26.07.2018

Reporting : cómo elegir el buen gráfico para sus datos

Tratamos con datos todos los días en el trabajo. Debemos ser capaces de entender datos de rendimiento en el tráfico de un sitio web, datos de rendimiento comerciales, incluyendo la gestión de empleados. Cada uno de vosotros intenta extraer información de ellos. Pero es difícil elegir el buen gráfico para el buen dato, el que os permitirá ilustrar vuestros indicadores de la mejor forma posible.

reporting

Ante todo, una pequeña definición del reporting. El término “Reporting” señala una familia de herramientas de Business intelligence destinados a asegurar la realización, la publicación y la difusión de informes de actividad según un formato predeterminado.

 

Con el tiempo, los grandes grupos han adquirido tantos datos como muertos hay en las películas de Q. Tarantino. O sea, un montón. Esto se debe a la herencia de inversión en recopilación de datos de los últimos diez años: La carrera hacia el Big Data.

 

El reto hoy es ser capaz de usar estos datos disponibles. Sin embargo, no sabemos cómo extraer informaciones de estos, ni cómo volverlos accionables.

 

En pocas palabras, el reporting es nulo o embrionario en la mayoría de las organizaciones debido al hecho de que, hasta ahora, las herramientas de business intelligence sólo se eran dirigidas a usuarios expertos en procesamiento de datos. Por otro lado, existen pocas informaciones acerca de los temas de restitución de datos. Los ejecutores suelen estar lidiando con esto solos.

 

Aquí es donde se vuelve relevante este artículo sobre la visualización de datos. Saber presentar informaciones de forma correcta es ofrecer la posibilidad a su equipo de entender temas complejos con un solo vistazo. Sea con el fin de mejorar el rendimiento, la comunicación o la presentación. Este enfoque permite democratizar el acceso al dato para todos los miembros de una organización. Expertos, miembros de la junta decisoria, ejecutores u otros responsables de la fotocopiadora.

 

Sin importar qué herramienta usáis para presentar vuestros datos, queremos compartir con vosotros nuestra experiencia y competencia en este tema. En este artículo, contestaremos a las siguientes preguntas :

¿Que es un buen reporting?

 

¿Cuáles son los mejores gráficos para presentar vuestros datos?

 

 

¿Cómo construir un reporting pertinente ?

 

Elegir el tipo de gráfico que usar para presentar sus datos en la empresa no es fácil, y no cuenten con el presentador Jammy Gourmand para ayudaros en este tema, los más grandes científicos también tienen un límite. Elegir una visualización mala puede llevar confusión entre su público o errores de interpretación de los datos.

 

reporting graphique données

El reporting, nada impensable

 

5 pasos que debéis tener en mente cuando construís vuestros gráficos :

Paso 1 : Jerarquizad vuestros indicadores

 

Vuestro reporting debe ser claro al leerlo. Exhaustividad es vuestro primer enemigo. Muy a menudo, por falta de definición de nuestras necesidades, creamos gráficos con el conjunto de datos que tenemos disponibles. Resultado: una nube de puntos indistinguibles y un reporting tan poco pertinente como una intervención de Franck Ribery en una conferencia de prensa. El lector se perderá frente a estos gráficos demasiados complejos y tendrá que elegir entre las informaciones presentadas. Por lo tanto, no estáis seguros de comunicar el mensaje que queríais.

 

Definid vuestra audiencia, sus necesidades y seleccionad los indicadores más importantes. Una vez definido el perímetro, ¡lo tenéis que respetar! Cualquier idea fuera de este perímetro debe ser dirigida a un nuevo reporting por ejemplo.

 

Paso 2 : Esquematizad y probad vuestros gráficos

 

En este segundo paso, no tenéis que invertir vuestros esfuerzos en el resultado. Haced esquemas en un papel con los verdaderos indicadores. Hablad con vuestro público y definid con ellos las mejoras que se podrían hacer y la necesidad de los gráficos que estáis construyendo.

 

Repetid varias veces hasta que vuestro reporting sea pertinente. Tened siempre en mente que, para realizar un buen panel de control, la primera regla es : un gráfico = un mensaje.

