13.08.2018

4 reglas para construir KPIs con sentido

Los KPIs permiten a los gerentes y a los empleados evaluar la eficiencia de sus acciones. Están relacionados con los objetivos y la estrategia de la empresa: los KPIs pueden facilitar la toma de decisiones. Pero ¿ cómo dar sentido a estos indicadores ?

KPIS

El establecimiento de KPIs eficientes – indicadores claves de rendimiento, forma parte de las principales preocupaciones de las grandes empresas. Pero entonces, ¿ qué indicadores hay que establecer ? ¿ Cómo ubicarse en medio de los miles de datos disponibles ?

 

En este nuevo artículo, vais a descubrir:

 

  • ¿Por qué definir KPIs es esencial al éxito de vuestro business?

 

  • Las técnicas para aprender a establecer vuestros propios indicadores.

 

  • ¿Cómo usar los KPIs como herramienta para compartir entre vuestros colaboradores ?

 

Peter Drucker, considerado como uno de los fundadores de la Gestión Moderna, decía :

 

“No podéis manejar lo que no podéis medir.”

 

No podéis saber cómo medir vuestro éxito sin haber definido los objetivos y un pilotaje claro.

 

 

KPIs, factor clave del éxito en vuestra empresa

 

¿ Qué es un KPI ?

 

Definición : Un KPI es un indicador de rendimiento para vuestra empresa. Este indicador es cifrado y permite seguir la eficiencia de una acción a partir de objetivos definidos.  Un KPI puede tener diferentes formas: crecimiento del ingreso por venta, tasa de ausentismo o tasa de penetración en vuestro mercado.

 

Las dos categorías de indicadores claves de rendimiento :

 

Normalmente, se encuentran dos tipos de indicadores dentro de los equipos. Los primeros están muy relacionados con la actividad del servicio o de la empresaactivity metrics.

 

Algunos ejemplos : el número de empleados formados a nuevas metodologías de trabajo, el número de productos salidos del departamento de investigación y desarrollo en los seis primeros meses del año.

La segunda categoría de indicadores tiene que ver con el impacto de vuestras acciones en vuestro mercado impact metrics.

 

Algunos ejemplos : vuestra parte en el mercado en una categoría de producto, las ventas de vuestros productos en línea (e-comercio) o la tasa de cancelación de clientes a vuestro servicio.

 

 

Definir vuestros kpis : Etapa obligatoria

 

definir sus KPIs

 

Los KPIs son útiles a todas las profesiones de una empresa. Son la primera etapa para manejar vuestra actividad, analizar vuestro posicionamiento en comparación con la competencia e identificar lo que es necesario mejorar.

 

 

Paso 1 : Identificar la necesidad a la cual responden

 

Ejemplo:  Necesito analizar mis ventas al año.

 

¿ Han aumentado mis ventas en un período dado ?

 

¿ Puedo comparar este rendimiento con las ventas del año anterior en el mismo período ?

 

¿ Puedo ver el detalle de mis ventas producto por producto o prefiero ver el rendimiento de mis vendedores caso por caso ?

 

La reflexión antes es esencial, debe ser profunda para lograr la determinación de indicadores pertinentes.

 

 

Paso 2 : Los indicadores deben estar en la misma línea que la estrategia de la empresa y sus objetivos

 

Ejemplo :  Si queréis aumentar vuestras ventas de un 15% para el próximo trimestre, los indicadores elegidos deben ayudaros para identificar los factores de éxito de vuestra estrategia.

 

 

Paso 3 : Los indicadores deben ofreceros un plan de acciones.

 

Un indicador que no es accionable se revelará inútil.

 

Ejemplo :  Los indicadores elegidos os permitirán identificar de inmediato qué acción hay que elegir. Vuestras ventas han aumentado de un 20%. Vuestros datos os permitirán saber el por qué: los indicadores elegidos revelarán las acciones que hay que seguir (o parar) para acentuar el aumento de ventas.

 

En resumen : si vuestros indicadores responden a una necesidad precisa, de hecho estarán alineados con vuestros objetivos y vuestra estrategia y así os darán puntos de acción.

 

Un consejo : sólo medid lo que necesitáis para manejar vuestros objetivos trimestrales y anuales.

 

No dudéis en compartir vuestras ideas y vuestros indicadores para conversar y evaluar su pertinencia. Vuestros colaboradores también deben sentirse involucrados en el proceso de creación. Al fin y al cabo, son el reflejo de su trabajo cotidiano.

 

 

Kpis: compartid la información.

 

KPIs : compartir la informacion

 

 

Los indicadores establecidos por vuestros colaboradores y vosotros deben ser el aceite de vuestro motor. Forman parte inherente del buen funcionamiento de vuestro equipo.

 

 

Cread una atmosfera de aprendizaje para todos

 

Ser capaz de medir vuestra situación según vuestros objetivos permite compartir la información y poner a todos en la misma línea hacia un mismo objetivo. Estos objetivos permiten alimentar las conversaciones y hacer que las reuniones sean más accionables. Tenéis datos y resultados concretos para presentar.

 

Estos indicadores también son una manera de evaluar la calidad del trabajo de un colaborador. Es así una oportunidad para acompañar los equipos hacia la obtención de los siguientes objetivos. Acerca de esto, no es necesario recordar cuán importante es la pedagogía y la forma de comunicar: ¡mostrad empatía!

 

 

Más autonomía y más responsabilidades

 

Vuestros colaboradores necesitan autonomía en su trabajo. La mayoría de ellos no necesitan que estéis detrás de ellos todo el día.

 

El establecimiento de indicadores pertinentes permite esto: responsabilizarlos. Así se sentirán involucrados y tendrán más ganas de obtener los mejores resultados posibles.

 

 

El más es enemigo del bien

 

¡Cuidado! Cuando se manipulan muchos datos, solemos multiplicar el número de indicadores que seguir. El más es enemigo del bien. Muchos reportings están sobrecargados de datos, sin que se pueda entender fácilmente ningún dato presentado.

 

Construir un reporting es preguntarse acerca de la pertinencia del número de KPIs que presentar para captar la atención de todos.

 

Ya hemos hablado de los reportings en un artículo anterior : ¿Cómo elegir el buen gráfico para sus reportings ?

 

Hoy día existe una multitud de herramientas de Business Intelligence en las cuales sólo se inserta el dato para que sea legible y entendible rápidamente.

 

No olvidéis que esos KPIs sólo son una manera de entender lo que funciona y lo que no, así como una manera de tomar las decisiones rápidamente. Tomad el tiempo de explotarlos, entenderlos y sacar de ellos lecciones para vuestra estrategia.

 

 

 

 

 

 

Alice Cazal, Country Opener Spain @Toucan Toco

 

 

A PROPOSITO DE TOUCAN TOCO

 

El objetivo de Toucan Toco es enseñar a transformar de forma pedagógica los datos brutos complejos en dataviz y en historias interactivas.

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