03.04.2019

¡Muerte a Powerpoint! Automatizad vuestro reporting.

Paso 1: Recopilación de datos

 

Primer día de reporting: calma antes de la tormenta. Afortunadamente utilizo Excel que, comparado a Powerpoint, es una sinecura.

 

La herramienta de Excel es muy poderosa si sabes cómo usarla correctamente. Es exigente en términos de control de las diferentes características que tiene, pero es satisfactoria para un usuario experimentado.

La colección de datos puede realizarse de forma organizada, con filtros específicos que facilitan la búsqueda de los datos X y del factor Y que necesitamos para preparar un reporting.

 

Sin embargo, Excel no es y nunca será una herramienta de presentación. Hacemos campaña contra las personas que presentan sus resultados a sus equipos en forma de tablas con 1024 entradas, sin exagerar.

 

Usar Excel para hacer un reporting o una presentación es un poco como usar una tableta para tomar fotos. Es ridículo, muy poco práctico y hay mejores soluciones.

 

 

 

Le reporting 1024.0

 

Paso 2: ¡Liberad la analítica!

 

La analítica es relevante en Excel y, de hecho, la usamos para nuestras ceremonias de marketing. En particular para filtrar los datos que recuperamos de Google Analytics.

 

La segmentación por pestaña en la herramienta de Microsoft permite definir fácilmente los objetivos: visitas en el sitio, cantidad de demostraciones solicitadas, artículos de blog compartidos…y así seguir la evolución del rendimiento clasificando por fecha.

 

Me siento feliz al jugar con mis cifras y al ver la evolución positiva de mis resultados a lo largo del tiempo.

 

Pero todas las cosas buenas llegan a su fin, y comienzo una obra hercúlea. 

 

 

El león de Nemea parece inofensivo comparado con PPT

El león de Nemea parece inofensivo comparado con PPT

 

 

Paso 3: (Intento de) poner forma a los datos

 

Hércules tenía la Hidra de Lerna, yo tuve los gráficos de Powerpoint.

 

La variedad de modelos de gráficos aunque puede ser apreciada por una audiencia amplia y poco exigente, rápidamente se vuelve muy limitada cuando se quiere resaltar ideas precisas en reporting.

 

Los gráficos son únicos, es imposible ingresar más en detalle para resaltar las subcategorías, como en el gráfico a continuación:

 

 

 

 

 En PowerPoint, si quiero precisar una visión agregada, ¿qué debo hacer?  Tengo que crear un segundo anexo al primero, y así perder el dinamismo y la pedagogía que proporciona el reporting anterior.

 

Por lo tanto, estoy resuelto a crear un segundo gráfico para expresar mi visión de manera más precisa, pero se me ocurre un problema. Si quiero volver a una visión general para hacer una síntesis rápida del impacto de los productos A, B, C y D en toda la gama, ¿qué puedo hacer? Pues, o vuelvo a la diapositiva anterior en la presentación, o copio y pego el gráfico general en la diapositiva posterior.

 

Gracias, pero no gracias.

 

Después de un día entero vendiendo mi alma al diablo (o sea a los Pie Charts), guardo mi presentación, me voy a casa y me coloco en posición de seguridad lateral en mi cama. Mañana no podrá ser peor, ¿si?

 

 

Paso 4: De Caribdis a Escila.

 

Tercer día: descubro con horror la falta de dinamismo visual en las animaciones de Powerpoint.

 

Prezi, Emaze, Haiku Deck… Todos estos proyectos tenían un objetivo común: ofrecer una alternativa a PowerPoint que sea más atractiva, al menos visualmente.

 

Y sólo podemos entenderlos.

 

 

 

 

Una oda a la pérdida de tiempo, si estuviéramos en el Ilíada, la canción celebraría la inutilidad.

 

Las animaciones de Powerpoint para un informe exitoso son como el Oscar para Halle Berry. O sea una impostura.

 

Al borde de la crisis epiléptica frente a estas animaciones de estrellas y otras desapariciones de imágenes en cuadritos (¿es en serio, Microsoft?), salgo de la oficina.

 

Esta noche es noche de rehabilitación viendo las películas animadas completas de Hayao Miyazaki.

