21.04.2017

10 étapes pour faire un tableau de bord en 2017

La première étape dans la création d’un tableau de bord, c’est de définir vos besoins en les mettant directement en relation avec les données que vous avez à disposition. Un tableau de bord a deux missions. Premièrement, permettre au créateur de prendre des meilleures décisions sur son sujet. Deuxièmement, de la communiquer à ses managers ou son équipe.

1. Définition d’un tableau de bord

Commençons par la définition. En business intelligence, les tableaux de bord sont utilisés dans les entreprises afin de permettre la visualisation de données brutes, les rendant ainsi plus accessibles et compréhensibles. Elle donne du sens à ces données. Pour cela, elle fait appel à différentes représentations visuelles et différents types de hiérarchisation de la donnée.

 

C’est un moyen efficace d’avoir une vue en temps réel ou différé des enjeux de son activité. L’agrégation de données clés permet de gagner en efficacité et de prendre de meilleures décisions.

 

A cause de l’évolution technologique subite de la collecte et de la saisie de données, beaucoup d’entreprises se sont perdues dans la collecte de données, en stockant des milliers de teras inutiles aux analystes et aux opérationnels.

 

Les tableaux de bord ou data visualisation sont aujourd’hui incontournables dans les entreprises car ils pallient cette problématique.  La restitution visuelle à travers des graphiques et des visualisations de données offre au métier une expérience inégalée en prise d’information.

 

Ce qui nous amène à la question de comment faire un tableau de bord ? Il n’y a pas d’exemple de tableau de bord parfait qui s’adapte à tous les métiers.

 

“Créer un tableau de bord c’est avant tout une méthode à appliquer”

2. Quelle méthode appliquer pour faire un tableau de bord ?

Étape 1 : Aller à l’essentiel

 

Un tableau de bord, c’est un écran unique comportant les indicateurs les plus importants. Cela ne doit pas être exhaustif. L’idée est d’aller à l’essentiel et de sélectionner les indicateurs qui ont le plus d’enjeux pour votre business. Votre première mission est d’obtenir une vision globale de votre activité.

 

Les onglets sur Excel ou les menus secondaires dans d’autres outils de visualisation de données vous permettent d’approfondir vos sujets et d’aller plus loin en granularité.

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Étape 2 : Répondre à un problème métier

 

Commencez par définir vos besoins opérationnels et adaptez-vous à votre audience. Quelles sont les données qui répondent à une problématique métier précise ? Les organisations et les métiers sont tous différents. La configuration de votre tableau de bord dépendra de ces facteurs.

 

Faites un écran ou un onglet pour chacune de ces problématiques. On voit trop souvent des tableaux de bord exhaustifs qui ne font passer aucun message. L’utilisateur ne souhaite pas connaître toutes les informations disponibles dans l’entreprise. Il souhaite avoir une vue adaptée à son métier et à ses problématiques.

 

C’est à vous de faire un travail en amont afin de comprendre ce qu’attend le board ou votre équipe. Par ailleurs, n’oubliez pas que de nombreuses données sont disponibles publiquement sur l’Insee ou d’autres bases. Elles vous permettent d’offrir une vue complète à votre audience.

 

Étape 3 : Créer des points d’actions  

 

Faire un tableau de bord c’est une démarche évolutive. Vos projets, votre département et votre entreprise évoluent. Une bonne visualisation de données permet aux métiers de se projeter et d’affiner leurs besoins. Prenez des points réguliers avec votre cible et contrôlez avec elle que leurs indicateurs sont toujours actionnables.

 

Un indicateur doit toujours générer une action potentielle de la part de votre audience. Par exemple une chute du nombre de visiteurs d’un site web va générer une prise d’action immédiate d’un département marketing. La donnée est actionnable, elle révèle une anomalie. C’est en cela que l’on définit un bon tableau de bord.

 

Étape 4 : Définir les indicateurs de performance

 

La mauvaise sélection d’indicateurs est un fléau en entreprise. Un indicateur doit être aligné avec la stratégie globale de l’entreprise ou d’un département. Elle doit être réalisée en fonction d’objectifs clairs et actionnables.

 

Se tromper sur la définition d’indicateurs, c’est prendre le risque de détourner vos équipes de leurs objectifs et prendre de mauvaises décisions.

