25.06.2018

No pierdan más su tiempo : dominad el reporting comercial

El reporting consiste en presentar periódicamente sus rendimientos a su equipo o a sus superiores. Señala la interfaz y los cuadros de mando que miden los resultados y el rendimiento en la empresa. Les herramientas de reporting permiten seguir KPI e informaciones útiles para definir el grado de logro o fallo de las acciones realizadas.

Reporting comercial

¿Cómo hacer un buen reporting comercial?

Las necesidades de los representantes comerciales

  • Estadísticas: en un reporting comercial, los equipos comerciales quieren ver análisis de los resultados por llegar, más que estadísticas pasadas. El objetivo : anticipar las evoluciones del mercado, prepararse para una posible baja o para un nuevo tipo de demanda.

 

  • Conocer mejor al cliente : estos equipos necesitan datos que les permitan definir perfiles muy precisos de sus clientes. Así, los representantes comerciales mejorarán su gestión y prospección comercial, en B to C como en B to B.

 

  • Asociar el acceso a los datos con la movilidad de las fuerzas de ventas : las fuerzas comerciales de la mayoría de las empresas se equipan con herramientas numéricas móviles, como las tablets. Esta transición numérica favorece el desarrollo de herramientas eficientes, como la Data Visualisation que permite a los neófitos interpretar fácilmente datos complejos.

 

El reporting comercial debe permitir a los equipos comerciales definir un escenario de venta, dividirlo en etapas claves para observar la progresión de cada cuenta. Necesitan procedimientos administrativos ligeros, simples y rápidos. Deben tener acceso a indicadores como el número de propuestas comerciales, de clientes y de clientes potenciales visitados.

 

Los problemas tipos de los representantes comerciales

Reporting comercial

 

  • El desperdicio de tiempo: 76% de los gerentes interrogados declaran que el reporting les pide demasiado trabajo (más de media hora por semana).

 

  • La falta de fiabilidad: un informe comercial de cada tres es falso.

 

  • La falta de motivación: Un gerente de cada diez declara no saber “para quién” ni “por qué” hace reporting.

 

Estos problemas se explican por las herramientas de reporting utilizadas y una falta de metodología.

 

¡Muerte a Excel! 

Reporting comercial

 

La herramienta de reporting más usada en las empresas es Excel. Es sin embargo incompleto y no permite a los equipos comerciales realizar todas sus tareas con éxito.

Esta herramienta colaborativa no es para nada ideal, sobre todo cuando se trata de procesar datos.

 

  • Los archivos se duplican, se multiplican y existen varias versiones de un mismo archivo que debería tener sólo una.

 

  • La creación de un archivo diferente es necesaria, se disminuye así la legibilidad y es difícil encontrarlos entre esta multitud.

 

  • Añadir documentos adjuntos como presupuestos o pliegos de condiciones es imposible.

 

  • Seguir el historial de un cliente potencial es difícil ya que los comentarios no se añaden de manera cronológica, el representante comercial pierde así mucho tiempo clasificándolos.

 

  • La interfaz es limitada : sólo se puede acceder a los datos en cuadros, no hay estadísticas, lo cual es esencial para la tarea de los representantes comerciales.

 

Excel es sujeto a los errores humanos. Sus funcionalidades de reporting de rendimiento y seguridad son limitadas.

Representantes comerciales, ¡existan alternativas a Excel!

 

Almacenar datos no lo es todo en el reporting comercial. Las empresas deben encontrar una manera eficaz para traducirlos y explotarlos. Sin embargo, algunos, sobre todo los agentes comerciales como los representantes, directores comerciales y las fuerzas de venta no tienen una formación en estadísticas.

 

 

¡Contad la historia de vuestros rendimientos comerciales!

 

En Toucan Toco, trabajamos el último kilómetro del dato y hacemos del reporting comercial algo accesible a los neófitos, algo interactivo y flexible gracias al data storytelling.

Nuestra fuerza : combinar el reporting, que permite tener una visión de una actividad en un momento dado, con cuadros de mando que ayudan a tomar decisiones.

 

Para responder a las necesidades de los agentes comerciales, Toucan Toco acompañó a empresas como JCDecaux y el banco la Banque Postale en su transformación digital. Esta solución permitió renovar sus relaciones con los clientes y sus modales de venta.

 

Ejemplo de reporting comercial

 

Aquí un ejemplo de una aplicación desarrollada en Toucan Toco que se dirige directamente a las fuerzas comerciales.

 

  1. El usuario llega en un dashboard donde las informaciones más importantes están disponibles de manera resumida.

Reporting comercial ejemplo

 

2. Tiene que detallar su búsqueda :

 

– el período que le interesa (semanal, mensual, anual)

 

– la zona geográfica donde quiere ver sus resultados

 

– los rendimientos del personal de ventas uno por uno.

 

Nosotros elegiremos ver los rendimientos de ventas semanales en Francia.

 

Reporting comercial ejemplo

 

3. Acceder a una multiplicidad de indicadores: el ingreso por ventas, una visión global de las ventas y de las cuotas de mercado.

 

Reporting comercial ejemplo

 

4. El menú en la izquierda le permitirá ver estos indicadores de manera más detallada.

 

En “Mis rendimientos” verá si los empleados cumplieron con los objetivos que se dieron al inicio del año. Podrá comparar el rendimiento actual con él del año anterior y los productos que se vendieron bien o no uno por uno.

 

Reporting comercial ejemplo

 

Esto permite darse cuenta de que todas las ventas en Francia generaron 58 millones o sea 12 millones menos que el objetivo inicial. También se pueden ver estos datos en volumen, es decir en unidades de productos vendidos. O centrarse en los productos que funcionan o no en la pestaña Products Focus.

 

 

Los KPIs, indicadores de rendimiento, son evidentes, accesibles y explican de forma precisa los resultados de ventas. Se puede ver aquí que las ventas de los productos premium de Dior Prestige a Dior Capture bajaron todas. Al contrario, las ventas de Dior Blush a Dior Jules aumentaron.

 

En resumen, la aplicación Toucan Toco permite :

 

– a los neófitos usar la aplicación fácilmente, sin formación necesaria,

 

– tener acceso a los datos donde sea, en cualquier soporte, incluso off-line,

 

– interpretar los datos esenciales al rendimiento para tomar decisiones rápidas y eficaces.

 

 

 

 

 

 

Alice Cazal, country opener @Toucan Toco

 

 

El objetivo de Toucan Toco es enseñar a transformar de forma pedagógica los datos brutos complejos en datavitz y en historias interactivas.

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