partir d’une carte Trello. Nous les formons aux process et au fonctionnement des sprints. Nous leur indiquons ce qu’ils doivent attendre de nous à chaque étape du projet et leur indiquons comment suivre l’évolution du produit.

 

Le tableau suivant montre le déroulement de notre projet, de l’idée à la validation. La colonne la plus importante est le “Backlog”, où l’ensemble des recommandations sont stockées. C’est ici qu’Ubisoft partage ses retours toutes les 2 semaines en fin de sprint.

 

Par ailleurs ils sont en mesure de prioriser les tâches à leur convenance. Nous leur avons donné le contrôle sur la direction du projet et c’est exactement ce que nous voulions.

 

Cette méthodologie a parfaitement fonctionné avec Ubisoft. Nous avons principalement communiqué sur Trello et avons gagné en transparence.

trello board Toucan Toco

Temps de formation à l’outil pour Ubisoft: 15 minutes

 

Le fonctionnement du tableau:

 

Icebox: Ce sont les actions à la charge d’Ubisoft, telles que fournir des jeux de données ou des accès à aux systèmes d’informations.


Backlog: Toutes les demandes à propos du projet sont stockées et priorisées par le client. Ils décident des points importants et de la direction du projet.

On going / en attente de déploiement: Cette colonne permet à Ubisoft de suivre nos avancées sur le projet. Les sujets que nous traitons sur notre environnement ne sont pas visibles pour nos clients jusqu’au déploiement. Cette colonne les conforte et leur montre que leur demande est traitée.

Review: C’est ici que nos clients partagent leurs recommandations ou confirment nos tâches. Pas besoin d’appeler ou d’envoyer un mail.

 

Satisfaction client et configuration produit en méthodes agiles

Ce tableau Trello simplifie les interactions. Nous utilisons cette méthode pour l’ensemble de nos clients. Cet outil de collaboration nous a permis d’améliorer notre communication et nos relations avec nos clients en offrant un rendu de qualité supérieure.

 

Désormais nous appliquons cette méthodologie à l’ensemble de nos partenaires à travers la signature d’une charte agile, gage de bonnes pratiques.

 

Cette charte est une promesse que nous faisons à nos clients de les inclurent dans l’élaboration du projet agile et de leur fournir la meilleure expérience possible avec notre produit.

 

Article original sur le blog de Trello

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