 

Paso 3 : Integrad vuestros datos

 

Es el momento de integrar el volumen de datos luego de haber definido los gráficos y el mensaje. Podríais tener sorpresas o cuestionamientos con el resultado. Analizad vuestro procedimiento de regresos con vuestros colaboradores.

 

Paso 4 :   Contad una historia

 

Recordad que un gráfico = un mensaje. La visualización de datos no debe pararse en las curvas y barras. Es lo que llamamos el data storytelling, o sea la capacidad de contar una historia con los datos para simplificar su entendimiento.

 

Esto pasa por una contextualización profunda: comentarios, una leyenda, colores adaptados, un glosario…
Dad todas las posibilidades a vuestros interlocutores para que entiendan las informaciones que deseáis compartir.¿Got it?

 

Paso 5 :   Un buen reporting es accionable

 

Sea con el fin de mejorar el rendimiento comercial o la comunicación financiera, la presentación de indicadores de rendimiento de vuestro departamento debe llevar a acciones.

 

Imaginemos el caso en el que el departamento comercial no cumplió con sus objetivos. ¿Cómo ayudarlos? ¿Cuál era el rendimiento el mes pasado? ¿Se debe a un problema relacionado con la temporada o hay un rendimiento inferior debido a la falta de uno de los agentes comerciales? Organizad los datos y estableced puntos de acción.

 

REPORTING : casos de uso

 

1.¿Cómo presentar una relación entre varios datos?

 

Bubble chart

Objetivo : Permitir de relacionar 3 indicadores para ilustrar correlaciones. Perfecto para comparar conjuntos complejos.

 

Aplicación :   Los gráficos con burbujas suelen usarse para comparar y presentar las relaciones entre marcas y categorías, por el uso de la posición y de la proporción. El bubble chart se puede usar para analizar modelos/correlaciones.

 

Demasiadas burbujas pueden dificultar la lectura del gráfico. Por lo cual, este gráfico tiene una capacidad limitada en cuanto al volumen de datos. Lo que puede compensarse por la interactividad : hacer clic en las burbujas puede abrir nuevas pantallas con informaciones escondidas, para dar más detalles.

 

Ej : aquí Bubble Chart de las relaciones entre las diferentes casas de Game Of Thrones. Haciendo clic en las burbujas, se podría descubrir informaciones precisas acerca de las acciones efectuadas por los diferentes protagonistas de las familias y su impacto en las relaciones entre sí. Data viz is comin’.

 

Game of graphs

Force directed graph

Objetivo : Este gráfico es ideal para analizar redes o enlaces entre varias entidades.

 

Aplicación : A menudo difícil de realizar, este gráfico es sin embargo único. Permite identificar los enlaces entre canales, en términos de volumen o flujo, y permite comparaciones entre dos.

 

 

force directed graph

Bar and line chart

 

Objetivo : Permite correlacionar un volumen y una variación.

 

Aplicación : La superposición de un bar chart y de un line chart es ideal para correlacionar un volumen y una variación.

 

El gráfico de curvas revela las tendencias o el progreso a través del tiempo y se puede usar para mostrar diferentes categorías de datos. Podéis usarlo para exponer un conjunto de datos continuos.

 

Este gráfico es pertinente cuando deseáis presentar dos métricos cuyas escalas de valor son diferentes: 3% y 3 000 k€. Por ejemplo, podéis usar este combo de gráficos para evaluar vuestro consumo energético a través del tiempo, evaluando al mismo tiempo su evolución.

 

Scorecard

 

Objetivo : Este gráfico ofrece la posibilidad de ilustrar decenas de indicadores que no tienen (o tienen pocas) relaciones directas entre sí.

Aplicación : La teoría quiere que este gráfico sea utilizado como última solución. Para los puristas de la dataviz, es una visualización de datos que no aporta un real valor de lectura.
Usad este gráfico para presentar datos cuyos valores y unidades son diferentes.

 

¿Un ejemplo conocido de Scorecard Graph? La clasificación semanal de la Liga 1 en Francia, un scorecard con una marca que corresponde a cada equipo y varios KPI’s que corresponden a los puntos obtenidos, partidos ganados, goles hechos, etc…

 

 

score graph

Un Score Card que por supuesto no fue actualizado (¿Toulouse delante de Lyon?¿Lo podéis creer?)