 

 

 

 

 

 

 

 

Etape 5 : Collaborer, Partager, Explorer

 

Paso 5: Colaborar, compartir, explorar

 

¿Cómo colaborar?

 

En dos palabras: varias versiones. Powerpoint es uno de esos software que no tiene la noción de tiempo real. Cuando un grupo está trabajando en el mismo tema al mismo tiempo, la noción de edición en tiempo real es importante. 

 

El hecho de no poder realizar modificaciones en tiempo real dará este tipo de situaciones:

 

A modifica el documento, guarda la versión 1.1 y lo envía a B para que haga su parte. B modifica su parte y graba como 1.2. Excepto que mientras tanto, A ha notado un error en su parte y la corrige. Él llama el archivo 1.3, excepto que B que hizo el 1.2 no tiene esta actualización. Además, C también está corrigiendo su parte y vio el mismo error que A, por lo que también lo modifica…

 

La historia sin fin.

 

Este problema de actualización también es relevante si tenéis que presentar el mismo reporting a dos personas diferentes, con 24 horas de diferencia. Vuestros datos no están actualizados automáticamente, tendráis que hacerlo a mano.

 

Una característica perfecta para manejar este problema de colaboración en una herramienta de reporting es el chat. Esto permite trabajar en tiempo real con diferentes personas en el mismo proyecto, sin temer a trabajar en una versión ya obsoleta del documento.

¿Cómo compartir?

 

Powerpoint permite compartir reporting directamente desde el software… por correo electrónico. Y nada más. ¡Cuántas emociones!

 

Cuando las empresas están adoptando cada vez más el modelo agile y cuando mandar correos en interno se vuelve tan prohibido como vestir chancletas con medias en público, esta falla es imperdonable.

 

Este problema hace que las presentaciones de Powerpoint sean más complejas para compartir. Sea porque sólo podemos confiar en el correo para asegurarnos de que la persona reciba la presentación. O porque la única otra forma de compartirla es ésta:

 

Guardar como => enviar por correo electrónico… Espera, es lo mismo, ¿no?

 

A esto se añade la falta de seguridad de la herramienta. Ser capaz de administrar el acceso debería ser una opción básica cuando se trabaja en dicho software. No tener el control sobre quién puede modificar qué cosa, es como traer a un extraño a casa para que haga la decoración como le dan las ganas. No os gustaría ¿sí?

 

 

 

¿Cómo explorar?

 

¿Cómo hacer para que odiáis la herramienta? Haciendo que sea imposible explorarla en detalles.

 

En primer lugar, es importante tener en cuenta que PowerPoint NO funciona en dispositivos móviles. No, no, no…no queremos escuchar nada acerca de su lector de libros electrónicos de Android, que permite leer perfectamente los formatos ppt.

 

Estamos hablando aquí de explorar la herramienta. Es imposible crear lo que sea desde el móvil, y la navegación es exclusivamente lineal.

 

En la tablet, el problema se resuelve en parte por el tamaño de la pantalla que ofrece una mejor experiencia de uso, pero sigue siendo una contribución mínima.

 

Además, PowerPoint sólo permite dar forma (por así decirlo) a sus datos y no permite la extracción. Si uno de sus colegas desea extraer los datos procesados para explorarlos, no podrá hacerlo… necesitará el archivo de Excel, la fuente, para eso. Y hoy día, una herramienta debe ser absolutamente receptiva.

 

 

Reporting Bonus Round: la presentación de Powerpoint nunca hablará por usted.

 

Un reporting de calidad debe contar una historia, es la esencia misma del data storytelling.

 

La presentación en Powerpoint solo estará allí para apoyaros, mientras que una hermosa data visualisation hablará por sí mismo, y vuestro discurso sólo lo enriquecerá.

 

Una imagen vale más que mil palabras, seguimos repitiéndolo. Pero una presentación en Powerpoint necesita mil palabras para ser comprensible.

 

Kilian Bazin, co-fundador en Toucan Toco

 

ACERCA DE TOUCAN TOCO

 

Nuestra misión : Transformar de manera pedagógica datos brutos y complejos en Dataviz e Historias Interactivas. Hemos creado una nueva categoría de software : el Data StoryTelling.

 

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