Los grandes grupos deben muy a menudo administrar un parque de vehículos de tamaño importante. Esto requiere mucho tiempo y conocimientos múltiples. El fleet management les permite mejorar la administración de su flota. Os explicamos aquí cómo optimizar y simplificar la administración de vuestra flota de vehículos en un cuadro de mando.
El fleet management señala la administración de la flota de vehículos rentados o comprados por una empresa. Estos vehículos son utilizados por sus colaboradores todos los días.
La administración de estos parques de vehículos se confía a menudo a un fleet manager. Su papel es múltiple, debe administrar el confort y la seguridad del usuario final y al mismo tiempo respetar las exigencias y el presupuesto de la empresa. La meta de la empresa es, en la mayoría de los casos, reducir los costos que representan estas flotas de vehículos.
Hay que tomar en cuenta factores como el mantenimiento, el combustible, el uso de los vehículos (privados o no), la elección de los vehículos, el seguimiento de los conductores…
El fleet manager debe entonces recolectar un gran número de datos y ser polivalente. Debe producir informes regulares para la empresa correspondiente para que tenga una visibilidad sobre su flota de vehículos. Por lo tanto, es necesario que tenga cuadros de mando adaptados a sus necesidades.
Los grandes grupos buscan externalizar y automatizar lo más posible la administración de su flota de vehículos. Una de estas soluciones es contratar a un fleet manager que hará el vínculo entre la empresa y los otros actores afectados (proveedores, prestatarios…).
Existen sin embargo otras soluciones más simples que confiar estas tareas a un fleet manager.
La ventaja de la administración de la flota de vehículos es liberarse de las restricciones administrativas y contables relacionadas con su utilización. Es el punto de encuentro entre los proveedores, los usuarios y la empresa.
El reporting es la solución más adaptada para centralizar todos estos datos necesarios para la simplificación y la optimización de la administración de estas flotas de vehículos.
Los datos que hay que colectar para la administración de las flotas de vehículos son numerosos. Son los siguientes :
La página principal permite tener una visión sintética de la actividad de vuestra flota, con el número de viajes, la distancia recorrida y el porcentaje de utilización en la totalidad de los vehículos disponibles.
También tenemos una clasificación de los vehículos que recorrieron más kilómetros y consumieron más combustible, así como un informe acerca de los mantenimientos.
La aplicación presenta cuatro pestañas: una síntesis, los viajes e indemnizaciones de los vehículos, los mantenimientos y la eco-responsabilidad.
En esta primera pestaña, se puede ver las distancias, los costos, la tasa de utilización, los vehículos y una pantalla que reúne varios de estos criterios.
Los vehículos se dividen entre varios indicadores: qué gremio los utiliza, la marca del vehículo, el modelo, la placa de matrícula y la distancia recorrida.
Se ven todos los servicios para poder comparar sus utilizaciones, pero es posible, en la esquina inferior derecha elegir ver sólo las informaciones de uno de ellos. Se tiene una visibilidad a largo y corto plazo acerca de la utilización de los vehículos de la flota.
Aquí se cruzan varias informaciones: el consumo total de los vehículos, el número de viajes y los kilómetros recorridos, una vez más, según el servicio.
La pestaña “Viajes e indemnizaciones” se divide en dos. Las indemnizaciones permitirán ver precisamente cuántos kilómetros fueron recorridos por vehículo para poder calcular las indemnizaciones correspondientes.
Los viajes darán una visibilidad acerca de las diferentes utilizaciones de los vehículos: haciendo un total desde el inicio del año, se ve a qué porcentaje el usuario hizo viajes privados y viajes profesionales.
La pestaña presentará los mantenimientos según tres ejes. Los que no se hicieron aunque se hayan mandado recordatorios, los que hay que prever y los que fueron previstos.
El plus de Toucan: un sistema de notificación está integrado a la aplicación. El usuario como la empresa reciben una notificación cuando hay que hacer un mantenimiento.
La última pestaña da el consumo estimado y el promedio de consumo en dos pantallas. El consumo estimado permite seguir a corto y largo plazo el consumo según un objetivo dado. El 4 de marzo, el consumo previsto era de 3,257 litros de combustible, pero en realidad fue de 3,022.
En el promedio de consumo, se verá, por servicio. Cuál es el consumo promedio de combustible por 100 km y por viaje, así como el promedio total que estas informaciones cruzadas representan.
Los beneficios son evidentes :
Manejar sus flotas de vehículos ya no es una pérdida de tiempo. Los datos son accesibles de donde sea, por quién sea, en cualquier soporte, incluso offline. Lo que permite actuar de forma inmediata en cualquier tipo de eventos.
Descubre aquí nuestra solución de fleet management.
Alice Cazal, Country Opener Spain @Toucan Toco
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