Digitalisation RH : levier de performance pour l'entreprise

Se digitaliser : voilà la priorité absolue pour la plupart des départements RH en 2022.

Et pour cause : seulement 6% des services RH seraient complètement digitalisés en 2021, selon une étude réalisée par Deloitte pour Crossknowlege. Pourquoi ? La première vague de digitalisation a d’abord révolutionné les départements marketing ou de supply chain. Là, le ROI des processus digitaux peut être mesuré de manière plus directe et l’impact de la data sur le chiffre d’affaires peut être calculé avec précision. Résultat ? À l’échelle des entreprises, les départements RH sont les laissés-pour-compte de la digitalisation. Grave erreur : si ses effets ne peuvent pas se mesurer directement sur le chiffre d’affaires, la digitalisation RH peut faire beaucoup pour la performance d’une entreprise. Notamment, en augmentant la satisfaction des collaborateurs, réduisant le turnover et permettant de recruter les meilleurs talents. Mais de quoi parle-t-on exactement quand on parle de digitalisation RH ?

Qu’est-ce que la digitalisation RH ?

Par digitalisation RH, on entend toutes les transformations qui visent à faire passer les opérations RH au numérique et à informatiser les données RH d’une entreprise. Cela peut passer, d’abord, par la dématérialisation des processus RH les plus courants. Ainsi, les CDI peuvent être signés à distance. Au lieu d’être imprimés et envoyés, les bulletins de paie sont numérisés et envoyés dans un coffre-fort digital. Deux phénomènes ont accéléré la dématérialisation des RH : d’abord, la transition écologique que traversent la plupart des entreprises. Mais surtout, la crise du COVID : lorsque la présence des salariés dans les bureaux n’est plus acquise, il faut trouver de nouveaux moyens de continuer à faire tourner la machine RH, même en absentiel.

Cela passe aussi par la centralisation de toutes les données RH dans un ou plusieurs logiciels (SIRH ou logiciels de paie). Ces deux phénomènes ne sont pas totalement indépendants. Plus les démarches RH sont dématérialisées, plus il devient possible d’en garder la trace sous forme de données numériques : les effectifs et leur répartition démographique, la charge salariale par poste et par département, les coûts de formation, l’absentéisme ou le turnover.

Lorsque les données RH sont digitalisées et centralisées, il devient possible de les consulter facilement, de les analyser pour comprendre la situation RH d’une entreprise et pour prendre de meilleures décisions. On appelle cela le people analytics. C’est là que l’impact de la digitalisation RH se fait le plus sentir.

L'importance des outils pour engager vos collaborateurs 

La réussite d'un projet de digitalisation est trop souvent réduite à un seul facteur : le choix du bon outil. Il est clair que c'est élément clé du projet, mais vous devez garder en tête que c'est un projet impactant l'ensemble de vos collaborateurs. Un projet de digitalisation RH repose sur 3 piliers : 

• la conduite d'une transformation organisationnelle : il vous faudra adapter vos process. 
• les ressources engagées : c'est un projet majeur pour l'entreprise. Il impactera la performance globale, les ressources doivent être à la hauteur du projet. 
• La dimension humaine : vous devez accompagner vos collaborateurs, c'est leur implication dans le projet qui en fera le succès. Le choix d'un outil adapté à leur besoin vous aidera à leur montrer rapidement la valeur ajouté du projet. Tout l'enjeu est de les aider à se projeter. 
  
  

Comme tout projet impliquant un changement profond, il y a toujours une étape de baisse d'efficacité. Cette étape d'adaptation peut être décourageante pour vos collaborateurs. Durant cette conduite du changement mettre à disposition assez de ressources pour rendre la période d'incompréhension et d'apprentissage la plus courte possible est essentiel. Plus l'onboarding est fluide moins il y aura de frustration.

Vous l'aurez compris, l'implication des équipes est l'élèment central de la réussite d'un projet. L'étape de détéction des besoins sera essentielle pour prendre en considération leurs attente. C'est seulement après que vous aurez toutes les clés pour choisir l'outil adéquat. Consultez-les, sinon vous pourriez vous retrouver très rapidement face à des problèmes d'adoption.

La réussite de la digitalisation RH reposera sur un alignement entre l'organisationnel, les ressources engagées et enfin l'humain. 

Les avantages du people analytics

Le people analytics est l’analyse, la diffusion et l’utilisation des données RH à l’échelle d’une entreprise. C’est une étape importante de tout processus de digitalisation RH. Le people analytics a un impact bénéfique sur les équipes RH, sur les salariés et sur l’entreprise dans son ensemble.  