 

(Ya está, ahora podréis presumir en las noches de partido preguntando con toda sencillez: “¿Cuál es el scorecard después del día 5?”   al mismo tiempo que saborean una cerveza tibia. De nada.)

 

2.¿Cómo comparar sus datos?

 

Barchart

 

Objetivo : Comparación clásica de volumen o flujo. La dimensión también puede ser temporal.

 

Aplicación : Usad varios indicadores en un mismo grupo para comparar vuestros datos. Sed simples, no comparéis más de 3 indicadores a la vez.

 

Enlace hacia el ejemplo de Barchart interactivo

 

El enlace lo dice todo, las estadísticas son llamativas…

 

Horizontal Barchart

 

Objetivo : Esta visualización de datos permite comparar entidades entre sí, como el rendimiento de una empresa comparada con su competidor.

 

Aplicación : Un histograma horizontal se puede usar cuando hay más de 10 marcas que comparar. Este tipo de visualización puede comparar hasta 3 tipos de datos diferentes.

 

Ejemplo de chart horizontal muy explícito

 

Centered average leaderboard

 

Objetivo : Ideal para comparar indicadores en volumen o flujos por entidad según una media.

 

Aplicación : Usad la media de referencia para representar datos de rendimiento. Comparad el rendimiento de varias entidades o individuos según un objetivo.

 

Este tipo de gráfico se suele usar para estudiar una repartición (género, edad, categoría socio-profesional).

 

Ilustración en este ejemplo

 

Slopegraph

 

Objetivo : Muestra la tendencia de una variación entre una fecha t y t+1 por entidad.

 

Aplicación : Analiza la evolución entre dos situaciones. Si las barras se entrecruzan mucho, quiere decir que la clasificación establecida al inicio fue cambiada.

Este tipo de visualización se usa para dibujar datos variados. Este gráfico es ideal para comparar numerosas variables y ver las relaciones entre ellas. Por ejemplo, si tuvierais que comparar el rendimiento de un panel de producto en dos años.

 

Enlace del ejemplo interactivo Toucan Cocotte

 

En el ejemplo dado, estudiamos la evolución del porcentaje de mujeres que juegan videojuegos en 4 años. Una estadística que abre a la discusión ya que se considera Candy Crush y Angry Birds como videojuegos. Good ol’ days are gone my friends, good ol’ days are gone…

 

La nueva “definición” del “videojuego”

Bullet chart

 

 

Objetivo : El bullet chart es el gráfico de comparación con los objetivos.

 

Aplicación : Usad la barra amarilla para el objetivo y la barra horizontal para el rendimiento en este momento.

 

Enlace interactivo del ejemplo

 

Este gráfico revela la progresión del indicador hacia un objetivo. Le permite comparar esta medida con otra y ofrece un contexto en forma de tasa o rendimiento.

Muy pertinente en caso de definición del objetivo para un equipo sales/marketing. O para objetivos personales como el número de citas Tinder acumuladas en un mes VS el número esperado. Oh yes we went there.

 

Heatmap

 

Objetivo : Obtener una visión global acerca de la combinación de varios indicadores y entidades. Ideal para reunir datos transversos.

 

Aplicación : Una Heatmap visualiza los datos gracias a variaciones de colores. El gráfico es útil para cruzar datos variados, colocando los variables en las líneas y columnas y coloreando las celdas en la tabla.

 

Los modelos de calor son buenos para presentar la variación entre variables múltiples. Una heatmap permite revelar todos los modelos, exponiendo si algunas variables son similares entre sí, y para detectar si existen correlaciones entre ellas.

 

Enlace interactivo del ejemplo

 

Cartografía

 

 

Objetivo : Visualizar indicadores geográficamente.

 

Aplicación : Perfecto para presentar datos de geolocalización combinados con datos de rendimiento.
La cartografía permite exponer zonas geográficas divididas, regiones coloradas o mapas de centros comerciales, en relación con una variable de datos. Esto permite visualizar valores en una zona geográfica y exponer variaciones o tendencias.

 

Ejemplo con una cartografía de los artistas favoritos de nuestros amigos americanos por estado. A pesar del dominio de los MCs Jay-Z y Drake, la presencia de los frenchies Daft Punk es notable.

 

Daft Punk al oeste de los EEUU, ¡genial!