 

Pour qu’un indicateur ait sa place sur votre tableau de bord il doit être compréhensible et adapté aux personnes qui y ont accès. Par ailleurs, il doit être comparable et contextualisé. Un chiffre d’affaires n’a pas de sens s’il n’est pas comparé à l’année précédente ou à celui d’un concurrent. Il faut garder cette logique avec l’ensemble de ses indicateurs et se mettre à la place de son audience.

 

Étape 5 : Créer un tableau de bord mobile

 

Comment votre audience consomme-t-elle ses informations ? La majorité des utilisateurs consomment leur reporting sur ordinateur. Cependant les populations mobiles comme les managers, décisionnaires et commerciaux sont constamment en dehors des bureaux. Ils doivent pouvoir accéder à votre tableau de bord en toute mobilité.

 

Les tableaux de bord sont des outils interactifs, y avoir accès depuis sa tablette c’est pouvoir manipuler vos données du bout des doigts, toucher vos visualisations pour révéler plus de détails, naviguer depuis l’interface principale vers les différentes catégories et surtout pouvoir en faire la démonstration lors de vos présentations et rendez-vous.

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3. Comment raconter une histoire avec votre tableau de bord ?

Notre cerveau est composé de trois parties. Quand nous vivons des expériences ou lorsque nous racontons une histoire, les mêmes parties de notre cerveau s’activent. Le néocortex fait le lien entre raison et émotion. Nos décisions sont donc impactées par nos émotions.

Le défi pour faire un tableau de bord est alors d’être clair et impactant… en jouant sur l’émotion !

 

Les grands orateurs évoquent leurs expériences et leurs sentiments pour présenter une donnée ou un fait. Donner du contexte à votre discours vous aidera à retenir l’attention de votre audience. Faites preuve d’empathie !

 

Comment faire un “bon” tableau de bord d’expert ? Comment raconter une histoire avec vos données ?

 

Étape 6 : Travailler la familiarité de la donnée

 

Si votre analyse de données est tirée d’un univers de données que vos interlocuteurs connaissent, ils seront plus réceptifs aux messages que vous leur communiquez.

 

A vous de prendre des exemples, des comparaisons en rapport avec la culture de votre audience. Sortez des sentiers battus et présentez vos données en travaillant le contexte et le message qu’elles portent.

 

Étape 7 : Faciliter une lecture rapide

 

Fatigué de ne jamais comprendre les tableaux de bords des autres ? Ne faites pas la même chose.

 

Plus les données sont faciles à lire, plus leur compréhension sera rapide. La prise de décision sera alors facilitée. Par ailleurs, les lecteurs ne sont pas toujours familiers au format des données qui leur sont présentées. Il est donc important de rendre l’information accessible.

 

Un graphique doit porter un seul message. Les tableaux de bords présentent trop souvent des dizaines d’indicateurs et de graphiques qui perdent une audience. N’accumulez pas vos graphiques. Présentez une idée, une visualisation pour un écran. Déroulez vos idées sur plusieurs slides.

 

Étape 8 : Scénariser la donnée

 

Afin de captiver votre audience, racontez une histoire. La donnée est faite pour appuyer votre message, elle n’est pas le centre de votre argumentaire. Pour raconter une histoire, scénarisez et contextualisez votre donnée.

 

Travaillez vos couleurs, vos légendes et vos commentaires didacticiels. Cela permet à votre audience de se projeter et d’intégrer la donnée.

 

Étape 9 : Comprendre son audience

 

Lorsque l’on prépare son reporting d’analyse de données, il est primordial de se poser les bonnes questions et de se mettre à la place de son audience.

 

Ce canal et ces outils de reporting correspondent-ils aux messages que je souhaite faire passer ? Ce graphique est-il assez intuitif pour saisir mon message ? Cet indicateur est-il adéquat pour comprendre l’information ?

 

Étape 10 : Une pédagogie simple et progressive

 

La peur des chiffres et des données chez nos interlocuteurs est souvent un obstacle à la bonne compréhension d’un reporting. Franchissez-la grâce à la visualisation des données. Votre audience a parfois besoin de se sentir accompagnée. La solution est de faire preuve de pédagogie et d’utiliser le data storytelling pour briller pendant votre présentation, puisqu’elles faciliteront la compréhension des données complexes.

 

Emilie Ribo, Business Developer chez Toucan Toco

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