Pour les équipes RH

Un gain de temps sur le reporting

Une des missions les plus chronophages de tout département RH est le reporting. Pour des raisons légales ou de management, il leur faut régulièrement produire de nombreux rapports : le bilan social, par exemple, ou des rapports comp&ben pour aider à l’élaboration des grilles salariales. Les données qui doivent figurer sur ces rapports sont parfois sensibles ou confidentielles. Souvent, elles ne sont pas centralisées : il faut les repêcher dans des tableaux excel, dans les logiciels de paie, ou dans un SIRH. Il faut donc consacrer du temps à l’extraction de ces données et construire le rapport à la main sur powerpoint ou excel.

Voilà ce que le people analytics permet d’éviter : lorsqu’une plateforme de people analytics se branche de manière sécurisée sur les sources de données (quelles qu’elles soient), il est possible de produire les rapports en un clic et de gagner des heures ou des journées de travail.

Devenir un vrai partenaire business pour les autres départements

Comme nous l’avons dit, les départements RH sont souvent en retard en termes de digitalisation à l’échelle de leur entreprise. Si c’est le cas, les best practices data ne sont pas généralisées aux RH. Ce décalage se fait sentir lorsqu’il s’agit pour un département RH de partager ses chiffres avec le COMEX ou d’autres départements. Il devient plus difficile d’intervenir sur les problématiques data au sens large dans l’entreprise.

En adoptant le people analytics, les directeurs RH et leurs équipes peuvent inverser cette tendance et se positionner comme des interlocuteurs clé en termes de data pour toute l’entreprise. C’est le pari du département RH de Nexity qui a réussi à créer une culture de la donnée et participe activement à la transition digitale de l’entreprise. Pour comprendre comment ils ont pu devancer les efforts data de leur entreprise, lisez leur témoignage ici.

Pour les salariés

Une plus grande transparence dans la gestion de l’entreprise

Le people analytics permet de créer des tableaux de bord simples à comprendre et faciles d’accès. S’ils ne comportent pas de données sensibles ou confidentielles, ils peuvent être partagés avec l’ensemble des collaborateurs. Les métriques principales sont expliquées et mises en contexte. Il devient facile pour chacun de constater l’évolution de certaines tendances au fil du temps, de comprendre certains phénomènes ou de se situer parmi les effectifs : suis-je plus jeune ou plus âgé que la plupart de ceux qui occupent le même poste ? suis-je dans l’entreprise depuis plus ou moins longtemps ? mon salaire est-il dans la moyenne ? existe-t-il un écart salarial entre les deux sexes au sein de l’entreprise ?

Cette transparence accrue rassure les collaborateurs, qui se sentent alors plus impliqués dans la vie d’entreprise et qui trouvent des réponses claires aux questions qu’ils se posent.  

Un accès sécurisé aux données personnelles

Outre les tableaux de bord qui résument la situation générale de l’entreprise en termes de RH, il est possible de mettre à la disposition de chaque collaborateur un rapport personnel et confidentiel qui résume les informations les plus importantes de sa situation professionnelle : sa rémunération, l’épargne salariale accumulée en fonction de son ancienneté, sa couverture sociale, ses fiches de paie… Les outils de people analytics les plus avancés permettent de générer ces tableaux de bord facilement et rapidement. Chacun peut y accéder de manière totalement sécurisée grâce au SSO de l’entreprise.

Ce bilan individuel a pour effet de booster l’engagement et la satisfaction des collaborateurs.

Pour l’entreprise dans son ensemble

Une meilleure compréhension des enjeux RH

À l’échelle de l’entreprise, le people analytics permet de présenter à tous une image fidèle de la situation RH à tout moment : tableaux de bord et rapports générés automatiquement peuvent être utilisés par les décideurs et le COMEX pour garder un oeil sur les questions de ressources humaines : le turnover, l’absentéisme et les charges liées au personnel par exemple. S’il y a un problème, il est possible d’agir vite avant que la situation ne dégénère et que l’insatisfaction se généralise au sein de l’entreprise.

Enfin, les entreprises qui adoptent le people analytics sont les mieux équipées pour faire face aux nouveaux défis qui s’annoncent : transitions écologique et digitale. Au cours des années à venir, la plupart des collaborateurs seront amenés à changer de métier ou à se former à de nouvelles expertises qui n’existent pas encore. C’est pour faire face à ces enjeux de transformation que GRDF a choisi de digitaliser sa vigie RH : un témoignage à lire et à écouter par ici.

Des collaborateurs plus heureux

De manière générale, le people analytics et la digitalisation des données RH permettent de mieux répondre aux attentes des collaborateurs et de régler les problèmes avant qu’ils ne pèsent sur leur motivation et leur engagement au sein de l’entreprise. C’est le meilleur moyen de réduire le turnover, de garder ses meilleurs talents et de développer une marque employeur attractive.

Le people analytics pour tout le monde

Si vous n’êtes pas spécialistes de la data, vous pensez peut-être que le people analytics sera trop difficile ou coûteux à mettre en place : faudra-t-il acheter et apprendre à utiliser des logiciels compliqués, et, ce faisant, perdre du temps et de l’argent ?