3.¿Cómo presentar datos temporales?

Linechart

 

 

 

Objetivo :   Esta visualización se usa principalmente para datos temporales.

 

Aplicación : Los gráficos lineales se usan para exponer un valor cuantitativo en un intervalo o duración continua.

Este gráfico se usa sobre todo para presentar tendencias y relaciones. Los gráficos lineales ayudan también a dar una visión global en un intervalo dado, para ver cómo se ha desarrollado en este transcurso.
No hagáis más de 3 líneas para que la lectura sea fácil.

Ejemplo ilustrativo con la evolución de la presencia de mujeres en diferentes profesiones. Se puede notar que la única profesión donde está bajando de manera constante desde 1983 es el IT.

 

(para decifrar por sí mismo)

 

Timeline

 

 

Objetivo: Para usar en la representación de eventos o fechas importantes para una organización o un individuo.

 

Aplicación: Representad gráficamente la biografía de un individuo o la historia de una organización. Seleccionad los datos más importantes para dar una visualización clara y simple.

 

Dos palabras : Girl Power

 

Stacked Barchart

 

 

Objetivo : Cortar el volumen total de una entidad en varias categorías.

 

Aplicación : Este gráfico se usa para comparar las categorías de una entidad entre ellas. Permite notar fácilmente los puntos positivos y negativos de cada sub-categoría y sus impactos en la actividad de un departamento, por ejemplo.

 

Enlace del ej… Bueno ya saben cómo funciona ahora

 

Waterfall

 

 

Objetivo : Llamado el Mario Chart por culpa de los ladrillos suspendidos, el Waterfall es ideal para ilustrar flujos.

 

¡Let’s go!

 

Aplicación : Bueno, en serio…el waterfall permite entender la adición de valores positivos y negativos en un periodo dado.
Un gráfico en cascada se puede usar para presentar la forma en la que un valor inicial es afectado por valores intermediarios, positivos o negativos, y lleva a un valor final.
Puede revelar la composición de un resultado. Por ejemplo, permite entender mejor el impacto de diferentes tiendas en la receta global de una empresa de la gran distribución.

Treemap

 

 

Objetivo : Visualizar jerarquías o estructuras complejas.

 

Aplicación : La Treemap es una manera de visualizar un repertorio amplio de datos y variables, sin tomar mucho espacio en la pantalla.

 

La Treemap es una opción más compacta y eficaz para exponer jerarquías. Ofrece una visión rápida sobre una estructura. También es una forma pertinente de comparar diferentes entidades.

 

Link del graph

 

Verbatims

 

 

Objetivo : Ilustrad vuestro rendimiento por verbatims clientes y explorad datos en un formato texto.

 

Aplicación : Presenta comentarios por categoría además de una representación gráfica de su repartición.

 

DATA STORYTELLING : Contad una historia gracias a vuestro reporting

 

1. Contextualizar

 

Un buen reporting no es nada sin contexto. Añadid comentarios, fuentes, unidades, leyendas, glosarios…

 

2. Alimentar vuestro contenido

 

Una imagen vale mil palabras. Es con esta lógica que podréis alimentar vuestros paneles con contenido de video o imágenes. Esto permite acompañar y contextualizar la información que compartáis con vuestro público o equipo.
Sed honesto : nunca hubierais entendido el waterfall sin la ilustración con Mario.

 

3. Valorizar las informaciones importantes

 

Una visualización de datos lograda pone de relieve los elementos esenciales que hay que recordar. Cuenta una historia y acompaña la transmisión de la información gracias a elementos de colores y un contexto. Valorizar las informaciones importantes es permitir que sean accionables y operacionales.

 

Ya lo habréis entendido, construir un buen reporting no quiere decir resumir un máximo de informaciones técnicas en una presentación la más corta posible, pero sí, quiere decir hacer que estas informaciones puedan ser entendidas por más gente.

 

Seleccionad las informaciones más pertinentes e imaginad estar donde están vuestros lectores.
Vuestro panel de control tiene que hablar por sí mismo. Si podéis mandarlo a vuestros equipos sin más explicación, quiere decir que habéis logrado el ejercicio.

 

 

 

 

 

Alice Cazal, country Opener Spain @Toucan Toco